Coordinator, Nature Coordonnatrice ou coordonnateur, Nature

Title: Coordinator Nature

Terms: Part-Time (4 days per week/ 5 hours per day)

Location: Based out of our Vancouver office with hybrid working option available

Department: Nature

Reporting to: Director Nature

Type: Unionized Role

Annual Salary:  $30882

About the Role 

The Coordinator Nature plays a pivotal role in supporting the Nature team with internal and external relationships and commitment. They ensure timely processing of administrative tasks smooth department operations and accurate financial management. The role also provides administrative support for campaigns. This role will work closely with other Portfolios within the David Suzuki Foundation with a focus on providing support to the Engagement and Communications team as required. The Coordinator creates a positive organized and productive work environment through the scope of their role.

Key Responsibilities 

Financial & Administrative

• In close collaboration with the Finance and Administration department coordinates recurring financial administrative and operational processes for the Nature department to ensure a seamless workflow.
• Supports the Portfolio Administrator Nature to manage department budgets effectively. This includes identifying and addressing any budget over-/under-spends and variances. Assists Director Nature and project leads in setting annual budgets.
• Clarifies and continuously improves processes for invoice processing Visa & out-of-pocket reports contracts cost recovery and travel booking.
• Ensures expenses are paid on time accurately coded to their respective grants projects and departments and processed to enable transparent financial tracking and reporting.
• Updates staff signing authorities and Visa limits as they are updated by Finance and Admin department while ensuring adherence to these limits to maintain financial compliance within the organization.
• Supports the training of team members on the use of financial tools and forms and adherence to established administrative policies and processes of the organization.
• Act as the liaison with other departments across the organization.
• Manages BC lobbying activities on behalf of the organization.
• Manage and respond to shared mailboxes on behalf of the communications team and address questions/concerns to other departments as needed.

Team Coordination:

• Books standing team meeting invites and ensures guest list and availabilities are up to date records meeting minutes.
• Plans team events and functions. Establishes and manages budget events booking of venues transportation accommodations food planning etc. 

Other Duties as Required

Poste : Coordonnatrice ou coordonnateur Nature

Conditions : Temps partiel (4 jours par semaine / 5 heures par jour)

Lieu : À notre bureau de Vancouver avec possibilité de travail hybride

Département : Nature

Sous la responsabilité de : Directrice Nature

Type : Poste syndiqué

Salaire annuel:  30 882 $ par an 

À propos du poste 

La coordonnatrice ou le coordonnateur Nature joue un rôle central en soutenant léquipe Nature en ce qui concerne les relations et lengagement avec les parties prenantes internes et externes. Elle ou il assure le traitement rapide des tâches administratives le bon fonctionnement du département et une gestion financière précise. Elle ou il fournit également un soutien administratif pour les campagnes. Elle ou il travaillera en étroite collaboration avec dautres portefeuilles au sein de la Fondation David Suzuki en mettant laccent sur le soutien à léquipe Communications et engagements au besoin. Elle ou il crée un environnement de travail positif organisé et productif par lintermédiaire des tâches variées de son rôle.

Principales responsabilités 

Finances et administration

• En étroite collaboration avec le département Finance et Administration coordonne les processus financiers administratifs et opérationnels récurrents pour le département Nature afin de garantir un flux de travail harmonieux.
• Soutient ladministratrice de portefeuille Nature pour gérer efficacement les budgets du département. Cela inclut lidentification et la gestion de tout dépassement/sous-utilisation et écarts budgétaires. Aide la directrice Nature et les responsables de projet à établir les budgets annuels.
• Clarifie et améliore continuellement les processus de traitement des factures les rapports de la carte Visa et des frais remboursables les contrats le recouvrement des coûts et la réservation de voyages.
• Veille à ce que les dépenses engagées soient payées à temps attribuées avec précision en fonction des subventions projets et départements respectifs et traitées pour permettre un suivi financier et des rapports transparents.
• Met à jour les pouvoirs de signature du personnel et les limites de la carte Visa au fur et à mesure quils sont mis à jour par le département Finances et administration tout en sassurant du respect de ces limites afin de maintenir la conformité financière au sein de lorganisation.
• Offre un soutien à la formation des membres de léquipe sur lutilisation des outils et formulaires financiers et le respect des politiques et des processus administratifs établis de lorganisation.
• Assure la liaison avec les autres départements de lorganisation.
• Gère les activités de lobbying de la Colombie-Britannique au nom de lorganisation.
• Gère les boîtes de réception partagées répond aux messages au nom de léquipe des communications et transmet les questions/préoccupations aux autres départements le cas échéant.

