Office Administrator
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Posted on :
01-05-2025
Employer Active
1 Vacancy
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Job Description
Le franais suit
Join Our Team as an Office Administrator!
Job Type: Maternity Leave Replacement contract 20 months) fulltime
Expected Compensation: $55000$65000 per year (depending on experience and qualifications).
Role: Existing role
Are you ready to make a difference in the telecommunications landscape
At the Commission for Complaints for Telecomtelevision Services (CCTS) our goal is to provide impartial fair and effective complaint resolution services data and insights to telecom and TV consumers and service providers. We offer a free service to Canadians and we need professionals like you to help us uphold our commitment to fairness and accountability.
Why CCTS
At the CCTS we believe in the power of connection both in the services we deliver and the talents we cultivate. We are more than just a dispute resolution company; we are innovators and problemsolvers dedicated to ensuring positive experiences for telecommunication and TV consumers and service you are looking to make a real impact in a dynamic environment you have come to the right place!
Your Role:
As an Office Administrator you will act as the administrative backbone of the organization performing a variety of tasks to keep CCTS administrative and office functions running smoothly. You will wear many hats as you adapt to highly variable work requests from multiple departments ofinternal (and occasionally external) stakeholders. You will have the opportunity to flex your organization and time management skills as you provide administrative support across various teams schedule all staff meetings and training keep an inventory and organized rotation of office materials and maintain day to day office functions in a hybrid environment. Unlike many other administrative and receptionist roles this role requires only 3 days in office per week allowing 2 days of flexible remote work per week.
Your Responsibilities:
- Office Administration:
- Attending the office 3 days per week (under the current hybrid model) and taking responsibility for ensuring smooth office processes both inoffice and when working remotely
- Maintaining the office to ensure functional day to day operation (for example maintaining office supplies and inventory organizing and filing documents managing shredding needs etc.
- Keeping the office orderly organized and wellstocked by maintaining and organizing inventory of office and kitchen supplies
- Managing incoming and outgoing courier and supply deliveries as well as collecting sorting and distributing mail (including offsite P.O. box)
- Assist with the scheduling coordination and preparation for staff wide events including in person and virtual meetings training seminars team building and social events
- Provide administrative support with tasks such as filing creation of general documents and presentations and maintaining contact lists
- Liaise with building management and external suppliers for items relating to office management including service calls
- Greeting and signing in visitors in accordance with CCTS security policy and ensuring lobby and common areas are presentable
- Issuing IDs and passes for CCTS employees
- Supporting various technologies such as the Signin App Google Doorbell digital suggestion box etc.
- Administrative Services:
- Running various reports for departmental needs
- Processing access requests
- Employee engagement administration (such as birthday emails service anniversaries employee recognition etc.
- Filing forms and documents
- Back up toAdministrative roles in other departments
- Supporting HR IT and other departments with administrative tasks and special projects that may arise from time to time
- Purchasing and tracking expenses related to Human Resources training and office administration and preparing weekly financial reports
- Monitoring and providing support via the Admin Support email inbox
Our ideal candidate:
Our ideal candidate can communicate effectively to foster strong relationships with other employees and operate with the highest degree of ethics and integrity. They have a strong ability to manage multiple priorities within deadlines without sacrificing quality of work Lastly they take pride in their work and their contributions to the organization and show good judgement in planning their own work.
Must have magic:
- A postsecondary education (minimum 2year community college) preferably in administration business and/or project management
- A minimum of 1 year experience in an administrative role including experience with general office administration
- Exceptional attention to detail and ability to work to a high degree of accuracy.
- Intermediate to advanced knowledge and experience with MS Office Suite including Outlook Word Excel and PowerPoint
- Strong initiative to independently solve problems as well as an understanding of when it is appropriate to involve others
- The ability to handle confidential information tactfully and discreetly
- An Understanding of the telecommunications or television industry or experience in call centre environments is an asset
- Bilingualism (FR/ENG) is very strongly preferred
How to Apply:
Are you ready to embark on an exciting journey
Be sure to polish your rsum and write a compelling cover letter to take advantage of this opportunity! Only candidates selected for an interview will be contacted. Your path to making a meaningful impact starts here.
