Assistante de Direction

Le rle de lassistant(e) de direction consiste assister un ou plusieurs Directeurs dans laccomplissement de ses tches au quotidien. Il/Elle le dcharge des tches administratives et joue le rle dinterface avec les divers interlocuteurs de celuici.

Il/Elle a en charge lorganisation la coordination et le traitement dun ensemble dinformations ncessaires lactivit de lentreprise.

Missions et Responsabilits

• Prendre connaissance alerter et suivre les mails les appels et courriers et grer les actions et la gestion des documents qui en rsultent
• Grer lagenda les dplacements et les notes de frais
• Organiser les vidos confrences et confrence calls
• Organiser la tenue de runions sminaires Groupe et hors Groupe en assurant toute la logistique associe
• Assurer laccueil des visiteurs et dlgations
• Assurer linterface avec les diffrents Dpartements et la Direction (prise de runions communication dinformations)
• Rdiger les courriers et notes internes
• Organisation des plannings darrive des collaborateurs dpendants des directeurs assists
• Gestion des signatures Notarisation dactes notaris de documents
• Rdaction de demande dachat suivi de la commande jusqu la mise au paiement
• Concevoir les tableaux de bord
• Effectuer le suivi des actions et dcisions
• Suivre la qualit des documents et grer les procdures internes
• Grer les dossiers spcifiques dans le cadre de ses comptences
• Coordonner et dlguer les activits administratives
• Faire des propositions pour amliorer le fonctionnement du dpartement
• Assurer la communication des Directeurs avec lextrieur et le Groupe
• Contrler la signature la suite de la DOA et procder lenregistrement et la distribution du document sign
• Proposer des amliorations gnriques du processus
• Tout autre soutien ponctuel dautres dpartements (vnement client etc.) ou tout autre travail li la fonction.

Qualifications :

Diplmes :
Formation de niveau bac 2 bac 4

Connaissances :
Fonctionnement de lentreprise
Exprience dun environnement international
Les techniques lies son mtier
Exprience de travail dans une organisation matricielle

Comptences
Les outils bureautiques essentiellement WORD EXCEL et la messagerie OUTLOOK
Langlais courant indispensable et la connaissance dune autre langue souhaitable
Les principaux modules SAP
La conception doutils de gestion
Le suivi budgtaire capacit de suivre les frais de service de/des directions assistes
La constitution de dossiers spcifiques
La recherche analyse et traitement de linformation
La communication (assurer les relations internes et externes)
Les principes du classement documentaire
Aisance dans la rdaction et lexpression orale

Qualits requises
Faire preuve dautonomie
Grer les priorits
Rendre compte de son activit sa direction
Respecter la confidentialit des informations
Sadapter de nouvelles missions et de nouveaux outils
tre force de proposition ractivit
Bonne communication
Diplomatie
Sens pouss de lorganisation
Gestion du temps

Planification et Prise de dcision :
Planification des runions clefs et invitation des acteurs clefs
Rle de conduite de projet et de coordination des acteurs internes et externes
Initiatives et dcisions prendre en autonomie pour amliorer le temps de traitement de sujet simples ou moyennement complexes

Informations supplmentaires :

Nous croyons que la diversit des modes de pense et des parcours de nos employs contribue au succs de lentreprise. Toutes les candidatures correspondant au profil seront examines de faon quitable indpendamment de la couleur la religion le sexe lorientation et lidentit sexuelle le pays dorigine la situation conomique le handicap lge ou toute autre caractristique du candidat protge par la loi. Nous sommes fiers dtre une entreprise ouverte tous avec des valeurs bases sur lgalit et lthique o la diversit est encourage apprcie et valorise.

We believe that different perspectives and backgrounds are what make a company flourish. All qualified applicants will receive equal consideration for employment regardless of color religion sex sexual orientation gender identity national origin economic status disability age or any other legally protected characteristics. We are proud to be an inclusive company with values grounded in equality and ethics where we celebrate support and embrace diversity.

At no time during the hiring process will Smiths Group nor any of our recruitment partners ever request payment to enable participation including but not limited to interviews or testing. Avoid fraudulent requests by applying jobs directly through our careers website (Careers Smiths Group plc)

Nous croyons que la diversit des modes de pense et des parcours de nos employs contribue au succs de lentreprise. Toutes les candidatures correspondant au profil seront examines de faon quitable indpendamment  de la couleur la religion le sexe lorientation et lidentit sexuelle le pays dorigine la situation conomique le handicap lge ou toute autre caractristique du candidat protge par la loi. Nous sommes fiers dtre une entreprise ouverte tous avec des valeurs bases sur lgalit et lthique o la diversit est encourage apprcie et valorise.