Coordinateur PMO (m/f/x)

Sous la responsabilit de la Direction gnrale de la clinique SaintJean et en liens fonctionnels avec les commanditaires de projets et les comits de pilotage institutionnels le coordinateur PMO est charg de la gestion de tous les aspects de la mise en uvre des projets. Il dirige et anime lquipe projet (1 personne) et gre lensemble du cycle des projets hospitaliers qui lui sont soumis. Il travaille en troite collaboration avec lquipe qualit (1 personne). La collaboration effective entre ces diffrentes entits traduit la volont dapporter la meilleure cohsion et lappui mthodologique requis dans le dveloppement dinitiatives et de projets visant une amlioration continue des processus organisationnels et fonctionnels dans une perspective positive de lexprience patient dune part le dveloppement de lactivit hospitalire et de linnovation dautre part.

A cette fin la Clinique SaintJean recrute:

Coordinateur PMO (m/f/x)

Fonction :

1) Concertation avec la Direction gnrale

• Fixe avec la Direction gnrale les niveaux de priorit et durgence des projets qui lui sont soumis.
• Informe rgulirement la Direction gnrale et lExco des ralisations et avances des projets en cours.

2) Coordination de projets

• Exerce un rle dinterface avec les acteurs et rapporteurs des directions et services concerns.
• Constitue et coordonne le comit de pilotage la constitution de lquipe de base qui dveloppera le projet dans le respect des ressources alloues et tenant compte des comptences techniques et fonctionnelles ncessaires.
• Propose une mthodologie de travail adapte et un plan dvaluation de suivi de projet.
• Coordonne et participe la dfinition et au cadrage des besoins fonctionnels et/ou techniques en collaboration avec les commanditaires internes.
• Coordonne et participe la rdaction des spcifications gnrales et dtailles du projet la mise en place de sa structure et de ses rgles de fonctionnement.
• Coordonne et participe la prparation dun ventuel appel doffre.
• Recueille les lments du cahier des charges et les objectifs du commanditaire du projet et participe la prparation dfinitive.
• Propose au commanditaire et au comit de pilotage une planification et un phasage du plan daction dans les limites de temps imparties des ressources humaines mobilisables et des moyens financiers allous.
• Propose une mthodologie de travail adapte et un plan dvaluation de suivi de projet.
• Evalue les risques pouvant intervenir en cours de ralisation du projet.

3) Collaboration avec les comits de pilotage

• Rapporte la structure permanente que constitue le comit de pilotage.
• Remet au comit de pilotage les rsultats et avances de lquipe chaque phase davancement dfinie initialement dans llaboration du projet.
• Fait valider par le comit de pilotage lavance des travaux ainsi que sa finalisation.

4) Dveloppement pilotage et suivi du projet

• Sassure que lensemble du projet soit gr jusqu sa finalisation en respectant les objectifs dfinis les cots et les dlais de ralisation ainsi que les valeurs dfinies au dpart du projet.
• Formalise les processus de travail et les rgles de fonctionnement.
• Assure la communication vers tous les acteurs du projet.
• Assure le reporting vers le comit de pilotage le commanditaire du projet et lExco.
• Pilote mesure et contrle lavancement du projet avec un systme de contrle adapt (tableaux de bord indicateurs planification)
• Planifie organise et dirige les activits en vue datteindre les objectifs dfinis par le commanditaire du projet et/ou le comit de pilotage.
• Structure et suit le droulement et lavancement du projet.
• Contrle les passages dune phase lautre du projet.
• Contrle et value mthodiquement et systmatiquement les rsultats obtenus.
• Supervise lensemble des tests de validation des actions proposes.
• Promeut le projet dans les dpartements.

5) Direction gestion et animation de lquipe

• Conseille lExco en matire de mthodologie dimplmentation de la stratgie et dans le dveloppement dune politique de gestion de projets.
• Assure la supervision et la coordination de lquipe PMO (dfinition prvisionnelle du cadre en personnel recrutement gestion journalire de la continuit plan de formation continue ).
• Assure les interfaces avec les organismes extrieurs (SPF Sant publique INAMI fdrations Accrditation Certification ) et partenaires externes (Associations patients Groupe damlioration QualitScurit Forum de bnficiaires de soins)
• Maintient le groupe dans le cadre fix par le comit de pilotage.
• Dirige coordonne et anime les actions et lexcution des missions de lquipe.
• Contrle les ressources dont il a la charge.
• Favorise lutilisation par lquipe de ses savoirs comptences humaines techniques et financires au service du projet.
• Contrle son efficacit de leader et exerce une influence positive et constructive sur lquipe.
• Fournit lquipe les mthodes de travail.
• Veille la qualit du travail et la coopration.

6) Gestion des contacts clientsfournisseurs

• Dveloppe un rseau de collaboration.
• Etablit des liens pour un travail concert et le partage dinformation.
• Mobilise les intervenants cls afin de les intgrer au projet.
• Etablit et maintient les communications et collaborations efficaces des personnes et des groupes engags dans le projet.

7) Intermdiaires entre les acteurs internes et externes

• Est linterface entre les collaborations internes et externes linstitution.
• Gre les intervenants externes linstitution.
• Supervise et coordonne le travail de lensemble des acteurs internes et externes.

8) Gestion des budgets

• Veille au respect du budget allou au projet et en informe le comit de pilotage.

9) Suivi administratif

• Dveloppe complte finalise et valide les documents livrer dans le cadre du projet.
• Analyse la documentation pertinente pour le projet.
• Utilise loutil informatique (bureautique et programmes spcifiques) et sintresse aux nouvelles applications en support la gestion de projets

Qualifications :

• Connaissances approfondies en organisation hospitalire gestion de la qualit et management de projets.
• Exprience professionnelle hospitalire significative (min. 5 ans) dans lexercice de fonctions de responsables.
• Management moderne et participatif privilgiant le dveloppement des personnes et des comptences les pratiques innovantes.
• Vision stratgique sur lvolution des processus organisationnels et des pratiques managriales.
• Proactif et sens aigu de lapproche client orient rsultats intrt pour linnovation
• Ouverture vers des questions ayant trait aux enjeux de la diversit culturelle en milieu hospitalier.
• Capacits de leadership dorganisation du travail de gestion de projets de rsistance au stress de prise dinitiative de collaboration multidisciplinaire et hirarchique.
• Dynamisme flexibilit crativit et rigueur.
• Aisances relationnelles de communication et dcoute.
• Capacits analytiques et de synthse.
• Connaissances des outils informatiques.
• Bilinguisme actif (Fr/Nl). Connaissance de langlais est un atout.
• Niveau dtudes requis : diplme niveau master ou assimil. Certification complmentaire en Management de gestion de projets.

Informations supplmentaires :

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