Project Coordinator | Temporary Full Time (1.0 FTE) | CHEO Research Institute
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Job Description
Compensation Pay Range:
$0.00-$0.00Summary:
Please send your resume with a cover letter to Ave Poggione at with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.
JOB DESCRIPTION
Posting #RI-25-030
Posting Period June 9 to 2025
POSITION: Project Coordinator
FREEDcan
Eating Disorder Research Lab
Existing Vacancy
TERM:Full-time (1.0 FTE) 12-month contract with a possibility of extension
SALARY: $30-$35/hr Will be commensurate with skills and experience
REPORTS TO:Dr. Nicole Obeid Scientist and Janessa Porter Research Program Manager
Childrens Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (CHEO RI) is the research arm of the Childrens Hospital of Eastern Ontario Ottawa Childrens Treatment Centre (CHEO) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child youth and family in our community and beyond.
CHEO RI has an immediate requirement for a Project Coordinator.
We are looking for a highly motivated Project Coordinator that will provide coordination towards all aspects of the project and related initiatives for FREEEDcan. The Project Coordinator will have strong project coordination skills be able to help organize multiple priorities simultaneously and facilitate creation and execution of workplans and project activities accordingly. The ideal candidate will have excellent project coordination and communication skills (both verbal and written) keen attention to detail and a strong results-driven approach.
The Eating Disorder Research Lab is located within the CHEO Research Institute (Ottawa Canada) and is comprised of scientists clinician-investigators a research manager and several research staff. This fast-growing team is recognized as a national leader in pediatric eating disorder research spearheading a large research program that is focused on etiological clinical and health systems and policy-based research studies.
RESPONSIBILITIES
Project Coordination
- Develop and coordinate detailed project plans including scope workflows timelines deliverables and resource allocation.
- Organize monitor track and report project progress.
- Help to ensure project activities are completed within timelines
- Provide comprehensive and consistent documentation of project activities and progress including charters work plans and reporting.
- Coordinate meetings prepare meeting agendas in collaboration with the team and facilitate meetings where appropriate to monitor progress address challenges and collaboratively work through project content.
- Provide guidance and practical support to the research team.
- Collaborate with research staff students and volunteers and internal and external collaborators.
- Contribute to the preparation of funding proposals and knowledge translation products.
- Coordinate project governance structures including steering committees and working groups.
- Identify and address emerging challenges proactively.
Implementation and Service Support
- Serve as a key liaison between study personnel leadership and FREEDcan partners.
- Contribute to coordination and logistics of implementation and service activities with pilot sites.
- Coordinate the development and dissemination of service-related knowledge products tools and resources.
- Support team members in the development and customization of materials.
- Identifies troubleshoots and resolves issues that arise during the implementation process.
- Planning and coordinate all relevant details and tasks for training sessions with pilot sites.
- Contribute to the creation of policy briefs and proposals national standards and other knowledge products related to FREEDcan service.
- Support ongoing knowledge translation efforts with system partners policy makers researchers clinicians and individuals with lived expertise.
Engagement
- Facilitate communication and coordination with diverse project partners including clinical advisors youth and family partners eating disorder service staff and community-based services.
- Lead and organize meetings for the Youth and Family Advisory Committees.
- Develop and implement community engagement strategies and tools to ensure inclusive participation.
- Conduct knowledge-sharing sessions to keep partners informed and engaged.
- Collaborate with clinical academic and lived expertise partners to integrate evidence-based approaches.
- Prepare and facilitate external meetings with project partners provide status updates and communicate deliverables and timelines.
- Support the planning of knowledge mobilization summits and other key events.
- Maintain and strengthen partnerships across Canada through regular engagement.
- Perform other related duties as assigned by supervisor.
QUALIFICATIONS SKILL AND ABILITIES
- Masters degree in public health psychology health policy health administration or a related field (Essential)
- Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements (Essential)
- Strong project management skills with demonstrated ability to meet timelines and deliverables and ability to manage competing priorities (Essential)
- Proven experience coordinating complex multi-site projects at a national or provincial level (Essential)
- Strong interpersonal skills to build and maintain relationships with a broad range of internal and external partners (Essential)
- Demonstrated experience with engagement strategies specifically with youth and/or family engagement (Essential)
- Independent worker and self-directed learner (Essential)
- Strong verbal and written communication skills (Essential)
- Knowledge in the field of eating disorders (Preferred)
- Knowledge of implementation science and knowledge mobilization (Preferred)
- Experience working with the Ministry of Health and knowledge of the child and youth mental health and addictions system (Preferred)
- Bilingualism (French / English) (Preferred)
WORKING CONDITIONS
- Flexibility to work in a hybrid work model
- Able to be flexible with working hours in order to meet deadlines
- Able to work in fast-paced evolving environment with multiple priorities
- Able to share information in an effective and collaborative manner
- Able to demonstrate initiative and problem-solving to generate improvements
OTHER REQUIREMENTS
- Eligible to work in Canada;
- Compliance with CHEO RIs Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
- Police Record Check.
