Administrative Coordinator, Member Services

Administrative Coordinator
Member Services
Permanent

Today the Royal College has over 55000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation well-being equity and person-centered care. We are a national nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Manager Member Services the Administrative Coordinator supports the administrative functions of the Member Services Team. The Administrative Coordinator is responsible for maintaining processes and databases as well as establishing administrative processes for financial matters and correspondence. The Administrative Coordinator supports operational activities by providing a high standard of quality assurance and quality improvement interventions to ensure an optimal member experience and that the Royal College is seen as a professional cohesive and inclusive organization.

Heres an insight into your typical day-to-day:
Provides general administrative support to all aspects of the teams functioning to ensure smooth operations within the unit.
Provides a high degree of personalized professional support in response to front-line inquiries received by the Service Centre.
Stays up to date on current information regarding membership fees categories of membership and requirements for continuing professional development.
Ensures answers are accurate based on established protocols and practices.
Resolves and/or escalates/redirects to other units all inquiries including complex inquiries related to Royal College mandate as appropriate.
Maintains open communication across all units at the Royal College acting as a conduit for member feedback particularly as it relates to existing programs.
Ensures all entries adhere to standards for membership information files and database records.
Assists in the preparation of mail-outs as well as the preparation and production of presentation material.
Reviews invoices and creates expense reports in preparation for leadership approval.
Creates and updates databases and trackers; generates reports lists.
Prepares information / documentation for meetings including collecting and compiling background material and assembling and distributing required copies of documents.
Coordinates and contributes to various programs associated with membership (e.g. Admissions to and removal of Fellowship Affiliate categories Annual Dues process recruitment) to ensure timelines are met and tasks are completed.
Drafts written materials and correspondence to support programs as required including short reports presentation slides and other types of summary documents.

Does this sound like you
Level of education training and experience equivalent to a college diploma in a related field such as Business Administration and Health Administration.
Minimum 3 years of administrative or clerical activities.
Administrative or clerical experience in a non-profit setting
Strong Asset: Experience working in the health care system.
Organizational and time management skills to coordinate multiple priorities and meet deadlines while maintaining attention to detail. Must be able to work in a fast-paced environment which includes regular interruptions.
Strong Interpersonal and communications skills (listening verbal and written) with the ability to work under pressure as a member of a team and independently to meet deadlines.
Excellent computer skills including Microsoft Office.
Strong Asset: Written and verbal communication skills in French.
Individuals are to be onsite at the Royal College for a minimum of one day a week as there are tasks with returned mail and other mailings that need to be done onsite.

How do you get noticed
Please apply through our UKG recruitment platform with your rsum covering letter and salary expectations by July 20 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black racialized/visible minorities Indigenous/Aboriginal people women persons with disabilities and 2SLGBTQIA persons. In accordance with Canadian immigration requirements Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities including accommodation that considers an applicants accessibility needs. If you require accommodations during the interview process please contact

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 4 - Salary ranges from $50600.00 to $69630.00

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Coordonnateur administratif ou coordonnatrice administrative
Services aux membres
Poste permanent

Vous avez le souci du dtail et dexcellentes aptitudes en gestion du temps Vous vous passionnez pour les gens le soutien de votre unit et les membres dune organisation Vous possdez une solide exprience en administration et votre excellente capacit de communiquer est avre Alors saisissez cette occasion! Date limite : 20 juillet 2025.

Le Collge royal des mdecins et chirurgiens du Canada compte aujourdhui plus de 55 000 membres mais sa vision reste la mme : faire progresser lapprentissage des mdecins spcialistes pour offrir les meilleurs soins de sant toute la population. De faon concerte et en partenariat le Collge royal dirige lvolution de la formation mdicale spcialise et des normes dans ce domaine et contribue ainsi lamlioration constante des mdecins spcialistes de la communaut apprenante et des quipes professionnelles. En outre son appui linnovation au bien-tre lquit et aux soins centrs sur la personne reflte son engagement lgard de lexcellence en mdecine spcialise. Le Collge royal est un organisme denvergure nationale et sans but lucratif cr en 1929 en vertu dune loi spciale du Parlement pour encadrer la formation mdicale des spcialistes au Canada.

