Administrative Assistant | Permanent Full Time (1.0 FTE) | CHEO Research Institute
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Job Description
Compensation Pay Range:
$29.23-$35.87Summary:
Please send your resume with a cover letter to Julia Lauzon at with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.
JOB DESCRIPTION
Posting # RI-25-025
Posting Period: June 6 to 20 2025
POSITION:Administrative Assistant
CHEO Research Institute Office of Research Services (ORS)
Current Vacancy
TERM:Full-time (FTE 1.0) Permanent
SALARY: $50000 - $58000 (will commensurate with skills and experience)
Childrens Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (CHEO RI) is the research arm of the Childrens Hospital of Eastern Ontario Ottawa Childrens Treatment Centre (CHEO) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEO RI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child youth and family in our community and beyond.
CHEO RI has an immediate requirement for an Administrative Assistant for the Office of Research Services (ORS).
As an Administrative Assistant with the ORS you will be part of a team that is driving a bold new research strategy and shape a healthier tomorrow at CHEO and beyond. This role is essential in supporting and coordinating the smooth operation of the ORS in its day-to day operations as we collaboratively work towards our strategic goals. You will be valued for your contributions and empowered to grow and succeed in a forward-thinking environment.
KEY RESPONSIBILITIES
ORS Operations Support
- Assist the Director of Research Operations with office space requests and Workspace Committee coordination.
- Coordinate office moves workspace setups furniture orders and renovation requests with the facilities team.
- Manage room access logistics including key distribution and office signage.
- Oversee the booking system for touchdown spaces to support flexible work arrangements.
- Maintain office functionality by ensuring supplies (office and kitchen) are stocked and equipment is operational.
- Support procurement of equipment and technology (e.g. computers monitors) in coordination with IT and procurement teams.
Communications Support
- Provide administrative support to the Communications Team including weekly meetings and inbox management.
- Maintain and distribute the Discoveries newsletter; manage distribution list and coordinate PubMed scans.
- Update website content including researcher profiles publications news and recruitment materials.
- Support intranet updates in collaboration with ORS.
- Provide logistical and technical support for Leadership Check-in events (scheduling AV setup recordings).
- Coordinate the CHEO RI Swag program twice annually including communications ordering and distribution.
Patient and Family Engagement Program Support
- Provide administrative support for the Patient and Family Advisory Committee (PFAC) including scheduling and minute-taking.
- Manage PFAC-related purchases and expense claims in Workday.
- Maintain family leader profiles on the CHEO RI website and support onboarding of new members.
General Administrative Support
- Provide administrative assistance to ORS Directors: scheduling meeting support minute-taking and room bookings.
- Manage expense reporting and claims submission in Workday ensuring compliance and timely processing.
- Maintain and update distribution lists.
- Provide backup support to the Executive Assistant as needed.
Event Coordination
- Organize logistics for meetings and events: scheduling IS coordination catering room setup and vendor invoice processing.
Perform other related duties as assigned.
QUALIFICATIONS
- High school diploma or equivalent; additional qualifications in office administration or related field preferred.
- Minimum 3-5 year of experience in an administrative operations or communications role managing multiple professionals.
- Experience in maintaining multiple calendars organizing large group meetings setting agendas and minute taking.
- Demonstrate high level of attention to details and professionalism.
- Proficiency in computer skills (Microsoft Office 365 and SharePoint).
- Strong organizational skills including time management prioritization scheduling and file management.
- High degree of accuracy proofreading and detail orientation.
- Profound level of confidentiality and discretion in handling sensitive information protecting data and respecting privacy.
- Excellent communication (verbal and written) and interpersonal skills with a customer service mindset.
- Experience in event planning and coordination is an asset.
- Commitment to our values of inclusivity engagement collaboration and innovation.
- Bilingualism is an asset (English and French).
WORKING CONDITIONS
- Work independently and in a team-based environment
- Ability to work under tight deadlines
- On-site work with the flexibility to work in a hybrid work model up to three days a week in accordance with current policy
OTHER REQUIREMENTS
- Eligible to work in Canada;
- Compliance with CHEO RIs Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
- Police Record Check.
