Facilities and Administrative Assistant

The Opportunity

QuidelOrtho unites the strengths of Quidel Corporation and Ortho Clinical Diagnostics creating a world-leading in vitro diagnostics company with award-winning expertise in immunoassay and molecular testing clinical chemistry and transfusion medicine. We are more than 6000 strong and do business in over 130 countries providing answers with fast accurate and consistent testing where and when they are needed most home to hospital lab to clinic.

Our culture puts our team members first and prioritizes actions that support happiness inspiration and engagement. We strive to build meaningful connections with each other as we believe that employee happiness and business success are linked. Join us in our mission to transform the power of diagnostics into a healthier future for all.

About QuidelOrtho Italy
The Milan office represents the heart of QuidelOrtho Italias corporate strategy. Our Italian organization is composed of about 70 people: 30% of the staff is based in the office and covers Finance QRC IT People and Culture General Services Sales Administration and Tender functions; the rest of the team is instead located throughout the country where playing the role of Account Manager Field Engineer or Laboratory Specialist takes care of our customers both from a commercial and technical-specialist point of view. Thanks to the strength of this structure Italy ranks as the most profitable market among mature countries. Ortho can provide highly specialized support guaranteeing the highest quality and reliability of the product and contributing every day to safeguarding the well-being of each patient.

Your new role

As a Facilities and Administrative Assistant you will play a key role in ensuring the smooth running of our office operations. You will be responsible for coordinating day-to-day administrative tasks managing office supplies organizing internal events and ensuring the proper maintenance of office facilities. Your work will directly contribute to maintaining an efficient and welcoming work environment for the entire team.

What youll be doing

• Gestione delle attivit di front-office e accoglienza ospiti

• Supporto nellorganizzazione e gestione di eventi aziendali di tutte le BU tra cui congressi nazionali e locali supportando i dipartimenti Marketing e Sales.

• Organizzazione e coordinamento di meeting aziendali training sia di prodotto che di formazione sia in sede che fuori sede.

• Inserimento ordini su piattaforma aziendale ARIBA (Telepass ticket restaurant dichiarazioni fiscali 730 check-up e altre attivit amministrative).

• Utilizzo della piattaforma Alanda per il monitoraggio e linserimento delle attivit Sales/Marketing HCC.

• Gestione di eventuali multe relative alla movimentazione dei veicoli aziendali (drivers in/out) e mantenimento di un archivio aggiornato

• Gestione della corrispondenza e delle attivit amministrative quotidiane legate al supporto dellufficio.

• Controllo e approvvigionamento di materiale per lufficio gestendo acquisti e necessit quotidiane.

• Gestione e coordinamento della sala break incluse attivit di riordino food & beverage e organizzazione catering per meeting aziendali.

• Punto di riferimento per lattivazione di interventi da parte di fornitori esterni in caso di problematiche allinterno degli uffici (manutenzioni e anomalie).

• Monitoraggio e verifica della qualit dei lavori di riparazione e manutenzione eseguiti dai fornitori esterni inclusi gli impianti e la pulizia degli spazi.

• Supporto per aggiornamento Albi Fornitori Caricamento in SAP dei contratti dappalto per la contract compliance

• Supporto per la documentazione dei collaudi e conseguente fatturazione dei canoni di noleggio

What youll need to succeed

• Diploma di maturit o laurea breve

• Esperienza pregressa in un ruolo simile preferibilmente allinterno di una realt aziendale strutturata e dinamica.

• Buona conoscenza della lingua inglese (livello intermedio).

• Competenze avanzate nellutilizzo del pacchetto Microsoft Office (Word Excel PowerPoint).

• Eccellenti capacit organizzative gestione del tempo proattivit e multitasking.

• Esperienza nella gestione di eventi aziendali e nella coordinazione di attivit amministrative e logistiche.

• Attitudine al problem solving e orientamento al cliente interno ed esterno.

• Ottime doti relazionali e capacit di lavorare in team.

Le persone interessate possono inviare la propria candidatura con autorizzazione ai sensi del dlgs. 196/2003. La ricerca rispetta il . 198/2006 ed aperta a candidat* di qualsiasi orientamento o espressione di genere orientamento sessuale et etnia e credo religioso. Il presente annuncio stato ideato nel rispetto della diversity e dellinclusivit.

Equal Opportunity

QuidelOrtho believes in Equal Opportunity for all and is committed to ensuring all individuals including individuals with disabilities have an opportunity to apply for those positions that they are interested in and qualify for without regard to race religion color national origin citizenship sex sexual orientation gender identity age veteran status disability genetic information or any other protected characteristic. QuidelOrtho is also committed to providing reasonable accommodations to qualified individuals so that an individual can perform the duties. If you are interested in applying for an employment opportunity and require special assistance or an accommodation to apply due to a disability please contact us at .

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