Technicien(-ne) en administration - Gestion de la correspondance

Job Description

Appel de candidatures : Technicien(-ne) en administration - Gestion de la correspondance (temps complet 35h/semaine)

Concours rserv tout le personnel de Sant Qubec.

Sant Qubec est une entit neutre imputable et oprationnelle oriente vers la performance des activits du RSSS et la satisfaction des usagers. Elle a pour mission notamment doffrir par lentremise des tablissements publics des services de sant et des services sociaux dans les diffrentes rgions sociosanitaires du Qubec sous sa juridiction.

Sa mission est de :

• coordonner et soutenir dans ces rgions loffre de tels services par les tablissements privs ainsi que celle de services du domaine de la sant et des services sociaux par certains autres prestataires privs;

• appliquer la rglementation prvue par la loi de certaines activits lies au domaine de la sant et des services sociaux;

• mettre en uvre les orientations les cibles et les standards dtermins par le ministre en regard lorganisation et de la prestation de services de sant et de services sociaux;

Libell de la nomenclature

Personne qui accomplit des travaux relis la gestion des ressources humaines financires et matrielles ou de lapprovisionnement. Elle assume des responsabilits lies lorganisation du travail et la planification de lexcution de travaux complexes caractre administratif tels que la cueillette et lanalyse de donnes. Elle peut galement tre responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activits du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

Sous lautorit de la Directrice de la coordination la personne titulaire du poste contribue lefficacit du systme de gestion de la correspondance de Sant Qubec. Elle joue un rle cl dans la mise en uvre et lamlioration continue des processus documentaires en collaboration troite avec les bureaux des Vice-Prsidences.

cette fin elle :

- Analyse et traite la correspondance officielle :

• Analyse les courriels et lettres reus lattention des Vice-prsidences et de la haute direction afin de dterminer le traitement appropri (enregistrement redirection suivi ou classement);
• value la sensibilit lurgence et les enjeux potentiels des correspondances et en informe rapidement les instances concernes;
• Effectue des recherches dans les systmes documentaires pour retracer les antcdents dun dossier ou dun signataire et tablit les liens pertinents avec les correspondances antrieures.

- Assure la conformit et la qualit des documents :

• Vrifie et valide les documents destins aux instances officielles notamment dans le cadre de ltude des crdits;
• Sassure de la conformit des documents officiels et correspondances en effectuant des vrifications rgulires et en mettant jour les procdures au besoin.

- Gre les processus et les outils documentaires :

• Met en place des systmes de gestion documentaire efficaces et structurs favorisant laccessibilit lintgrit et la traabilit des documents;
• Assure la consolidation loptimisation continue et lharmonisation des processus de gestion de la correspondance en veillant leur alignement avec les meilleures pratiques les exigences rglementaires et les besoins volutifs des Vice-Prsidences.

- Soutient les quipes et assure la diffusion des bonnes pratiques :

• Conseille et soutient les quipes des Vice-Prsidences en matire de standards documentaires de gabarits et de bonnes pratiques;
• Appuie les activits administratives lies la gestion de la correspondance en assurant un suivi rigoureux et en contribuant la formation du personnel au besoin.

- Contribue lamlioration continue :

• Participe activement lamlioration continue des processus en identifiant les opportunits doptimisation et en proposant des solutions innovantes.

• La personne doit dtenir un diplme dtudes collgiales (DEC) en techniques de bureautique ou administration dune cole reconnue par le ministre comptent ou un diplme dtudes collgiales (DEC) combin un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation dtudes collgiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combine de lexprience pertinente au domaine vis.

• Connaitre les fonctionnalits de la suite Office (Teams OneNote Word PowerPoint Excel) ;

• Maitriser la langue franaise autant loral qu lcrit ;

• Avoir une bonne comprhension du rseau de la sant et des services sociaux ;

• Dtenir dexcellentes habilets de rdaction et de mise en forme de documents.

• Souci de la qualit et rigueur;

• Capacit travailler en quipe et collaborer avec diffrentes parties prenantes;

• Bonne gestion du stress et rythme de travail soutenu;

• Sens aiguis des priorits et excellente capacit sorganiser;

• Esprit cratif et novateur relatif aux mthodes de travail;

• Discrtion tact et confidentialit.

Taux horaire: 2707$ 3614$ selon lexprience.

Statut de lemploi : temps complet (35h/semaine)

Port dattache: Montral ou Qubec

Entre en fonction: Ds que possible.

Envoi de votre candidature : Veuillez soumettre votre candidature en cliquant sur le bouton Postuler.

Pour des renseignements concernant ce poste veuillez communiquer avec lquipe de recrutement via ladresse courriel suivante :

Si vous ntes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous prouvez des difficults avec ce site Web veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numro de rfrence de laffichage 24-NS-164 168 en objet.

Les dossiers de candidature doivent tre reus au plus tard le 17 juillet 2025 12h00.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature mais ne communiquerons quavec celles retenues pour une entrevue.

Sant Qubec applique un programme daccs lgalit en emploi et invite les Autochtones les minorits visibles les minorits ethniques les femmes et les personnes handicapes prsenter leur candidature. Les personnes handicapes peuvent galement nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de slection pour lemploi sollicit afin de faciliter ltude de leur candidature.

Pour plus dinformation vous pouvez consulter le site de Sant Qubec ou la Loi visant rendre le systme de sant et de services sociaux plus efficace.