Clinical Assistant, Genetics Program – Temporary Full-Time (1.0) (until August, 2027) Adjoint clinique, Programme de génétique – poste temporaire à temps plein (1,0) (jusqu'au août, 2027)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Clinical Assistant is responsible for a variety of activities all under the supervision of a clinical provider (Clinical Geneticist and/or Genetic Counsellor) and as per existing standard work which is designed to enhance clinic flow and efficiency.

MAIN RESPONSIBILITIES

(This is not an exhaustive list):

• Create new patient profiles in EPIC.

• Register patients in Cadence (Epic Hyperspace) in accordance with registration standards.

• Schedule/re-schedule new and follow up patients from work queues according to priority and wait times.

• Prepare and complete pre-visit information including collection and organization of relevant medical records and lab reports drawing pedigrees data entry into relevant programs organizing test requisition forms and drafting visit notes.

• Assist during patient visit to scribe notes provide French translation if bilingual.

• Review available genetic testing options with awareness of test cost detection rate health insurance coverage considerations etc.

• Print lab specific requisitions/forms.

• Coordinate requisitions as required by the clinical provider ensuring all information is complete and accurate.

• Provide instructions directions and information to patients and families (e.g. about sample collection Clinic contact information expected turnaround times).

• Consent patients and families to research studies.

• Submit completed out of province (OOP) approval requests Ontario Breast Screening Program forms test requisitions and research enrollment forms for processing by the appropriate parties.

• Schedule indicated procedures (e.g. amniocentesis and chorionic villus sampling).

• Track tests OOP approval requests and procedures ordered and contact laboratories when results are overdue.

• Contact patients to provide reminders if testing has not been initiated by the patient.

• Communicate low risk/normal results.

• Draft any necessary follow-up documentation.

• Perform administrative work (file photocopy mail fax etc.).

• Conduct literature searches.

• Attend team meetings to provide updates regarding clinic workflows.

• Monitor Epic work queues associated with primary area of work to ensure quality and advise clinical team of wait times.

• Document telephone and email discussions with patients in Epic for clinical provider review and sign off.

• Respond to patient and laboratory inquiries in consultation with clinical provider.

• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.

• Work requires occasional periods of light physical activity and/or limited accurate coordination of fine or course movement. The speed of required manual tasks is such that average dexterity is required.

• Perform other related duties as required.

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check (Essential)

• Bachelors Degree in Science or a health-related field preferably in Genetics Biology or experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience required (Essential)

• Bilingualism (English/French) (Essential)

• Previous experience in a clinical setting (Preferred)

• Demonstrated knowledge of genetics principles and theory (Preferred)

• Demonstrated outstanding organizational skills time management attention to detail ability to manage competing priorities critical thinking (Preferred)

• Demonstrated excellent written and verbal communication skills (Preferred)

• Demonstrated ability to work independently and in a dynamic and fast-paced team environment (Preferred)

• Demonstrated computer and word processing skills (Preferred)

• Demonstrated Basic office and clerical skills (Preferred)

• Demonstrated accuracy and attention to detail (Preferred)

• Demonstrated flexible approach to work demands (Preferred)

• Demonstrated initiative and ability to adjust priorities (Preferred)

• Demonstrated working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety. (Preferred)

Timeline may be extended or shortened based on operational needs

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday veuillez postuler à cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage ainsi quà ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend également hommage à lensemble des Premières Nations des Inuit et des Métis de même quà leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est passé dun hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et léducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires et ce de manière et aux endroits appropriés. LInstitut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants. Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada et sest classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années daffilée. Pour la dixième année consécutive les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Québec du Nunavut et du nord de lOntario.

RÉSUMÉ DU POSTE

Ladjoint clinique est responsable de diverses activités sous la supervision dun fournisseur clinique (généticien clinique ou conseiller en génétique) et conformément aux normes existantes qui sont conçues pour améliorer le déroulement des activités et lefficacité de la clinique.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

(Cette liste nest pas exhaustive):

• Créer de nouveaux profils de patients dans EPIC.

• Enregistrer les patients dans Cadence (Epic Hyperspace) conformément aux normes denregistrement.

• Planifier les visites des nouveaux patients et les suivis des files dattente en fonction des priorités et des temps dattente.

• Préparer et remplir linformation préalable à la visite notamment la collecte et lorganisation des dossiers médicaux pertinents et des rapports de laboratoire dessiner les données de référence entrer les données dans les programmes pertinents organiser les formulaires de demande dexamen et rédiger les notes de visite.

