Administrative Secretary 2/ Secrétaire administrative-AY2 (382420)

Position Overview

Reporting to the Manager Facility and Support Services or Manager the incumbent provides general administrative support for Community Health programs. This includes switchboard/reception word processing data entry processing and/or distributing incoming and outgoing mail or fax documents photocopying filing and records maintenance statistical data collection monitoring and receiving inventory distributing office or medical supplies booking appointments and meeting rooms maintaining a daily staff away/coverage list for reception use and a variety of other office duties as required. The incumbent must contribute to a respectful work environment and participate in workload sharing and coverage within the administrative support team for the site and offices within the community area(s).

Aperu du poste

Sous la supervision du / de la gestionnaire des services organisationnels en communaut le ou la titulaire du poste fournit les services gnraux de soutien administratif suivants pour lquipe programme de sant communautaire: standard tlphonique/rception traitement de texte saisie et traitement de donnes distribution du courrier entrant et sortant et des tlcopies photocopie classement et tenue de dossiers collecte de donnes statistiques surveillance de linventaire distribution des fournitures de bureau et mdicales prise de rendez-vous et rservation de salle de runion tenue dune liste des absences et de la relve lusage de la rception ainsi que diverses tches de bureau selon les besoins. Le ou la titulaire devra contribuer au respect en milieu de travail et participer au partage de la charge de travail et aux remplacements au sein de lquipe de soutien pour le site et les bureaux de la zone communautaire.

Experience

• Two years related experience required.
• Data entry experience would be an asset.
• Experience maintaining records and compiling statistics.
• Excellent communication skills with switchboard/receptionist experience.
• Experience with mail distribution photocopying and faxing.
• Administrative experience in a healthcare office would be an asset.
• Demonstrated knowledge and experience maintaining a filing system.

Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and the Winnipeg Regional Health Authoritys French Language Services Policy the WRHA is committed to offer services in French and English in designated program/service areas serving francophone communities in Winnipeg. THIS POSITION HAS BEEN DESIGNATED BILINGUAL.

This position has been designated as bilingual. If no candidates satisfy the bilingualism requirement candidates meeting all other requirements and qualifications may be considered for the position.

Exprience

• Deux annes dexprience pertinente exiges.
• Une exprience de la saisie de donnes serait un atout.
• Exprience de la tenue de dossiers et de la compilation de statistiques.
• Excellentes aptitudes la communication et exprience au standard tlphonique et la rception.
• Exprience de la distribution du courrier de la photocopie et de la transmission par tlcopieur.
• Une exprience administrative dans un bureau de soins de sant serait un atout.
• Connaissance prouve et exprience du maintien dun systme de classement.

Fidle la Politique des services en langue franaise du gouvernement du Manitoba et sa propre politique en matire de services en franais lOffice rgional de la sant de Winnipeg sest engag offrir ses services en franais et en anglais dans des zones francophones dsignes de programmes et de services. CE POSTE A T DSIGN BILINGUE.

CE POSTE A T DESIGN aucun candidat ne satisfait aux exigences en matire de bilinguisme les candidats qui rpondent tous les autres critres et possdent les autres qualits requises pourraient tre considrs.

Education (Degree/Diploma/Certificate)

• Complete high school education Manitoba standards required.
• Successful completion of a formal post-secondary administrative assistant program required.
• A combination of education and experience may be considered.
• Keyboarding speed of 40 wpm required.
• Proficiency in Microsoft Word Excel and Outlook required.
• Working knowledge of PowerPoint preferred.

ducation (diplmes et certificats)

• Diplme dtudes secondaires qui rpond aux normes manitobaines exig.
• Formation postsecondaire sur les comptences pratiques en travail de bureau exige.
• Une combinaison dtudes et dexprience sera prise en considration.
• Vitesse de saisie au clavier dau moins 40 mots/min exige.
• Comptences en systmes informatiss (Microsoft Word et Excel) exiges.
• Connaissance pratique de Microsoft PowerPoint privilgie.

Certification/Licensure/Registration

Not Applicable

Accrditation/permis dexercer/inscription
Sans objet

Qualifications and Skills

• Must be able to speak and read French at the predetermined linguistic level.
• Excellent command of the English language (both oral and written).
• Ability to learn and adapt to new computerized programs.
• Ability to effectively work as a team member.
• Ability to maintain confidentiality.
• Ability to plan and organize a heavy workload under pressure to meet deadlines.
• Demonstrated ability to work independently with minimal supervision.

Qualifications et comptences

• Aptitude sexprimer et lire en franais un niveau linguistique prdtermin.
• Excellente matrise de langlais ( loral et lcrit).
• Capacit dapprendre et de sadapter de nouveaux programmes informatiques.
• Capacit de travailler efficacement au sein dune quipe.
• Capacit de prserver la confidentialit.
• Capacit de planifier et dorganiser une charge de travail importante dans un climat de tension et de respecter les chances.
• Capacit prouve de travailler de faon autonome avec une supervision minimale.

Physical Requirements

Not Applicable

Exigences physiques
Sans objet.