TO APPLY
Please send a complete CV and cover letter outlining your experience in relation to the role to .
The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act please notify Human Resources at .
The CHEO Research Institute seeks to increase equity diversity and inclusion in all of its activities including research education and career development patient family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives and value skills such as resilience collaboration and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities Indigenous peoples persons with disabilities persons of minority sexual orientations and gender identities and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.
CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.
Worksite unless otherwise indicated will be 401 Smyth Road Ottawa ON K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest however only those invited for an interview will be contacted.
DESCRIPTION DE POSTE
Numro daffichageRI25025
Priode daffichage: Du 6 au 20juin2025
POSTE:Adjointe administrative ou adjoint administratif
Institut de recherche du CHEOBureau des services de recherche
Poste vacant actuel
DURE:Permanent temps plein 10ETP
SALAIRE: Le salaire varie de 50000$ 58000$ (il sera proportionnel aux comptences et lexprience)
LInstitut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario (IR du CHEO) est lorganisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario situ Ottawa (CHEO) et un institut affili de lUniversit dOttawa. Nous reconnaissons quOttawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. LIR du CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire. Le CHEO est un tablissement et un milieu de travail que nous chrissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivit. LIR du CHEO vise crer de nouvelles connaissances et de nouvelles donnes probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial nos enfants. Notre mission lIR du CHEO consiste runir des gens talentueux exceptionnels et des technologies pour mener des recherches qui changeront la vie de chaque enfant jeune et famille de notre collectivit et ailleurs.
LIR du CHEO a immdiatement besoin dune adjointe administrative ou dun adjoint administratif pour le Bureau des services de recherche.
En tant quajoint administratif au SRO vous ferez partie dune quipe qui met en uvre une nouvelle stratgie de recherche audacieuse pour faonner un avenir en meilleure sant au CHEO et au-del. Ce role est essential pour soutenir et coordonner le bon fonctionnement du SRO dans ses activits quotidiennes tout en collaborant avec nous pour atteindre nos objectifs stratgiques. Vous serez valoris pour vos contributions et vous aurez loccasion de vous panouir et de russir dans un environnement avant-gardiste.
PRINCIPALES RESPONSABILITS
Soutien aux oprations du Bureau des services de recherche
- Aider la directrice des oprations de recherche relativement aux demandes lies aux espaces de bureau et la coordination du comit despace de travail.
- Coordonner les dmnagements des bureaux lamnagement des espaces de travail les commandes de mobilier et les demandes de rnovation avec lquipe des installations.
- Grer la logistique de laccs aux salles comme la distribution des cls et laffichage au bureau.
- Superviser le systme de rservation des points de transition afin de favoriser des modalits de travail flexibles.
- Maintenir la fonctionnalit du bureau en veillant notamment lapprovisionnement des fournitures (bureau et cuisine) et au bon fonctionnement de lquipement.
- Soutenir lacquisition dquipement et de technologies (comme des ordinateurs et des crans) en coordination avec les quipes des TI et de lapprovisionnement.
Soutien aux communications
- Assurer un soutien administratif lquipe des communications notamment pour les runions hebdomadaires et la gestion de la bote de rception.
- Tenir jour et distribuer le bulletin Dcouvertes; grer la liste de distribution et coordonner la recherche de documentation provenant de PubMed.
- Mettre jour le contenu du site Web dont les profils des chercheuses et chercheurs les publications les nouvelles et les documents de recrutement.
- Donner son soutien dans le cadre des mises jour de la plateforme intranet en collaboration avec le Bureau des services de recherche.
- Fournir un soutien logistique et technique pour les bilans du leadership (planification configuration audiovisuelle enregistrements).
- Coordonner le programme darticles promotionnels de lIR du CHEO deux fois par anne dont les communications les commandes et la distribution.
Soutien du programme dengagement des patientes et des patients et de leur famille
- Assurer un soutien administratif au Comit consultatif des patientes et patients et de leur famille dont la planification et la rdaction de procs-verbaux.
- Grer les achats et les demandes de remboursement lis au Comit consultatif des patientes et patients et de leur famille dans Workday.