• Aider au cours de la visite du patient à rédiger des notes et fournir une traduction en français pour que linformation soit bilingue.

• Examiner les options de tests génétiques disponibles en tenant compte du coût des tests du taux de détection des considérations relatives à lassurance maladie etc.

• Imprimer les demandes et les formulaires propres au laboratoire.

• Coordonner les demandes selon les besoins du fournisseur clinique en sassurant que tous les renseignements sont complets et exacts.

• Fournir des instructions des directives et de linformation aux patients et aux familles (p. sujet du prélèvement déchantillons des coordonnées de la clinique des délais dexécution prévus).

• Obtenir le consentement des patients et des familles pour participer aux études de recherche.

• Soumettre les demandes dapprobation remplies à lextérieur de la province les formulaires du Programme ontarien de dépistage du cancer du sein les demandes dexamen et les formulaires dinscription à la recherche aux fins de traitement par les parties concernées.

• Planifier les procédures indiquées (p. ex. amniocentèse et échantillonnage des villosités choriales).

• Faire le suivi des essais des demandes dapprobation de traitements hors de la province et des procédures demandées et communiquer avec les laboratoires lorsque les résultats sont en retard.

• Communiquer avec les patients pour leur faire des rappels si le patient na pas commencé les tests.

• Communiquer les résultats normaux ou à faible risque.

• Rédiger tout document de suivi nécessaire.

• Effectuer des tâches administratives (classement photocopie courrier télécopie etc.).

• Effectuer des recherches documentaires.

• Assister aux réunions déquipe pour faire le point sur les flux de travail de la clinique.

• Surveiller les files dattente dans Epic associées au principal domaine de travail pour assurer la qualité et informer léquipe clinique des temps dattente.

• Documenter les discussions par téléphone et par courriel avec les patients dans Epic aux fins dexamen et dapprobation par le fournisseur clinique.

• Répondre aux demandes des patients et des laboratoires en consultation avec le fournisseur clinique.

• Effectuer le travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et des règlements connexes ainsi quà toutes les politiques et procédures ministérielles de CHEO en matière de santé et de sécurité au travail.

• Le travail exige des périodes occasionnelles dactivité physique légère et une coordination précise limitée des mouvements précis. La vitesse des tâches manuelles requiert une dextérité moyenne.

• Accomplir dautres tâches connexes au besoin.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

• Un baccalauréat en sciences ou dans un domaine lié à la santé de préférence en génétique en biologie ou une expérience et une formation officielle combinées à un rendement et à des capacités démontrés peut remplacer lexpérience ou les études exigées (Essentiel)

• Bilinguisme (anglais/français) (Essentiel)

• Expérience préalable en milieu clinique (Souhaitable)

• Connaissance démontrée des principes et de la théorie de la génétique (Souhaitable)

• Compétences organisationnelles exceptionnelles démontrées gestion du temps souci du détail capacité à gérer des priorités concurrentes esprit critique (Souhaitable)

• Excellentes compétences démontrées en communication orale et écrite (Souhaitable)

• Capacité avérée à travailler de façon autonome et dans un environnement déquipe dynamique (Souhaitable)

• Compétences démontrées en informatique et en traitement de texte (Souhaitable)

• Compétences administratives et de bureau de base démontrées (Souhaitable)

• Précision démontrée et souci du détail (Souhaitable)

• Approche souple démontrée à légard des exigences du travail (Souhaitable)

• Esprit dinitiative démontré et capacité dajuster les priorités (Souhaitable)

• Connaissance pratique démontrée des lois applicables en matière de santé et de sécurité au travail; connaissance générale des politiques et procédures organisationnelles liées à la santé et à la sécurité (Souhaitable)

Le poste peut être prolongé ou raccourci en fonction des besoins opérationnels.

* Veuillez noter que vous serez représenté par lUnion internationale des journaliers dAmérique du Nord (UIJAN).

À partir du 29 mars 2021 CHEO mènera un processus de présélection et dévaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels quun test écrit un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de légalité daccès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commençant par le processus dembauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines à . Tous les renseignements reçus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur laccessibilité pour les personnes handicapées de lOntario.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen dune évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

CHEO sengage à offrir un environnement sécuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie ou la présentation de documents justificatifs dune contre-indication médicale valide ou dune autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoquées à une entrevue.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.