Accommodation:
At CCTS we value an accessible and inclusive hiring process for all applicants including those with disabilities. If you need accommodations please let us know by emailing when you submit your application. We request at least one business days notice before interviews or tests. Your comfort and accessibility are our priority and we aim to support all applicants in showcasing their talents.
Commitment to Diversity Equity and Inclusion
At CCTS we are dedicated to building a diverse and equitable workforce that reflects the communities we serve. We believe diversity strengthens our organization and enhances our ability to meet the needs of those we support. We are committed to providing equal employment opportunities for all without discrimination based on race colour religion sex sexual orientation gender identity national origin disability or veteran status. We promote practices that celebrate the unique perspectives of everyone and invite applicants from all backgrounds to help us create a welcoming environment where all contributions are valued.
Administrateur ou administratrice de bureau
Type demploi: Remplacement de cong de maternit temps plein 20 mois)
Rmunration prvue: De 55000$ 65000$ (selon lexprience et les comptences).
Poste: Poste existant
tesvous prt faire une diffrence dans le domaine des tlcommunications
la Commission des plaintes relatives aux services de tlcomtlvision(CPRST) nous avons pour objectif de fournir des services de rglement des plaintes des donnes et des renseignements impartiaux quitables et efficaces aux consommateurs et aux fournisseurs de services de tlcommunications et de tlvision. Le service que nous offrons aux Canadiens est gratuit et nous avons besoin de professionnels comme vous pour nous aider respecter notre engagement envers lquit et la responsabilisation.
Pourquoi laCPRST
laCPRST nous croyons au pouvoir de la connexion tant pour ce qui est des services que nous offrons que des talents que nous cultivons. Nous ne sommes pas seulement une socit de rsolution de diffrends nous sommes des innovateurs et des solutionneurs de problmes qui se consacrent assurer des expriences positives aux consommateurs et aux fournisseurs de services de tlcommunications et de vous cherchez faire une relle diffrence dans la vie des gens et cela dans un environnement dynamique vous tes au bon endroit!
Votre rle:
titre dadministrateur ou dadministratrice de bureau vous serez la pierre dassise de laspect administration de lorganisation et accomplirez diverses tches pour assurer le bon fonctionnement des fonctions administratives et de bureau de la Commission des plaintes relatives aux services de tlcomtlvision (CPRST). Vous jouerez plusieurs rles alors que vous vous adapterez aux demandes de travail trs variables provenant de plusieurs services dintervenants internes (et parfois externes). Vous aurez loccasion de dmontrer votre sens de lorganisation et vos comptences en gestion du temps alors que vous fournirez du soutien administratif diverses quipes planifierez les runions et la formation du personnel maintiendrez les stocks et une rotation organise des articles de bureau et assurerez le travail de bureau quotidien dans un environnement hybride. Contrairement de nombreux autres rles administratifs et de rceptionniste ce poste ne ncessite que trois jours de prsence au bureau par semaine permettant deux jours de tltravail flexible par semaine.
Vos responsabilits
- Administration de bureau :
- Assurer une prsence au bureau trois jours par semaine (selon le modle hybride actuel) et assumer la responsabilit dassurer le fonctionnement harmonieux du bureau tant sur place quen tltravail.
- Assurer le fonctionnement du bureau au quotidien (par exemple tenir jour les fournitures de bureau et linventaire organiser et classer les documents grer les besoins en matire de dchiquetage etc..
- Maintenir le bureau en ordre et organis et grer lapprovisionnement en stocks en tenant jour et en organisant linventaire des fournitures de bureau et de la cuisine.
- Grer les livraisons et les envois de services de messagerie et de fournitures ainsi que la collecte le tri et la distribution du courrier (y compris les cases postales hors site).
- Aider la programmation la coordination et la prparation des activits virtuelles et en personne organises pour lensemble du personnel notamment les runions les sminaires de formation les activits de renforcement de lesprit dquipe et les activits sociales.
- Fournir un soutien administratif en effectuant des tches telles que le classement la cration de documents gnraux et de prsentations et la tenue de listes de contacts.
- Assurer la liaison avec les gestionnaires de limmeuble et les fournisseurs externes en ce qui a trait la gestion du bureau y compris les appels de service.