TO APPLY
Please send a complete CV and cover letter to Ave Poggione by email to:
The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act please notify Human Resources at .
The CHEO Research Institute seeks to increase equity diversity and inclusion in all of its activities including research education and career development patient family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives and value skills such as resilience collaboration and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities Indigenous peoples persons with disabilities persons of minority sexual orientations and gender identities and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.
CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.
Worksite unless otherwise indicated will be 401 Smyth Rd Ottawa ON K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest however only those invited for an interview will be contacted.
DESCRIPTION DE POSTE
Numro daffichageRI-25-030
Priode daffichagedu 9juin au 23juin2025
POSTE: Coordonnatrice ou coordonnateur de projet
FREEDcan
Laboratoire de recherche sur les troubles alimentaires
Poste vacant existant
DURE:Temps plein (10ETP) contrat de 12mois avec possibilit de renouvellement
SALAIRE: Le salaire varie de 30$ 35$ lheure (il sera proportionnel aux comptences et lexprience)
POSTE RELEVANT DE:NicoleObeid Ph.D. scientifique et JanessaPorter gestionnaire de programme de recherche
LInstitut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario (IR du CHEO) est lorganisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario situ Ottawa (CHEO) et un institut affili de lUniversit dOttawa. Nous reconnaissons quOttawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. LIR du CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire. Le CHEO est un tablissement et un milieu de travail que nous chrissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivit. LIR du CHEO vise crer de nouvelles connaissances et de nouvelles donnes probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial nos enfants. Notre mission lIR du CHEO est de runir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant jeune et famille de notre collectivit et ailleurs.
LIR du CHEO a immdiatement besoin dune coordonnatrice ou dun coordonnateur de projet.
Nous sommes la recherche dune coordonnatrice ou dun coordonnateur de projet qui assurera la coordination de lensemble des aspects du projet FREEDcan et des initiatives connexes. La personne titulaire de ce poste doit possder de solides comptences en coordination de projets tre en mesure daider grer plusieurs priorits simultanment et faciliter la cration et la mise en uvre de plans de travail et dactivits de projet en consquence. De plus elle doit possder dexcellentes comptences en coordination de projet et en communication (tant loral qu lcrit) faire preuve dun grand souci du dtail et adopter une solide approche axe sur les rsultats.
Lquipe du laboratoire de recherche sur les troubles alimentaires fait partie de lIR du CHEO (Ottawa Canada) et est compose de scientifiques de cliniciennes-chercheuses ou de cliniciens-chercheurs dune ou dun gestionnaire de recherche et de plusieurs membres du personnel de recherche. Cette quipe en pleine croissance est reconnue comme chef de file national dans la recherche sur les troubles alimentaires pdiatriques menant un important programme de recherche ax sur les systmes de sant clinique et tiologique ainsi que sur des tudes de recherche axes sur les politiques.
RESPONSABILITS
Coordonnatrice ou coordonnateur de projet
- laborer et coordonner des plans de projet dtaills notamment la porte les flux de travail les chanciers les produits livrables et laffectation des ressources.
- Organiser surveiller et suivre lavancement du projet et en rendre compte.
- Veiller ce que les activits du projet soient menes bien dans les dlais prescrits.
- Proposer une documentation complte et uniforme des activits et de lavancement du projet notamment les chartes les plans de travail et les rapports.
- Coordonner les runions prparer lordre du jour de celles-ci en collaboration avec lquipe et les animer au besoin afin de suivre les progrs de relever les dfis et de collaborer sur le contenu du projet.
- Fournir des conseils et apporter un soutien pratique lquipe de recherche.
- Collaborer avec le personnel de recherche les tudiantes et tudiants les bnvoles ainsi quavec les collaboratrices et collaborateurs internes et externes.
- Contribuer la prparation de propositions de financement et de produits de transfert des connaissances.
- Coordonner les structures de gouvernance des projets notamment les comits directeurs et les groupes de travail.
- Cerner et relever les nouveaux dfis de faon proactive.
Mise en uvre et soutien des services
- Assurer la liaison entre le personnel de ltude la direction et les partenaires de FREEDcan.
- Contribuer la coordination et la logistique de la mise en uvre et des activits de service avec les sites pilotes.
- Coordonner llaboration et la diffusion de produits de connaissance doutils et de ressources lis aux services.
- Soutenir les membres de lquipe dans llaboration et la personnalisation de la documentation.
- Cerner et rsoudre les problmes qui surviennent pendant le processus de mise en uvre et trouver des solutions de rechange pour ces derniers.
- Planifier et coordonner lensemble des tches et des dtails pertinents pour les sances de formation sur les sites pilotes.
