Administrative Assistant, Genetics - Temporary Full Time (1.0) (until August 2026) / Adjoint administratif ou adjointe administrative, Génétique - poste à temps plein temporaire (1,0) (jusqu’au août, 2026)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to world-class clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

Provides administrative secretarial and/or clerical support services ensures confidentiality and efficient conduct of business through the office.

RESPONSIBILITIES

• Type transcribe dictated correspondence and format electronically based reports and correspondence; prepare spreadsheets; prepare documents for review.

• Draft routine responses for signature; collate information and draft updates to annual reports and/or other documents; research and collect relevant documentation regarding complex responses.

• Prioritize incoming mail and documents and distributes appropriately.

• Receive and screen incoming calls assess the urgency of the calls provide general information as required to the caller or refer the caller to the appropriate person. Greet visitors.

• Prepare draft agendas for meetings take transcribe and distribute minutes

• Make arrangements for meetings such as scheduling use of board and conference rooms arranging or confirming attendance preparing material and co-ordinating catering.

• Schedule appointments prepare rotations and schedules which may include residents fellows medical students and others; set up schedule for training testing interviews as required etc.

• Maintain awareness of activities and maintain liaison with a variety of work-related contacts both at CHEO and externally.

• Maintain an up-to-date calendar of upcoming events and priorities and coordinate meetings as required.

• Photocopy collate fax and distribute documents. Proofread documents for grammar and spelling.

• Make travel and hotel arrangements for staff and out-of-town visitors.

• Maintain detailed bookkeeping records and enter data into the computer for revenue and expenses.

• Establish develop and maintain various internal office support systems such as electronic databases tracking systems filing systems monthly reports BF systems and confidential files.

• Collect and/or tabulate statistics and information from files and/or databases as required enter data into various data bases from a variety of sources.

• Assist with and/or conduct research and retrieve information and/or material as assigned on specified topics by surfing the web CHEONet reviewing literature journals and/or publications etc.

• Participate in the planning of local and/or national conferences by booking venue scheduling speakers ordering catering audio visual equipment registration etc.

• May perform financial clerical functions such as billing maintaining petty cash reconciling accounts providing month end reports monitoring tracking and/or processing expenses related to travel claims invoices requisitions deposits receipts etc.

• May initiate HR staffing request forms as directed obtain required signatures and forward to Human Resources.

• May ensure office set up for new staff which includes computer and telephone keys etc. as requested.

• Assist with and/or complete grant submissions for review and appropriate sign off as requested.

• Maintain files and order supplies as required.

• Perform other duties as assigned

QUALIFICATIONS

• Police Record Check (PRC) (Essential)

• Diploma in Office Administration or other appropriate combinations of education and experience along with the demonstrated knowledge skills and abilities to perform the duties of the position may be considered in lieu of stated education and experience. (Essential)

• Approximately six (6) months of previous secretarial administrative experience. (Essential)

• Comprehensively use software including wordprocessing spreadsheet presentation electronic mail. (Essential)

• Comprehensive knowledge and use of Staff Right & Cadence (Preferred)

• Communicate effectively and concisely both orally and in writing. (Essential)

• Knowledge of medical terminology (Preferred)

• Bilingualism (English and French) (Preferred)

Timeline may be extended or shortened based on operational needs

* Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous tes actuellement un employ du CHEO ayant accs Workday veuillez postuler cette offre via lapplication Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succs ce poste veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clture annonce dans laffichage pour vous assurer que votre candidature est reue.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

RSUM DES FONCTIONS

Fournir des services de soutien administratif et de bureau; veiller ce que les fonctions administratives du bureau soient effectues avec efficacit et confidentialit.

RESPONSABILITES

• Dactylographier et transcrire de la correspondance et mettre en forme des rapports et de la correspondance produits par ordinateur; prparer des feuilles de calcul informatiques; prparer des documents faire rviser.

• Rdiger la version prliminaire de rponses faire signer; recueillir des renseignements et rdiger la version prliminaire de mises jour de rapports annuels et dautres documents; chercher et runir des documents pertinents pour rpondre des questions complexes.

• Classer la correspondance reue en ordre de priorit et la distribuer adquatement.

