Time Tracking Officer Finance Permanent Full-time 10 Personne responsable du suivi des heures Finances - Poste permanent temps plein 10

Compensation Pay Range:

Job Description:

If you are a current CHEO employee with access to Workday please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant.

Ottawa is built on unceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few standalone global leaders in pediatric health and is home to nearly 4500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1 of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure CHEO combines excellence in clinical care research and education to advance seamless care thats provided where when and how it is needed. CHEOs Research Institute is dedicated to worldclass clinical translational and basic science research covering a wide range of childrens health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canadas Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row the editors of Canadas Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500000 children and youth from Eastern Ontario western Quebec Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Time Tracking Officer Finance is responsible and dedicated to supporting the hospitals time tracking and scheduling systems (Workday and UKG Dimensions). The position will work collaboratively with internal and external partners to ensure employees are paid accurately and on time. This includes daily routine activities and being the primary contact for any Time Tracking related inquiries and change requests. This role will require an individual to be analytical and have a strong customer service attitude.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Assist with the processing time tracking entries of a biweekly payroll for union and nonunion employees.

• Run audit reports on routine basis and take any necessary actions.

• Send out reminders and updates to the organization on changes in processes.

• Review and maintain existing configuration in UKG and Workday.

• Intake support calls and provide resolution/escalation of questions or requests from users.

• Intake change requests review and document requirements before providing to system team to execute.

• In charge of user and regression testing major system releases and change requests.

• Troubleshoot errors before raising tickets.

• Identify and document content changes for enduser training.

• Review of the errors and corrections in UKG/Workday in Integration Error Logs.

• Responsible for the daily entry of historical time adjustment submissions from staffing officers and timekeepers.

• Gather and analyze requirements for process optimizations.

• Participate with payroll on the development of policy and procedure.

• Maintain visibility periods rotation schedules in UKG.

• Oversee and utilize other software to ensure the quality of the information required for successful processing of payroll.

• Perform other duties as required.

QUALIFICATIONS

• PostSecondary Degree or Diploma 3 years) in Technology Human Resources Business or Finance (Essential) *

• Three 3 years of related experience with payroll scheduling or human resource systems (Essential)

• Experience with Workday and UKG Dimensions (Preferred)

• Demonstrated ability to work independently as well as demonstrated flexibility working in a team environment. (Essential)

• Demonstrated strong interpersonal/communication skills. (Essential)

• Demonstrated strong critical thinking skills. (Essential)

• Demonstrated accuracy and attention to detail. (Essential)

• Demonstrated flexible approach to work demands. (Essential)

• Demonstrated initiative and ability to adjust priorities. (Essential)

• Demonstrated working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety. (Essential)

• Flexible hours including evening weekend and holiday work may be required.

• Criminal Record Check (Level 1(Essential)

• Bilingualism (French/English)(Preferred)

*Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements.

Effective March 29 2021 CHEO will conduct a more comprehensive prescreening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test practical exam or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff patients and visitors. Consistent with that commitment all applicants must be fully vaccinated against COVID19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID19. Upon hiring presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided orpresentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.

Si vous travaillez actuellement au CHEO et que vous avez accs lapplication Workday veuillez postuler ce poste en tant que candidate ou candidat interne partir de Workday.

Pour vous assurer que nous recevons bel et bien votre demande veuillez la soumettre au plus tard 23h59 le jour prcdant la date limite indique.

Ottawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les Anichinabs vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. Le CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuit et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire.

Le CHEO est lun des rares chefs de file mondiaux en matire de sant pdiatrique et il compte prs de 4 500 membres du personnel et mdecins qui se consacrent aider les enfants et les jeunes vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grce des partenariats avec des fournisseurs communautaires le CHEO est pass dun hpital de soins actifs du 20e sicle un systme de sant intgr du 21e sicle pour enfants et jeunes. Class dans le premier un pour cent des hpitaux canadiens pour la numrisation de son infrastructure clinique le CHEO combine lexcellence dans les soins cliniques la recherche et lducation pour faire progresser les soins sans discontinuit l o ils sont ncessaires et ce de manire et aux endroits appropris. LInstitut de recherche du CHEO se consacre la recherche clinique translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large ventail de problmes de sant chez les enfants. Le CHEO a t nomm deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit o travailler dans le domaine des soins de sant au Canada et sest class au deuxime rang des hpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs annes daffile. Pour la dixime anne conscutive les rdacteurs du Palmars des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme lun des meilleurs employeurs de la rgion de la capitale nationale. Chaque anne le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de lest de lOntario de louest du Qubec du Nunavut et du nord de lOntario.