- Contribuer la cration dexposs politiques et de propositions stratgiques de normes nationales et dautres produits de connaissance lis au service FREEDcan.
- Appuyer les efforts continus de transfert des connaissances avec les partenaires du systme les responsables des politiques les chercheuses et chercheurs le personnel clinicien et les personnes ayant une expertise vcue.
Participation
- Faciliter la communication et la coordination avec divers partenaires de projet notamment les conseillres et conseillers cliniques les jeunes et les partenaires familiaux le personnel du service des troubles de lalimentation et les services communautaires.
- Animer et organiser des runions pour les comits consultatifs des jeunes et des familles.
- laborer et mettre en uvre des stratgies et des outils dengagement de la communaut pour assurer une participation inclusive.
- Organiser des sances dchange des connaissances pour tenir les partenaires au courant et assurer leur participation.
- Collaborer avec les partenaires cliniques universitaires et ayant une expertise vcue pour intgrer des approches fondes sur des donnes probantes.
- Prparer et animer des runions externes avec les partenaires du projet donner des mises jour sur ltat davancement et communiquer les produits livrables et les chanciers.
- Appuyer la planification de sommets de mobilisation des savoirs et dautres vnements importants.
- Maintenir et renforcer les partenariats partout au Canada grce une participation rgulire.
- Effectuer des tches connexes assignes par la personne responsable de la supervision.
QUALIFICATIONS COMPTENCES ET APTITUDES
- Matrise en sant publique en psychologie en sociologie en politique de sant en administration de la sant ou dans un domaine connexe (essentiel)
- Une personne qui possde de lexprience et une formation officielle ainsi que des capacits et un rendement dmontrs pourrait tre exempte des exigences stipules en matire dtudes et dexprience (essentiel)
- Solides comptences en gestion de projet avec capacit avre respecter les chances produire les rsultats attendus et grer des priorits concurrentes (essentiel)
- Exprience avre de la coordination de projets complexes et multisites lchelle nationale ou provinciale (essentiel)
- Excellent entregent et capacit dtablir et dentretenir des relations avec un vaste ventail dintervenants de linterne et de lextrieur (essentiel)
- Exprience confirme des stratgies dengagement en particulier auprs des jeunes et des familles (essentiel).
- Indpendance et capacit dapprentissage autonome (essentiel)
- Solides comptences en communication orale et crite (essentiel)
- Connaissance du domaine des troubles alimentaires (souhaitable)
- Connaissance de la science de la mise en uvre et de la mobilisation des savoirs (un atout)
- Exprience de travail avec le ministre de la Sant et connaissance du systme de sant mentale et des dpendances chez les enfants et les jeunes (un atout)
- Bilinguisme (franais-anglais) (un atout)
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Possibilit de travailler selon un mode hybride
- Capacit faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail afin de respecter les chances
- Capacit travailler dans un environnement en constante volution et dynamique tout en grant plusieurs priorits
- Capacit transmettre de linformation de manire efficace et collaborative
- Capacit faire preuve dinitiative et rsoudre des problmes pour gnrer des amliorations
AUTRES EXIGENCES
- Autorisation de travailler au Canada
- Respect de la politique universelle de vaccination contre la COVID19 de lIR du CHEO
- Vrification du casier judiciaire
POUR POSTULER
Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de prsentation AvePoggione par courriel ladresse
LIR du CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs qui prise les divers points de vue et qui aide les gens tre eux-mmes. Nous avons pris lengagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous accueillons favorablement les demandes provenant de lensemble des candidates et candidats qualifis. Conformment la Loi de 2005 sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario les personnes qui ont besoin de mesures dadaptation durant le processus de demande demploi peuvent envoyer un courriel ce sujet aux Ressources humaines ladresse .
LIR du CHEO cherche accrotre lquit la diversit et linclusion dans toutes ses activits notamment la recherche lducation et lavancement professionnel les partenariats avec les patientes et patients les familles et les donateurs. Nous accordons de limportance aux perspectives et aux cheminements de carrire diversifis et non traditionnels et aux comptences comme la rsilience la collaboration et ltablissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorits racises dAutochtones de personnes vivant avec un handicap de personnes ayant des orientations sexuelles et des identits de genre minoritaires ainsi que dautres personnes possdant les comptences et les connaissances ncessaires pour collaborer de faon productive auprs de diverses communauts.
LIR du CHEO nutilise pas lintelligence artificielle dans son processus de recrutement et de slection.
Sauf indication contraire le lieu de travail sera situ au 401 chemin Smyth Ottawa (Ontario) K1H8L1. Seules les candidatures des personnes autorises travailler au Canada seront prises en considration. Nous remercions lensemble des candidates et candidats de leur intrt; cependant nous ne communiquerons quavec les personnes qui seront convoques une entrevue.
Required Experience:
IC
Employment Type
Full-Time
