Bilingual French Receptionist

About Us

supports over 5000 people in Manitoba with developmental disabilities autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults children and their families. Our over 2000 staff follow a person-centered approach and adapt to the needs of each person and each family.

Position Summary and Scope of Service

The Receptionist II operates the switchboard to route incoming outgoing and interoffice calls to the appropriate area when the caller is unable to use the automated attendant feature and supplies general inquiry information to callers. The Receptionist II also acts as a receptionist greeting visitors to determining their needs providing direction and assistance and referring visitors to the person or service area that can help them. The Receptionist II performs clerical/administrative tasks as assigned.

Qualifications:

Educational:

1. Grade XII Diploma or Certificate
2. Diploma in Office Administration Administrative Assistant or related field or combination of relevant education and experience
3. Bilingual in English and French (testing will be a requirement)
   

Professional:

1. Five years experience as a receptionist an asset
2. Experience in greeting and assisting visitors vendors employees and customers in an effective and professional manner
3. Excellent oral communication skills in both the English and French languages enabling effective communication with employees and the general public in either language (testing will be a requirement)
   
4. Skilled in the use and operation of computers and computer peripherals on a network-based system
5. Strong computer skills with current software applications Excel Word Power Point (testing may be a requirement)
6. Ability to maintain records and files
   

Personal:

1. Demonstrate confidential and ethical behaviour in the performance of all duties
2. Ability to perform a variety of administrative tasks both as part of a team and independently and to use good judgment in recognizing scope of authority
3. Ability to interact with staff and the general public in a professional courteous tactful and helpful manner
4. Ability to perform assigned duties with speed accuracy and attention to detail without immediate and constant supervision
5. Friendly and enjoy meeting and helping people
6. Maintain regular consistent attendance and punctuality

Duties and Responsibilities:

Program/Service Support:

Consistent with the Mission Values and Policies of the Receptionist provides a broad range of quality administrative support tasks. Quality services are evident when professional communication timeliness accuracy ethical awareness/sensitivity confidentiality are consistently demonstrated as required by legislation and program/service standards.

Duties include:

1. Recommends changes and improvements within the service area to the Supervisor
2. Operates the main switchboard and provides reception services answers incoming telephone calls and refers callers to the appropriate respondent
3. Basic programming of the voicemail system through the switchboard console
4. Screens visitors and callers notifying the appropriate persons of concerns
5. Provides telephone service to internal and external users by promptly answering all incoming calls providing general inquiry information about and the programs and services offered using reference files and transferring calls as requested
6. Greets visitors to determines their needs and provides direction and assistance to locate the individual or area required
7. Assists in the monitoring of visitors staff and clients in the main building through the parking logs outing sheets and other internal processes
8. Maintains contact with employees using communication systems such as the telephone in accordance with policies
9. Relays or routes verbal and written messages
10. Performs various clerical jobs as assigned by the Supervisor and assist administrative assistants as directed
11. Issues temporary receipts for cheques received
12. Arranges for repairs to business machines as required
13. Responds to emergency alarms and codes carrying out procedures according to directives and communicates appropriate instructions to staff and other respondents in accordance with policies and procedures
14. Documents incidents in detail as per requirements
15. Supporting the movement of mail in and out of the facility (e.g. sorting weighing stamping and tracking outgoing mail sorting and distributing incoming mail and interoffice mail)
16. Supporting the movement of fax transmissions in and out of the facility (e.g. sending faxes receiving and distributing faxes and following up on incomplete faxes)
17. Supporting an inventory of cell phones for employee use ensures the phones are in good working order and batteries are kept charged
18. Maintains a sign-out system and follows up on phones to ensure prompt return
19. Maintains an inventory of keys for employee use ensures they are signed out according to the identified process
20. Oversees a selection of audio visual and other equipment available for employee use monitors equipment that has been signed out and follows up on outstanding equipment when necessary
21. Completes a regular inventory of equipment and related accessories
22. Monitors the conference room and equipment booking binder and assists employees in locating and booking available rooms and equipment
23. Acts as a resource when items are found or lost on property monitoring a system of managing these items
24. Acts as the key operator for the centrally located photocopier machine including filling with paper toner etc. and calls for service as required
25. Monitors the Administrative Support Services inbox and calendar in an effort to keep all receptionists informed on current day-to-day activities tasks upcoming events interviews meetings etc.
    
