Project Coordinator, BORN Ontario – Permanent Full-Time (1.0) / Coordonnatrice ou coordonnateur de projet, BORN Ontario – poste permanent à temps plein (1.0)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to more than 6500 staff clinicians scientists and researchers as well as volunteers all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named Canadas best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

Better Outcomes Registry & Network (BORN) Ontario

Funded by the Government of Ontario and administered by CHEO the Better Outcomes Registry & Network (BORN)is Ontarios prescribed perinatal newborn and child registry with the role of facilitating quality care for families across the province. BORN collects interprets shares and rigorously protects high-quality data essential to making Ontario one of the safest places in the world to have a baby. BORN also manages Prenatal Screening Ontario whose mandate is to coordinate and oversee the operations of prenatal screening services in Ontario supporting a cohesive and high-quality screening system.

POSITION SUMMARY

The Project Coordinator contributes to the development implementation evaluation and on-going coordination of activities related to BORN partnership strengthening and networks growth projects and initiatives. The incumbent will have demonstrated knowledge and experience in project management and coordination activities including excellent communication skills (both verbal and written) project development project implementation process redesign project monitoring project budget development/ management communications quality risk and evaluation.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Lead the development integration and coordination of projects related to engagement partnership and networks at BORN to create consistent coherent documentation used to guide both project execution and project control
• Coordinate stakeholder engagement activities including managing relationships with key BORN partners
• Coordinate changes across the entire project
• Develop project schedules including identifying activities to produce project deliverables identifying dependencies number of work periods analyzing activity sequences activity durations and resource requirements
• Lead the development of all required project documentation inclusive of network meetings partnership forums and advisory council.
• Contribute to the design and execution of stakeholder engagement frameworks and partnership plans
• Work with project teams to evaluate project performance monitor specific project results and identify ways to eliminate causes of unsatisfactory performance.
• Work with the project teams to identify document and assign project roles responsibilities and reporting relationships for the human resources for the projects.
• Determine the information and communications needed by the partners and ensure needed information is available to project stakeholders in a timely manner. Identify what information project participants need to know and enable access to timely relevant sources of information
• Collect and disseminate project documentation (e.g. status reporting progress measurement and forecasting).
• Support knowledge translation efforts by capturing key project content preparing and circulating stakeholder materials and assisting with the coordination of webinars and podcasts to promote engagement and understanding
• Assess and implement risk analysis activities and mitigation strategies for projects.
• Ensure that team members are provided with and use the appropriate procedures equipment and material to perform assigned duties.
• Exemplifyand advance BORNs health equity journey to promote equity diversity inclusion justice and indigeneity within BORN its data holdings and its relationships across perinatal and child health.
• Ensure that team members perform work in accordance with the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO Corporate/Departmental policies and procedures. Ensure that appropriate action is recommended for those team members who do not work in compliance with the Act.
• Provide support to Program/ Managers/Leads as required.
• Perform other related duties as assigned by supervisor.

QUALIFICATIONS

• Bachelors Degree in a health-related field (Essential)*
• Masters degree in health-related field (Preferred)
• Minimum three (3) years of experience engaging with partners on a provincial level planning and supporting webinars conferences & communication activities
• Project Coordination/Management experience (Essential)
• Familiarity with using Contact Relationship Management (CRM) systems (Preferred)
• Competency with the Microsoft Office suite of tools (Essential)
• Self-directed with the advanced ability to plan organize and prioritize projects according to priority and ability to ask questions and to identify difficulties in meeting deadlines (Essential)
• Experience working with a Prescribed Registry under PHIPA (Preferred)
• Project Management Certification (PMC) (Preferred)
• LEAN Certification (Yellow belt or above) (Preferred)
• Experience working with project scheduling software such as Microsoft Project (Preferred)
• Criminal Record Check (Level 1) (Essential)
• Bilingualism (French/English) (Preferred)

*Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

CHEO est lun des rares chefs mondiaux en matire de sant pdiatrique et compte plus de 6 500 employs cliniciens scientifiques et chercheurs ainsi que des bnvoles qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents mener la meilleure vie sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problmes de sant des enfants. CHEO a t nomm meilleur employeur en soins de sant au Canada par Forbes en 2024 et 2025 et sest class deuxime parmi les hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs annes conscutives. Pour la 14me anne conscutive les rdacteurs du Canadas Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

Registre et rseau des bons rsultats ds la naissance (BORN) Ontario

Financ par le gouvernement de lOntario et administr par le CHEO le Registre et rseau des bons rsultats ds la naissance (BORNOntario) est le registre dsign de lOntario concernant les renseignements sur la mre le nouveau-n et lenfant. Son rle est de favoriser la prestation de soins de qualit pour toutes les familles de la province. BORNOntario runit interprte transmet et protge rigoureusement des donnes de haute qualit essentielles pour faire de lOntario lendroit le plus scuritaire au monde o avoir un bb. BORNOntario gre galement Dpistage prnatal Ontario dont le mandat consiste coordonner et superviser les services de dpistage prnatal lchelle de la province afin que ceux-ci forment un systme cohrent et de haute qualit.

