Assistant(e) HFNB
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Job Description
Nous recherchons pour un CDD basé sur le palais des Congrès de Paris un(e) :
ASSISTANT(E) H/F/NB
Lassistant(e) prend en charge la gestion et lorganisation administrative du service auquel il / elle est rattaché(e).
Dans le cadre de son activité vous avez pour principales missions de :
Prendre en charge les tâches administratives relatives à lactivité de son manager et plus généralement du service auquel il/elle est rattaché(e) : réalisation et/ou mise en forme des documents : présentations courriers tableaux de reporting saisie des notes de frais bons de commandes
Le cas échéant organiser la logistique de certains rendez-vous réunions déplacements (calendrier réservation des salles repas transport commandes et dépenses sy rapportant etc.)
Recevoir et orienter les appels téléphoniques prendre et transmettre les messages téléphoniques
Traiter le courrier de la direction et en assurer la répartition
Participer à certaines réunions et en assurer la rédaction des comptes rendus
Gérer les fournitures du service et matériel de bureau et éviter les ruptures de stocks de fournitures
Assurer les opérations de clôture trimestrielle : relance des fournisseurs transmission des factures établissement des provisions
Le cas échéant assurer le suivi budgétaire des frais de fonctionnement de la direction et le suivi du temps de travail des collaborateurs du service
Effectuer le classement et larchivage
Effectuer les tâches administratives inhérentes à la fonction et se conformer aux process de lentreprise
Contribuer à létablissement à lamélioration et au respect des process et engagements qualité et développement durable.
Les missions précitées ne sont pas exhaustives peuvent dépendre des spécificités du site ou du département sur lequel le/la collaborateur(trice) est affect(e) et restent évolutives.
Employment Type
Temp