26. Completes a regular inventory check of the meeting rooms
    
27. Monitors item in the pick-up tray
28. Reviews the checklists filled out by the previous staff to ensure everything was completed
29. Inspects storage room to ensure it is clean and neat
30. Checks overnight drop box
31. Completes proximity card inventory daily
32. Other duties as assigned

Article 8:02: In order to be eligible for a vacant position an employee must first possess the qualifications prescribed by the Employer for the position concerned possess a satisfactory employment record and meet the physical requirements of the position in question. Where more than one (1) employee possesses the above selection criteria the vacancy selection shall be based upon seniority.

The above information is intended to describe the general nature of this position and is not considered to be a complete statement of duties and responsibilities. Additional duties and responsibilities may be assigned provided they are consistent with the qualifications identified and fall within the parameters of this role.

is a bilingual organization. Proficiency in both official languages (French/English) would be considered an asset.

supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities backgrounds cultures and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.

As a condition of employment successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening Adult Abuse Registry Check Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check.

As a Condition of Employment new hires must complete a series of Occupational Health checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases. Successful applicants will also be required to provide proof of COVID-19 vaccination prior to start date.

We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes: Health & Dental Plans Life Insurance Plans Long Term Disability Employer Paid-Employee Assistance Plan and Employer-Matched Pension Plan. We also offer access to an on-site gym professional development training opportunities and affordable staff parking.

Réceptionniste II

À notre sujet

soutient plus de 5 000 Manitobains et Manitobaines qui ont des troubles du développement des troubles du spectre de lautisme ou une lésion cérébrale acquise. Notre organisme à but non lucratif offre une vaste gamme de mécanismes de soutien aux adultes aux enfants et à leurs familles. Nos quelque 2 000 employés préconisent une démarche axée sur la personne tout en sadaptant aux besoins de chaque personne et de chaque famille.

Résumé des fonctions du poste :

Le réceptionniste II commande le standard téléphonique de pour diriger vers le service approprié les appels entrants sortants et internes lorsque lappellant nest pas en mesure dutiliser le système automatisé et fournit aux appelants des renseignements aux questions générales. Le réceptionniste II joue aussi le rôle de réceptionniste souhaitant la bienvenue aux visiteurs identifiant leurs besoins et les orientant vers la personne ou le service en mesure de les aider. Le réceptionniste II exécute les tâches administratives qui lui sont assignées.

Qualifications:

Études:

• Diplôme de 12e année ou certificat
• Formation en secrétariat dans un collège communautaire ou professionnel considérée comme un atout
  
• Bilingue français et anglais (test obligatoire)

Professionnelles :

• Cinq années dexpérience en tant que réceptionniste considérée comme un atout
• Expérience de laccueil des visiteurs des vendeurs des employés et des clients et capacité à les aider avec efficacité et professionnalisme
• Excellentes compétences en communication orale en français et en anglais; capacité à communiquer avec les employés et lepublic dans les deux langues (test obligatoire)
• Compétences en informatique et capacité à utiliser des périphériques en réseau
• Excellentes compétences dans lutilisation des logiciels actuels Outlook Excel Word et Power Point (des tests peuvent être requis)
• Capacité à tenir des dossiers et des fichiers

Personnelles:

• Agir de manière éthique et confidentielle dans lexécution des tâches
• Capacité à accomplir diverses tâches administratives aussi bien en équipe que seul et faire preuve de discernement dans la reconnaissance des limites de pouvoir
• Capacité à communiquer avec les employés et le public avec professionnalisme tact et courtoisie
• Capacité à exercer ses fonctions avec rapidité précision et en ayant le souci du détail sans supervision directe et constante
• Être aimable apprécier le fait de rencontrer et daider les gens
• Faire preuve dassiduité et de ponctualité

Responsabilités :

Soutien du programmes / des services :

Conformément à la mission aux valeurs et aux politiques de le réceptionniste réalise diverses tâches de soutien administratif de grande qualité. Lexcellente qualité des services est évidente lorsquune personne fait toujours preuve de professionnalisme dans la communication de ponctualité de précision et dun sens éthique développé comme lexigent la législation ainsi que les normes des services/programme.

Responsabilités :