RSUM DES FONCTIONS

La coordonnatrice ou le coordonnateur de projet contribue llaboration la mise en uvre lvaluation et la coordination continue des activits relatives aux projets et aux initiatives de renforcement des partenariats avec BORN et de dveloppement des rseaux. La ou le titulaire de ce poste doit avoir des connaissances et de lexprience dmontres en gestion de projet et en coordination dactivits notamment dexcellentes comptences en communication (tant loral qu lcrit) en laboration mise en uvre et surveillance de projets en refonte de processus en communications en qualit en gestion des risques et en valuation.

PRINCIPALES RESPONSABILITS

• Diriger llaboration lintgration et la coordination des projets lis la mobilisation aux partenariats et aux rseaux au sein de BORN dans le but de crer de la documentation cohrente qui servira guider la fois lexcution de projet et le contrle de projet.
• Coordonner les activits de mobilisation des parties prenantes y compris la gestion des relations avec les principaux partenaires de BORN.
• Coordonner les changements dans lensemble du projet.
• laborer des calendriers de projet y compris dfinir les activits pour produire les livrables du projet dterminer les dpendances tablir le nombre de priodes de travail et analyser les squences dactivits la dure des activits et les besoins en ressources.
• Diriger llaboration de toute la documentation requise pour le projet y compris celle lie aux runions du rseau aux forums de partenariat et au conseil consultatif.
• Contribuer la conception et la mise en uvre des cadres de mobilisation des parties prenantes et des plans de partenariat.
• Collaborer avec les quipes de projet pour valuer le rendement du projet surveiller les rsultats prcis du projet et trouver des faons dliminer les causes du rendement insatisfaisant.
• Collaborer avec les quipes de projet pour dfinir documenter et attribuer les rles les responsabilits et les rapports hirarchiques dans le cadre du projet pour les personnes affectes aux projets.
• Dterminer linformation et les communications ncessaires pour les partenaires du projet et veiller ce que linformation dont ces derniers ont besoin leur soit accessible en temps opportun. Dterminer quels renseignements les participants au projet doivent connatre et permettre laccs des sources dinformation pertinentes en temps opportun.
• Recueillir et diffuser la documentation de projet (. des rapports davancement des mesures de progrs et des prvisions).
• Appuyer les efforts dapplication des connaissances en saisissant le contenu cl du projet en prparant et en faisant circuler des documents destins aux intervenants et en aidant la coordination de webinaires et de balados pour favoriser la mobilisation et la comprhension.
• valuer et mettre en uvre des activits danalyse des risques et des stratgies dattnuation pour les projets.
• Veiller ce que les membres de lquipe aient accs aux procdures lquipement et au matriel appropris pour effectuer les tches qui leur sont attribues et ce quils utilisent ces derniers.
• Donner lexemple et faire progresser le parcours vers lquit en matire de sant de BORN en vue de promouvoir lquit la diversit linclusion la justice et lautochtonie au sein de BORN de ses bases de donnes et de ses relations lies la sant prinatale et infantile.
• Sassurer que les membres de lquipe effectuent leur travail conformment la Loi sur la sant et la scurit au travail et aux rglements connexes ainsi qu toutes les politiques et procdures de la direction et des services du CHEO. Veiller ce que des mesures appropries soient recommandes pour les membres de lquipe qui ne respectent pas la Loi.
• Offrir du soutien aux gestionnaires et aux responsables de programme au besoin.
• Effectuer des tches connexes assignes par la personne responsable de la supervision.

QUALIFICATIONS

• Baccalaurat dans un domaine connexe la sant (essentiel)
• tre titulaire dune matrise dans un domaine connexe la sant (souhaitable)
• Au moins trois(3)ans dexprience en collaboration avec des partenaires lchelle provinciale ainsi quen planification et en soutien de webinaires de confrences et dactivits de communication.
• Exprience en coordination et en gestion de projet (essentiel)
• Connaissance des systmes de gestion des relations avec les clients (GRC) (souhaitable)
• Matrise de la suite doutils Microsoft Office (essentiel)
• Autonomie et grande capacit de planifier et dorganiser les projets ainsi que de les classer par ordre de priorit tout en tant capable de poser des questions et de cerner les difficults qui pourraient nuire au respect des chances (essentiel)
• Exprience de travail avec un registre prescrit en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la sant (LPRPS) (souhaitable)
• Certification en gestion de projet (souhaitable)
• Certification LEAN (ceinture jaune ou suprieure) (de prfrence)
• Exprience de travail avec des logiciels dtablissement de calendriers de projets comme Microsoft Project (souhaitable)
• Vrification du casier judiciaire de niveau1 (essentiel)
• Bilinguisme (franais et anglais) (un atout)

*Une personne qui possde de lexprience et une formation officielle ainsi quun rendement et des capacits dmontrs pourrait tre exempte des exigences prcises en matire dtudes et dexprience

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contre-indication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.