Assistant de direction HF

Rattaché.e à notre Président Exécutif France (50%) et à notre Président Exécutif Europe (50%) votre mission principale est de les soutenir au quotidien dans lorganisation et la coordination de certaines de leurs tâches en veillant à garder une totale confidentialité des sujets. Vous pourrez également être amené.e à coordonner/supporter les activités du COMEX dans certaines situations.

1. Optimiser la gestion

• Gérer en autonomie des agendas relativement complexes avec par exemple lorganisation de réunions internationales avec des zones géographiques et des fuseaux horaires différents
• Développer des relations avec les bureaux/assistants exécutifs de nos principaux clients afin de faciliter lorganisation de réunions régulières
• Gérer leurs prises de rendez-vous externes
• Organiser les déplacements et prendre en charge les notes de frais
• Organiser et préparer leurs réunions de travail lorsquil est nécessaire de réserver des salles dinviter plusieurs participants
• Prendre les notes lors de réunions et éditer les procès-verbaux.
• Fournir un soutien administratif sur les projets clés (demander et systématiser linformation ; éditer des rapports suivre de manière proactive lordre du jour correspondant préparer les dossiers nécessaires pour les réunions des projets clés).
• Fournir le soutien nécessaire au support administratif dans le cadre des procédures internes ou externes liées à la fonction (carte de visite visa carte de résident services de relocalisation etc.)

2. Gérer la facturation du département RH et de lOffice 

• Gérer les relations avec les différents prestataires concernant la facturation
• Saisir les demandes dachat sur D365 et faire la réception

3. Être le back up en cas dabsence du Chargé(e) daccueil :

• Accueil / Réception (téléphonique et physique) et gestion des rendez-vous du siège
• Courrier / colis / gestion du contrat avec la poste
• Commande des repas pour des réunions déquipe
• Commande de fournitures de bureau
• Commande et gestion de taxis
• Gestion de la machine à café (commandes et gestion de relation avec le prestataire)
• Gestion des prestataires: ménage le gestionnaire de limmeuble (badge chauffage lumière partie commune) plantes fontaine à eau etc.
• Vérification tarifaire pour chaque voyage en fonction de la politique de voyage
• Réservations exceptionnelles

Qualifications :

Profil recherché

Vous possédez une expérience sur un poste similaire acquise au sein denvironnements dynamiques exigeants et changeants.

Vous êtes reconnu.e pour votre proactivité votre précision et votre sens de la discrétion.

Votre sens de la communication vous permet de vous adapter à vos interlocuteurs et de nouer de solides relations avec les parties prenantes internes et externes.

Vous êtes capable aussi bien de travailler en français quen anglais.

• Niveau dexpérience: Confirmé
• Anglais B2
• Secteur: Fabrication de produits alimentaires et boissons

Type de contrat: Temps plein

Informations supplémentaires :

Avantages :

• Rémunération : 35K 40K selon expérience
• 50% des transports en commun
• Mutuelle dentreprise
• Télétravail : 2 jours par semaine
• CSE

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time