RSUM DES FONCTIONS

La personne responsable du suivi des heures Finances est responsable des systmes de suivi et de planification des heures de travail de lhpital (Workday et UKGDimensions). La personne titulaire du poste collaborera avec les parties prenantes linterne et lexterne pour assurer la paie des membres du personnel sera exacte et verse temps. Elle sera entre autres appele participer aux activits courantes quotidiennes et agir titre de personneressource principale pour toute demande de renseignements et de changement lie au suivi des heures. La personne titulaire du poste doit possder un esprit danalyse et avoir de fortes aptitudes en matire de service la clientle.

PRINCIPALES RESPONSABILITS

• Contribuer au traitement des entres de suivi des heures de travail dune rmunration bihebdomadaire pour les et non .

• Produire rgulirement des rapports de vrification et prendre toute mesure ncessaire.

• Envoyer des rappels et des mises jour lorganisme au sujet des changements apports aux processus.

• Passer en revue la configuration actuelle dans UKG et Workday et la tenir jour.

• Recevoir les appels de soutien et rpondre aux questions ou aux demandes des ou bien les transmettre aux chelons appropris.

• Recevoir les demandes de changement lies au suivi des heures les passer en revue et en consigner les exigences avant de les transmettre lquipe responsable du systme aux fins dexcution.

• Diriger les essais par les utilisateurs et les tests de rgression des systmes majeurs et ceux des demandes de changement lies au suivi des heures.

• Tenter de rsoudre les erreurs avant de soumettre un ticket.

• Dterminer et consigner les changements apports au contenu de la formation des .

• Passer en revue les erreurs et les corrections qui se trouvent dans les registres derreurs dintgration dans UKG/Workday.

• Soccuper de la saisie quotidienne des anciennes demandes dajustement des heures de travail soumises par les de dotation et les .

• Recueillir et analyser les exigences relatives loptimisation des processus.

• Participer llaboration de politiques et de procdures avec lquipe responsable de la paie.

• Tenir jour les priodes de visibilit et les horaires de rotation dans UKG.

• Superviser lutilisation dautres logiciels pour assurer la qualit des renseignements requis pour le traitement de la paie et utiliser ces logiciels.

• Accomplir dautres tches au besoin.

QUALIFICATIONS

• Un diplme dtudes postsecondaires ou un baccalaurat 3ans) en technologie en ressources humaines en affaires ou en finances (Essentiel) *

• Trois(3)ans dexprience connexe des systmes de paie de la planification ou des ressources humaines (Essentiel)

• Exprience avec Workday et UKGDimensions (Prfrable)

• Capacit avre travailler de faon autonome et souplesse manifeste pour travailler en quipe (Essentiel)

• Solides comptences en relations interpersonnelles et en communication. Pense critique manifeste (Essentiel)

• Minutie et souci dexactitude (Essentiel)

• Approche souple face aux exigences de travail (Essentiel)

• Grand esprit dinitiative et capacit manifeste revoir les priorits (Essentiel)

• Connaissance pratique des lois applicables en matire de sant et de scurit du travail; connaissance gnrale des politiques et procdures dentreprise et des diffrents services en matire de sant et de scurit (Essentiel)

• Vrification du casier judiciaire (de niveau 1 (Essentiel)

• Bilinguisme (Anglais/Franais) (Prfrable)

* Une exprience et une formation officielle ainsi quun rendement et des capacits dmontrs pourraient remplacer les exigences stipules en matire dtudes et dexprience.

partir du 29 mars 2021 CHEO mnera un processus de prslection et dvaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varis et multidimensionnels tels quun test crit un examen pratique ou une autre valuation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et prfres peuvent tre tests.

La validation du bilinguisme (franaisanglais) se fera au moyen dune valuation des comptences linguistiques mene par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date dembauche.

CHEO sengage offrir un environnement scuritaire au personnel aux patients et aux visiteurs. Conformment cet engagement tous les candidats doivent tre entirement vaccins contre la COVID19 pour tre considrs comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bnvole. Les candidats sont galement fortement encourags recevoir leurs doses de rappel contre la COVID19 lorsquils sont admissibles pour viter la propagation de COVID19. Lors de lembauche la prsentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complte doit tre fournie ou la prsentation de documents justificatifs dune contreindication mdicale valide ou dune autre considration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de lOntario.

CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs. Nous nous sommes engags fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats vous avez besoin de mesures dadaptation pendant une phase du processus de recrutement veuillez communiquer avec les Ressources humaines . Tous les renseignements reus concernant les mesures dadaptation resteront confidentiels et seront traits conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois nous ne communiquerons quavec celles qui seront convoques une entrevue.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process please contact Human Resources at . All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply however only those to be interviewed will be contacted.