• Rpondre aux appels tlphoniques et les filtrer en valuant leur degr durgence en donnant des renseignements gnraux ou en les aiguillant vers la personne concerne. Accueillir les visiteurs.

• Prparer les ordres du jour provisoires des runions puis prendre des notes rdiger et distribuer les procs-verbaux

• Aider organiser des runions ce qui comprend ltablissement du calendrier dutilisation des salles de runion et de confrence inviter les participants et confirmer leur prsence prparer les documents et coordonner les services de restauration.

• Fixer des rendez-vous prparer des calendriers de rotation et les horaires des rsidents des boursiers de recherche des tudiants en mdecine et autres; tablir les calendriers de formation dexamens et dentrevues etc. selon les besoins.

• Se tenir au courant des activits et tablir des liens avec diverses personnes-ressources au CHEO et lextrieur.

• Tenir jour un calendrier des vnements venir et des priorits et coordonner les runions selon les besoins.

• Photocopier colliger tlcopier et distribuer des documents. Relire des documents pour en corriger la grammaire et lorthographe.

• Organiser des dplacements et rserver des chambres dhtel pour le personnel et pour les visiteurs venant de lextrieur.

• Tenir des livres comptables dtaills et inscrire lordinateur des donnes sur les revenus et sur les dpenses.

• tablir dvelopper et entretenir divers systmes internes de soutien du bureau tels que des bases de donnes des systmes de suivi des systmes de classement des dossiers des rapports mensuels des systmes de rappel ainsi que des dossiers confidentiels.

• Tirer des donnes statistiques et des renseignements de dossiers et de bases de donnes selon les besoins puis en faire des tableaux; tirer des donnes de sources diverses et les inscrire dans plusieurs bases de donnes.

• Chercher tirer et rsumer ou analyser de linformation et des documents selon les besoins et sur des thmes bien prcis en navigant dans Internet ou dans le CHEONet en examinant de la documentation des revues professionnelles des publications etc.

• Participer la planification de confrences locales ou nationales en rservant des salles en invitant des confrenciers en commandant des services de restauration ainsi que des appareils audio-visuels en soccupant des inscriptions etc.

• Accomplir parfois des fonctions dadministration financire telles que la facturation la tenue de caisse la rconciliation de comptes la production de rapports de fin de mois ainsi que la surveillance le suivi et le traitement des dpenses lies aux demandes de remboursement de frais de dplacement aux factures aux rquisitions aux dpts aux reus etc.

• Remplir parfois des formulaires de demande de dotation selon les besoins obtenir les signatures ncessaires et les envoyer Ressources humaines.

• Veiller parfois ltablissement dun bureau pour de nouveaux employs ce qui comprend linstallation dun ordinateur et du tlphone lobtention de cls etc. selon les besoins.

• Prparer ou aider prparer des demandes de subvention faire examiner et signer selon les besoins.

• Tenir les dossiers jour et commander des fournitures lorsque ncessaire.

• Accomplir dautres tches la demande du superviseur.

QUALIFICATIONS

• Un formulaire de vrification du casier judiciaire (VCJ) (Essentiel)

• Diplme en administration de bureau ou on pourra examiner la possibilit daccepter un agencement dexprience et dtudes accompagn de connaissances de comptences et daptitudes manifestes accomplir les fonctions du poste au lieu des tudes et de lexprience requises(Essentiel)

• Exprience denviron six (6) mois des postes dadministration et de secrtariat. (Essentiel)

• Dutiliser toutes les fonctions de logiciels de traitement de texte de calcul de prsentation dexposs et de courriel. (Essentiel)

• Connaissance pratique approfondie de Staff Right et Cadence (Prfrable)

• Communiquer de manire efficace et concise autant verbalement que par crit (Essentiel)

• Connaissance de terminologie mdicale (Prfrable)

• Bilinguisme (franais et anglais) (Prfrable)

Le poste peut tre prolong ou raccourci en fonction des besoins oprationnels.

* Veuillez noter vous serez reprsent par le syndicat La Fdration Ontarienne Des Travailleurs De La Sant LIUNA Local 3000.

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs. Nous nous sommes engags fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifis.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

La validation du bilinguisme (franais-anglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID-19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID-19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contre-indication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoques une entrevue

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.