Office manager IXA UvA HvA
Share
Job Location:
Amsterdam - Netherlands
Monthly Salary:
Not Disclosed
Posted on:
30+ days ago
Vacancies:
1 Vacancy
Job Summary
Heb je graag een centrale en verbindende rol in een afdeling Hou je van plannen organiseren en coördineren Lees dan gauw verder.
Kom ons team versterken!
Heb je graag een centrale en verbindende rol in een afdeling Hou je van plannen organiseren en coördineren Zoek je flexibiliteit en afwisseling in je werk Vind je het leuk om office/administratieve processen te bewaken en continu te verbeteren
Dan is de functie van Office Manager bij Innovation Exchange Amsterdam (IXA) van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en de Hogeschool van Amsterdam (HvA) wellicht iets voor jou! IXA UvA-HvA is een centrale dienst voor UvA en HvA met meer dan 50 zeer gemotiveerde professionals.
Dit ga je doen
Je bent samen met je collega office manager een verbindende factor in de afdeling. Je draagt bij aan de efficiënte en effectieve organisatie coördinatie en uitvoering van office werkzaamheden en bedrijfsvoering van de afdeling.
Jouw activiteiten op een rij:
- Algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals ontvangst gasten e-mail- post- en telefoonafhandeling agendabeheer archivering interne communicatie organiseren van personeelsuitjes ed..
- HR ondersteuning zoals organiseren van sollicitatieprocessen planning van jaargesprekken en overleggen mutaties in het HR systeem verwerken attenties versturen bij lief & leed.
- Assisteren bij facilitaire zaken: werkruimte werkplekken voorzieningen en reparaties.
- ICT: coördineren en bestellen van ICT-faciliteiten telefoons computers software en het oplossen van problemen in samenwerking met de ICT-service afdeling.
- Assisteren bij de organisatie van evenementen workshops en bijeenkomsten.
- Ondersteunen bij communicatie zoals nieuwsbrieven en het up-to-date houden van informatie op websites.
- Ondersteuning van enkele teams van IXA UvA-HvA:
- organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen en zorgdragen voor de verslaglegging;
- helpen met de organisatie van team specifieke activiteiten.
Dit vragen we
- Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
- Je hebt ervaring in een vergelijkbare rol en met vergelijkbare taken zoals agendabeheer en het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning.
- Je bent in staat om de verbinding en samenwerking te zoeken in een divers team waarbij je oog hebt voor de medewerkers.
- Je hebt goede contactuele en communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels.
- Je bent in staat om in verschillende programmas en systemen te werken en uit diverse gegevensbestanden informatieve overzichten samen te stellen.
- Je stelt je dienstverlenend op denkt mee en vooruit. Je komt ook uit jezelf met initiatieven en oplossingen.
- Je kunt goed plannen en organiseren houdt het overzicht kunt prioriteiten stellen en schakelt soepel tussen de diverse werkzaamheden ook onder tijdsdruk.
Dit bieden we jou
We bieden een dienstverband voor de periode van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Het dienstverband is voorzien voor 16 uur per week.
Je salaris bedraagt afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband minimaal 3.382- en maximaal 4.484- bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur (schaal 8). De werkzaamheden maken deel uit van de organieke functie van Management/Office-assistent 2. De UvA biedt een marktconform salaris met 8.3% eindejaarsuitkering en 8% vakantiegeld en gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een ruim aantal verlofdagen sportfaciliteiten een professionele en innovatieve werkomgeving flexibele werktijden en ruimte voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.
Hier ga je werken
IXA UvA-HvA is een centrale dienst voor UvA en HvA die de volgende kerntaken uitvoert: valorisatieondersteuning (business development impact development beheer van fondsgelden studentondernemerschap) subsidieadvies juridische ondersteuning ten behoeve van valorisatie en onderzoeksamenwerking organisatie van events en ondersteunende communicatieactiviteiten. IXA UvA-HvA heeft een team van meer dan 50 zeer gemotiveerde professionals.
IXA is een samenwerking tussen de KTOs (Knowledge Transfer Offices) van de Universiteit van Amsterdam de Hogeschool van Amsterdam het Amsterdam Universitair Medisch Centrum en de Vrije Universiteit Amsterdam.
Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. We ontvangen graag een motivatiebrief en cv als pdf-bestand. Je kunt via bovenstaande knop solliciteren.
De reactietermijn sluit op 1 december. Sollicitaties die we na de reactietermijn ontvangen die niet via de link worden verstuurd of niet compleet zijn kunnen we helaas niet in behandeling nemen. Interne kandidaten hebben voorrang op externe kandidaten.
Voor vragen over de functie kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:
Of met:
Required Experience:
IC
Key Skills
- Office Manager Experience
- Microsoft Office
- Management Experience
- QuickBooks
- Accounting
- Office Experience
- Dental Office Experience
- Payroll
- Administrative Experience
- Eaglesoft
- Human Resources
- Bookkeeping