- Accueillir les visiteurs et leur faire signer le registre conformment la politique de scurit de la CPRST et sassurer que le hall dentre et les parties communes sont prsentables.
- mettre des pices didentit et des laissezpasser pour les employs de la CPRST.
- Assurer le soutien pour diverses technologies comme lapplication SignIn Google Doorbell la bote suggestions numrique etc.
- Services administratifs :
- Produire divers rapports pour rpondre aux besoins des services.
- Traiter les demandes daccs.
- Administrer la mobilisation du personnel (courriels danniversaire anniversaires de service reconnaissance des employs etc..
- Classer les formulaires et les documents.
- Agir comme remplaant dadministrateur ou administratrice dautres services.
- Aider les RH et les TI ainsi que dautres services dans le cadre de tches administratives et de projets spciaux qui peuvent survenir de temps autre.
- Effectuer les achats et faire le suivi des dpenses lies aux Ressources humaines la formation et ladministration de bureau et prparer les rapports financiers hebdomadaires.
- Assurer une surveillance et un soutien par lentremise de la bote de rception du soutien administratif.
Lindispensable : une touche de magie
- tudes postsecondaires (au moins deux ans dans un collge communautaire) de prfrence dans le domaine de ladministration des affaires et/ou de la gestion de projet.
- Au moins un an dexprience dans un rle administratif notamment dans ladministration gnrale de bureau.
- Souci du dtail exceptionnel et capacit travailler avec grande prcision.
- Connaissance et exprience de niveau intermdiaire avanc de la suite MS Office notamment Outlook Word Excel et PowerPoint.
- Excellente initiative pour rsoudre les problmes de faon autonome et comprhension du moment o il est appropri de faire appel aux autres.
- Capacit traiter renseignements confidentiels avec tact et discrtion.
- Comprhension du secteur des tlcommunications ou de la tlvision ou exprience des centres dappels un atout.
- Le bilinguisme (franais/anglais) est trs fortement souhait.
Notre candidate ou candidat idal
Notre candidat idal est capable de communiquer efficacement pour favoriser des relations solides avec les autres employs et de fonctionner avec le plus haut degr dthique et dintgrit. Il possde une grande capacit grer plusieurs priorits la fois dans les dlais impartis sans sacrifier la qualit du travail. Enfin il est fier de son travail et de sa contribution lorganisation et fait preuve de jugement dans la planification de ses tches.
Nous sommes impatients dexaminer votre demande! Si vous rpondez ces critres vos talents uniques pourraient tre la combinaison idale pour notre quipe!
Comment prsenter une demande:
tesvous prt entreprendre ce voyage passionnant
Assurezvous de peaufiner votre curriculum vit et rdigez une lettre de prsentation convaincante pour profiter de cette occasion! Nous ne communiquerons quavec les candidats retenus pour participer une entrevue. Votre cheminement visant faire une relle diffrence commence ici.
Mesures dadaptation:
laCPRST nous valorisons un processus dembauche accessible et inclusif pour tous les candidats y compris les personnes handicapes. Si vous avez besoin de mesures dadaptation veuillez nous en informer en envoyant un courriel lorsque vous soumettrez votre demande. Nous demandons un pravis dau moins un jour ouvrable avant les entrevues ou les tests. Votre confort et votre accessibilit sont notre priorit et nous voulons aider tous les candidats mettre en valeur leurs talents.
Engagement envers la diversit lquit et linclusion
laCPRST nous nous engageons btir une mainduvre diversifie et quitable qui reflte les collectivits que nous servons. Nous croyons que la diversit renforce notre organisation tout comme notre capacit rpondre aux besoins de ceux que nous appuyons. Nous nous engageons offrir des possibilits demploi gales tous sans discrimination fonde sur la race la couleur la religion le sexe lorientation sexuelle lidentit de genre lorigine nationale le handicap ou le statut dancien combattant. Nous faisons la promotion de pratiques qui clbrent les points de vue uniques de tous et invitons les candidats de tous horizons crer un environnement accueillant o toutes les contributions sont valorises.
Required Experience:
Unclear Seniority
Employment Type
Contract
Key Skills
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