Coordination de léquipe :

• Envoie les invitations aux réunions déquipe régulières et sassure que la liste des invités et les disponibilités sont à jour consigne les procès-verbaux des réunions.
• Planifie les événements et les activités de léquipe. Établit et gère les budgets les événements la réservation des sites lhébergement le transport la planification alimentaire etc. 

Autres tâches au besoin

Qualifications :

Experience 

We understand that experience can look different for everyone. Please share yours as it relates to: 

• 2 years team administrative / coordination experience
• Strong personal interest and commitment to the Foundations mission and vision.
• Experience managing finances budgeting and expense processes.

Knowledge skills and abilities 

• Excellent written and spoken English required. French language skills are an asset.
• Practical experience with Microsoft Office applications required.
• Strong technical problem-solving skills with standard office computer network issues peripherals and telecom tools required.
• Strong document and file management storage and organization skills required.
• Friendly personable and able to build harmonious working relationships with clients co-workers and the general public.
• Able to perform administrative duties with deliberate speed and accuracy and without immediate and constant supervision.
• Sound judgement and decision-making skills with flexibility to immediately adjust work plans to complete tasks that arise on an urgent basis.
• Ability to provide support to a team by taking initiative prioritizing needs and meeting tight deadlines.
• Highly organized and able to prioritize effectively.
• Strong understanding of social justice EDI issues and best practices with the ability to effectively operationalize those values within the scope of the role.

Expérience 

Nous savons que lexpérience peut prendre différentes formes. Parlez-nous de la vôtre en ce qui a trait aux exigences suivantes : 

• Minimum de 2 ans dexpérience en administration / coordination déquipe.
• Intérêt personnel et engagement marqué envers la mission et la vision de la Fondation.
• Expérience en gestion des finances de la budgétisation et des processus de dépenses.

Connaissances compétences et capacités 

• Excellentes compétences en anglais (oral et écrit) essentielles. Le français est un atout.
• Expérience pratique avec les applications Microsoft Office essentielle.
• Solides compétences en résolution de problèmes techniques en ce qui a trait aux réseaux informatiques de bureau standard aux périphériques et aux outils de télécommunications.
• Solides compétences en gestion stockage et organisation de documents et de fichiers.
• Tempérament amical et agréable et capable détablir des relations de travail harmonieuses avec les clients les collègues et le grand public.
• En mesure deffectuer des tâches administratives avec rapidité et précision et sans supervision immédiate et constante.
• Excellent jugement et solides compétences décisionnelles avec la souplesse nécessaire pour adapter immédiatement les plans de travail afin daccomplir les tâches urgentes qui se présentent à loccasion.
• Capacité à apporter un soutien à une équipe en prenant des initiatives en hiérarchisant les besoins et en respectant des délais serrés.
• Excellent sens de lorganisation et capable de déterminer efficacement les priorités.
• Excellente compréhension de la justice sociale des enjeux relatifs à lEDI et des pratiques exemplaires avec la capacité de mettre en œuvre efficacement ces valeurs dans le cadre du poste.

Additional Information :

WHAT WE OFFER

• Four-day workweek
• Competitive salary and generous benefits package
• Hybrid work opportunities
• Supportive work culture
• Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it

HOW TO APPLY

Please submit your resume and covering to David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity-deserving groups; specifically Indigenous and racialized people members of the LGBTQIA2S trans and gender-diverse communities women and people with disability chronic illness and/or neurodiversity. 

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de quatre jours
• Un salaire compétitif et un ensemble davantages sociaux généreux
• Possibilités de travail hybride
• Culture de travail solidaire
• La possibilité de contribuer à lamélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui sy trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à ladresse suivante : Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de léquité et de la diversité et de la création dun lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant léquité en particulier les Autochtones et les personnes racialisées les membres des communautés 2ELGBTQIA les personnes trans et de la pluralité des genres les femmes et les personnes ayant un handicap une maladie chronique et/ou une neurodiversité. 

Remote Work :

No

Employment Type :

Part-time