- Tenir jour les profils des chefs de famille sur le site Web de lIR du CHEO et appuyer lintgration des nouveaux membres.
Soutien administratif gnral
- Fournir une aide administrative aux directrices et directeurs du Bureau des services de recherche en remplissant les tches suivantes: planification soutien lors des runions rdaction de procs-verbaux et rservation de salles.
- Grer la soumission des rapports de dpenses et des demandes de remboursement dans Workday en en assurant la conformit et le traitement rapide.
- Tenir jour les listes de distribution.
- Donner du soutien ladjointe ou ladjoint de direction au besoin.
Coordination des vnements
- Assurer la logistique des runions et des vnements en remplissant les tches suivantes: planification coordination des services dinformation services de traiteur configuration des salles et traitement des factures des fournisseurs.
Accomplir les autres tches connexes assignes.
QUALIFICATIONS
- Diplme dtudes secondaires ou lquivalent; qualifications supplmentaires en administration de bureau ou dans un domaine connexe un atout.
- Un minimum de trois cinqans dexprience dans un rle en administration en exploitation ou en communication tout en supervisant plusieurs professionnelles et professionnels.
- Exprience de la gestion de plusieurs calendriers de lorganisation de runions en grand groupe de ltablissement dordres du jour et de la rdaction de procs-verbaux.
- Grand souci du dtail et professionnalisme.
- Matrise de linformatique (MicrosoftOffice365 et SharePoint).
- Solides comptences organisationnelles notamment la gestion du temps ltablissement des priorits lordonnancement et la gestion des dossiers.
- Haut degr de prcision notamment dans la correction dpreuves et souci du dtail.
- Capacit leve assurer la confidentialit et la discrtion du traitement des renseignements de nature dlicate protger les donnes et respecter la vie prive.
- Excellentes aptitudes en communication (orale et crite) et comptences interpersonnelles avec un tat desprit ax sur le service la clientle.
- Exprience en planification et en coordination dvnements un atout.
- Volont de respecter nos valeurs dinclusion de mobilisation de collaboration et dinnovation.
- Bilinguisme un atout (anglais et franais).
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Capacit travailler en quipe et de faon autonome.
- Capacit travailler dans des dlais serrs.
- Travail sur place avec la possibilit de travailler selon un mode hybride jusqu trois jours par semaine conformment la politique en vigueur.
AUTRES EXIGENCES
- Autorisation de travailler au Canada
- Respect de la politique universelle de vaccination contre la COVID19 de lIR du CHEO
- Vrification du casier judiciaire
POUR POSTULER
Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de prsentation dcrivant votre exprience par rapport au poste .
LIR du CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs qui prise les divers points de vue et qui aide les gens tre eux-mmes. Nous avons pris lengagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous accueillons favorablement les demandes provenant de lensemble des candidates et candidats qualifis. Conformment la Loi de 2005 sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario les personnes qui ont besoin de mesures dadaptation durant le processus de demande demploi peuvent envoyer un courriel ce sujet aux Ressources humaines ladresse .
LIR du CHEO cherche accrotre lquit la diversit et linclusion dans toutes ses activits notamment la recherche lducation et lavancement professionnel les partenariats avec les patientes et patients les familles et les donateurs. Nous accordons de limportance aux perspectives et aux cheminements de carrire diversifis et non traditionnels et aux comptences comme la rsilience la collaboration et ltablissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorits racises dAutochtones de personnes vivant avec un handicap de personnes ayant des orientations sexuelles et des identits de genre minoritaires ainsi que dautres personnes possdant les comptences et les connaissances ncessaires pour collaborer de faon productive auprs de diverses communauts.
LIR du CHEO nutilise pas lintelligence artificielle dans son processus de recrutement et de slection.
Sauf indication contraire le lieu de travail sera situ au 401 chemin Smyth Ottawa (Ontario) K1H8L1. Seules les candidatures des personnes autorises travailler au Canada seront prises en considration. Nous remercions lensemble des candidates et candidats de leur intrt; cependant nous ne communiquerons quavec les personnes qui seront convoques une entrevue.
Employment Type
Full-Time
