ZZP Secretaris -Secretaris IPLO-werkzaamheden

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Secretaris.

LET OP:

Eisen & wensen - graag uitschrijven in het CV!

Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knock-out). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;

Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CVs! Zie onderaan.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:

Als spin in het web zorg je voor structuur en kaders en ondersteun je de IPLO-organisatie. Je denkt mee (en vooruit) met de cordinator van IPLO de liaison en de vakgroep cordinatoren. Je weet wat er speelt en acteert als sparringpartner voor de IPLO-cordinator en andere stakeholders.

Werkzaamheden:

- Je bereidt vergaderingen en besluitvorming voor en zorgt voor de verslaglegging van acties en besluiten.

- Je hebt overzicht over lopende acties en afhankelijkheden en haalt proactief de status van acties op.

- Je houdt de voortgang van projectactiviteiten en verbeteracties bij en draagt bij aan de

inhoudelijke (kwartaal) voortgangsrapportages

- Je weet wat er speelt binnen IPLO en bij onze partners. Je houdt vinger aan de pols bij de cordinatoren leden van de stuurgroep en de klankbordgroep. In die rol ben je de rechterhand van de cordinator.

- Je bereidt de stuurgroep voor en zorgt dat de stukken tijdig en inhoudelijk afgestemd bij de stuurgroep leden komen. Idem voor vakgroep-cordinatorenoverleg.

- Als secretaris van de klankbordgroep bereid je samen met de liaison en de opdrachtgever de vergaderingen (3 maal per jaar) voor en zorg je voor de noodzakelijke verslaglegging. Je haalt vooraf input op bij de klankbordgroep leden bij de verschillende ministeries.

- Samen met de vraagcordinator werk je aan het uniformeren van processen waar nuttig en kijk je waar deze beter en/of efficinter kunnen.

- Je hebt een verbindende rol en hebt contact met de verschillende afdelingen waar IPLO-ers vandaan komen. Op die manier draag je bij aan betere samenwerking.

- Je denkt mee over en draagt bij aan de uitwerking en realisatie van de strategie IPLO 2030

Resultaat opdracht

Jouw inzet resulteert in een optimale uitvoering van de IPLO-werkzaamheden. Opdrachtgevers voelen zich betrokken bij de uitvoering van IPLO. Door jouw inspanningen als secretaris zijn ze op de hoogte en kunnen ze genformeerde keuzes maken. Intern zorg je voor rust door korte en bondige verslaglegging en iedereen goed zicht te geven op lopende (ontwikkel-)acties en de status daarvan. Collegas weten dat ze bij jou terecht kunnen voor de laatste stand van zaken op het gebied van planning en projectbeheersing.

Leiding en toezicht:

Ja

Meest essentile competenties:

Je bent iemand die zich graag wilt ontwikkelen initiatief neemt en flexibel is en vol met positieve energie zit.

Jij beschikt over een zelfstandige en proactieve werkhouding en werkt graag samen in een team.

Met een praktische en nuchtere instelling pak jij zaken op een systematische en ordelijke manier aan.

Je haalt energie uit het samenwerken met inhoudelijk gedreven professionals.

Het is voor de secretaris belangrijk zelf startend te zijn voldoende mensenkennis te hebben en communicatief vaardig te zijn.

Eisen:

1 Kandidaat beschikt over minimaal 1 jaren kennis van en (werk-)ervaring met projectplanning -organisatie en projectbeheersing

2 Kandidaat beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau

3 Kandidaat beschikt over goede mondelinge n schriftelijke vaardigheden in het Nederlands

Wensen:

1 Mate waarin de kandidaat beschikt over kennis van en ervaring met toepassen van vernieuwende technieken en methodieken en werkvormen om anderen te stimuleren mee te doen

2 Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden: Je legt makkelijk verbinding met en tussen verschillende mensen en organisaties/organisatieonderdelen

3 Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden: Proactief: zelfstandig aan de slag snel productief en resultaatgericht

4 Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met gestructureerd werken (in een veranderende omgeving)

5 Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met gebruik van innovatieve tools in de projectondersteuning waaronder AI-tooling

Bij voortijdige beindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;

BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij woonplaats de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;

Bijzonderheden AVG: Gn foto. Gn persoonsgegevens zoals telefoonnummer geboortedatum nationaliteit of LinkedIn. Gn leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).

Mailadres wel in de motivatie vermelden deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).