• Recommander au superviseur tout changement ou amélioration au sein du service
• Utiliser le standard principal fournir des services de réception répondre aux appels entrant et diriger les appelants vers les personnes appropriées
• Programmer le système de messagerie vocale via la console du standard
• Filtrer les visiteurs et les appelants et informer les personnes appropriées en cas de problème
• Offrir un service téléphonique aux usagers internes et externes en répondant rapidement à tous les appels en fournissant des renseignements généraux sur et sur les programmes et services offerts à laide de fichiers de référence et en transférant les appels le cas échéant
• Accueillir les visiteurs à déterminer leurs besoins les orienter et les aider à trouver la personne ou le programme recherché
• Aider au contrôle des visiteurs du personnel et des clients dans le bâtiment principal à laide des registres de stationnement des feuilles de sorties et autres processus internes
• Rester en contact avec les employés en utilisant les systèmes de communication tels que le téléphone conformément aux politiques de
• Transmettre les messages oraux et écrits
• Effectuer les diverses tâches de bureau qui sont confiées par le superviseur et aider les adjoints administratifs au besoin
• Établir des reçus temporaires pour les chèques reçus
• Téléphoner au service de dépannage si des machines de bureau ne fonctionnent pas
• Répondre aux alarmes et aux codes durgence suivre les procédures conformément aux directives et transmettre les instructions nécessaires au personnel et autres intervenants en respectant les politiques et les procédures de
• Consigner les incidents de façon détaillée conformément aux exigences
• Soutenir larrivée et la sortie du courrier dans létablissement : tri pesée affranchissement et suivi du courrier sortant; tri et distribution du courrier entrant et du courrier interne
• Soutenir les transmissions par télécopieur (. émission réception transfert des télécopies et suivi des échecs de transmission)
• Soutenir la tenue dun inventaire des téléphones destinés aux employés veiller à ce que les téléphones fonctionnent bien et que les batteries soient toujours chargées
• Tenir un registre de sorties et faire le suivi des téléphones pour assurer leur retour rapide
• Tenir un registre des clés de à lusage des employés sassurer quil soit signé conformément au processus en place
• Superviser la tenue dun registre de sorties et assurer le suivi du matériel audiovisuelou autre mis à la disposition des employés pour assurer leur retour
• Faire régulièrement linventaire de léquipement et des accessoires connexes
• Tenir le classeur de réservation des salles de réunion et du matériel et aider les employés à trouver et à réserver le matériel et les salles disponibles de
• Être la personne-ressource lorsque des objets sont perdus ou trouvés sur la propriété de et assurer le suivi du système de gestion de ces objets
• Être le principal opérateur du photocopieur central notamment le remplir de papier dencre etc. et téléphoner au service de dépannage en cas de besoin
• Surveiller la boîte de réception des courriels et le calendrier des services de soutien administratif afin que chaque réceptionniste soit quotidiennement informé des activités tâches événements à venir réunions entretiens etc.
• Effectue une vérification régulière des salles de réunion.
• Surveille les articles dans le bac de récupération.
• Vérifie les listes de contrôle remplies par le personnel précédent pour tassurer quelles ont été entièrement complétées.
• Vérifie que la salle de stockage est propre et bien rangée.
• Vérifie la boîte de dépôt de nuit
• Chaque jour complète linventaire des cartes de proximité
• Effectuer les autres tâches qui sont assignées
  

Fidèle à la Politique des services en langue française est engagé à offrir ses services en français et en anglais dans des zones francophones désignées de programmes et de services.

Article 8:02 : Afin de pouvoir poser sa candidature pour un poste vacant lemployé doit avant tout posséder les qualifications exigées par lemployeur pour le poste en question avoir un dossier demploi satisfaisant et répondre aux exigences physiques associées au poste en question. Si plus dun (1) employé répond aux critères de sélection ci-dessus le choix se portera sur la personne ayant le plus dancienneté.

Les renseignements ci-dessus visent à décrire la nature générale de ce poste et ne constituent pas un énoncé complet des tâches et responsabilités. Dautres tâches et responsabilités peuvent être assignées sous réserve quelles concordent avec les qualifications énoncées et quelles entrent dans le cadre de ce rôle.

est un organisme bilingue. La maîtrise des deux langues officielles (français/anglais) serait un atout.

La personne retenue doit également se soumettre à une vérification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnerable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.

adopte des pratiques demploi équitables et favorise la formation dun personnel inclusif et représentatif des personnes que nous soutenons notamment au niveau de la diversité des aptitudes expériences cultures et identités. Les candidates et candidats peuvent demander des aménagements raisonnables dans tous les aspects du processus de sélection et dembauche.

Comme condition demploi les nouvelles recrues doivent se soumettre à une série de vérifications en matière de santé au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunité contre certaines maladies transmissibles. Les candidats retenus doivent également fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19 avant la date du début de lemploi.

Nous offrons à nos employés un salaire concurrentiel ainsi quune gamme complète davantages sociaux notamment : des régimes dassurance-maladie et de soins dentaires des régimes dassurance-vie une assurance invalidité de longue durée un régime daide aux employés dont les cotisations sont payées par lemployeur et un régime de pension auquel lemployeur cotise à hauteur du montant cotisé par lemployé. De plus les employés ont accès à une salle dentraînement sur place peuvent suivre des formations professionnelles et bénéficient dun stationnement à un prix abordable.