Relevant du ou de la gestionnaire Services aux membres titre de coordonnateur administratif ou de coordinatrice administrative vous appuyez les fonctions administratives de lquipe des Services aux membres. Vous tes responsable de la mise jour des processus et des bases de donnes ainsi que de ltablissement des processus administratifs pour les questions financires et la correspondance. Vous appuyez les activits oprationnelles en offrant dexcellentes interventions dassurance et damlioration de la qualit pour que lexprience des membres soit optimale et que le Collge royal soit peru comme une organisation professionnelle cohrente et inclusive.

Aperu de votre rle au quotidien
Fournir un soutien administratif gnral pour tous les aspects du fonctionnement de lquipe afin dassurer des activits sans heurt au sein de lunit.
Fournir un soutien personnalis et professionnel en rponse aux demandes de premire ligne reues par le Centre de services.
Se tenir au courant de linformation actuelle concernant les cotisations les catgories de membres et les exigences en matire de dveloppement professionnel continu.
Sassurer de lexactitude des rponses selon les pratiques et les protocoles tablis.
Rsoudre transmettre un chelon suprieur ou rediriger dautres units toutes les demandes de renseignements dont les demandes complexes lies au mandat du Collge royal le cas chant.
Maintenir une communication ouverte entre toutes les units du Collge royal en servant de point de contact pour la rtroaction des membres particulirement en ce qui a trait aux programmes existants.
Veiller ce que toutes les entres respectent les normes relatives aux dossiers dinformation et aux bases de donnes.
Aider la prparation des envois de correspondance ainsi qu la prparation et la production de prsentations.
Examiner les factures et crer des rapports de dpenses en vue de lapprobation par la haute direction.
Crer et mettre jour des bases de donnes et des traceurs; gnrer des rapports et des listes.
Prparer de linformation et de la documentation pour les runions notamment recueillir des documents dinformation et rassembler et distribuer les copies de documents.
Coordonner divers programmes lis ladhsion (obtention et retrait du titre dAssocie catgories daffiliation processus de cotisation annuelle recrutement) et y contribuer afin de respecter les dlais et daccomplir les tches.
Rdiger des documents et de la correspondance lintention des programmes selon les besoins (courts rapports diaporamas et autres types de rsums).

Ce profil vous correspond
Formation et exprience quivalentes un diplme collgial dans un domaine connexe comme ladministration des affaires et ladministration de la sant.
Minimum de 3 ans dactivits administratives ou de bureau.
Exprience administrative ou de bureau dans un milieu sans but lucratif.
Atout important : Exprience de travail dans le systme de soins de sant.
Bon sens de lorganisation et de la gestion du temps pour coordonner de multiples priorits et respecter les chances tout en prtant une attention particulire aux dtails. Capacit travailler dans un milieu de travail o le rythme est rapide et les interruptions sont rgulires.
Excellentes comptences interpersonnelles et en communication (couter parler et crire) et capacit travailler sous pression pour respecter les chances en solo ou en quipe.
Excellentes aptitudes informatiques notamment avec Microsoft Office.
Atout important : aptitudes de communication orale et crite en franais.
Il faut se rendre au Collge royal au moins une journe par semaine car il y a des tches effectuer sur place dont le retour du courrier.

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vit une lettre de motivation et vos attentes salariales dici le 20 juillet 2025.

Le Collge royal invite toutes les personnes qualifies postuler. Fermement engag lgard de lquit en matire demploi et de la diversit en milieu de travail il encourage les personnes noires autochtones ou appartenant un groupe ethnique particulier les femmes ainsi que les personnes handicapes et 2SLGBTQIA poser leur candidature. Conformment aux exigences de limmigration au Canada ceux et celles qui ont obtenu la citoyennet canadienne ou leur rsidence permanente auront la priorit.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intrt mais nous ne communiquerons quavec celles dont la candidature aura t retenue. Une liste dadmissibilit pourrait tre tablie afin de pourvoir des postes similaires de dures diverses. La liste sera conserve pendant 18 mois.

Le Collge royal favorise un mode de travail hybride combinant le travail sur place Ottawa et le travail domicile.

Le Collge royal apportera son soutien aux personnes handicapes dans le cadre de ses processus de recrutement notamment en proposant des mesures dadaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matire daccessibilit. Si vous souhaitez vous en prvaloir communiquez avec nous ladresse

Veuillez noter quil ne sera plus possible de consulter cette offre demploi une fois que le poste sera pourvu.

chelon 4 Salaire de 50 600 $ 69 630 $

Required Experience:

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