Le Gestionnaire de Contrats est un membre essentiel de lquipe des Services de Sant responsable daider tous les aspects de la livraison des exigences contractuelles de services de sant pour des contrats de tailles et de complexits varies. Le Gestionnaire de Contrats est responsable de coordonner et de grer les oprations contractuelles et les activits administratives sous la direction du Directeur et/ou du Directeur adjoint des Services de Sant de Calian.
Le Gestionnaire de Contrats est responsable de veiller ce que toutes les obligations contractuelles soient remplies que tous les objectifs de satisfaction du personnel et du client ainsi que les objectifs financiers des contrats respectifs soient atteints. Le Gestionnaire de Contrats joue principalement un rle orient vers lextrieur centr sur la satisfaction des employs et des clients et le succs financier des projets. Il est entirement responsable de la russite de tous les indicateurs contractuels.
VOS RESPONSABILITS :
Gestion des Contrats :
- Veiller ce que les lments suivants soient respects pour tous les contrats quils grent :
- Satisfaction de la mainduvre
- Satisfaction des clients
- Marge brute (par rapport aux objectifs dtermins lors de lattribution du contrat)
- Conformit contractuelle
- Rtention du contrat (renouvellement)
- Croissance du contrat (augmentation des revenus audel des revenus lattribution du contrat)
- Support aux propositions :
- Encourager le renouvellement dun contrat existant quils grent
- Examiner les propositions pour les contrats quils greront
- Assister aux runions de tarification des propositions pour les contrats quils greront
- Support gnral :
- Contribuer lquipe de la ligne de service
- Contribuer aux prvisions trimestrielles et au budget annuel
- Interagir avec les Administrateurs de Contrats des Services de Sant et les Services Divisionnels (RH/Paie Finance etc. pour faciliter le flux dinformations
- Identifier des opportunits commerciales au sein du contrat et de lorganisation du client
- Activits prvues (mais non limites :
- Aider dterminer les exigences des contrats pour le dmarrage la livraison et la clture
- Examiner la documentation contractuelle i.e. contrats/accs/formations pour sassurer que les documents sont complets prcis et jour
- Grer les budgets les flux de trsorerie les calendriers les ressources humaines et les relations avec les clients
- Suivre les progrs et la qualit du travail effectu sur le site du client par les fournisseurs de soins de sant
- Faciliter linterface au besoin entre le client ou le fournisseur de soins de sant et lquipe des Services de Sant de Calian et les units de support commercial des Services Divisionnels de lorganisation
- Utiliser des outils de planification et de contrle de projets pour prparer et grer les plans de contrats les budgets les dpenses et les rapports ainsi que pour effectuer des analyses financires
- Suivre les problmes leur rsolution et le suivi des lettres dintention des demandes de lettres doffre des propositions de tches des avis de changement demploy des packs dorientation et autres documents contractuels requis
- Vrifier mettre jour et approuver les feuilles de temps et les factures des fournisseurs de soins de sant (FSS) conformment la lgislation provinciale applicable et aux exigences du contrat
- Tenir le Directeur/Directeur adjoint des Services de Sant de Calian inform de ltat de livraison des contrats et des problmes pouvant affecter les relations avec les clients la satisfaction des clients et/ou des fournisseurs de soins de sant et les performances commerciales
- Sassurer que les factures et les relevs de progression mensuels sont soumis avec prcision pour les projets en cours chaque mois
- Rechercher et communiquer des ides pour amliorer les processus et procdures internes
- Collaborer avec les autres membres de lquipe des Services de Sant de manire positive constructive centre sur le client et les affaires
- Veiller ce que les besoins des clients soient satisfaits de manire rapide et rentable
- Aider lquipe de dveloppement commercial avec la recherche la rdaction et la soumission de propositions en rponse aux documents de demande de propositions des clients
Dfinitions :
Satisfaction de la mainduvre : Le Gestionnaire de Contrats est responsable de veiller ce que la mainduvre pour chacun des contrats quils grent soit satisfaite de leur emploi et de la manire dont ils sont traits par Calian. Cela inclut des lments tels que la rmunration les avantages sociaux les questions administratives et les vacances.
Satisfaction des clients : Le Gestionnaire de Contrats est linterface principale avec les clients y compris les autorits techniques et contractuelles. En tant que tel le Gestionnaire de Contrats est responsable de la satisfaction de chaque client quils grent en ce qui concerne le service fourni par Calian. Le Gestionnaire de Contrats est responsable de dvelopper une relation de travail avec le client afin de garantir que Calian apporte de la valeur dans la ralisation du travail et que les employs rpondent aux exigences du contrat. Une rgle gnrale suivre par le Gestionnaire de Contrats est la suivante :
- Visites ou appels tlphoniques mensuels
- Une frquence dau moins une visite par trimestre est recommande
Marge brute : Le Gestionnaire de Contrats est responsable de maintenir ou damliorer la marge brute par rapport aux objectifs dtermins au moment de lattribution du contrat.
Rtention du contrat : (voir Satisfaction de la mainduvre et Satisfaction des clients)
Croissance du contrat : Le Gestionnaire de Contrats est responsable de gnrer des revenus supplmentaires sur les contrats existants. Lorsque des opportunits existent pour augmenter la quantit de travail dans un contrat particulier il est de la responsabilit du Gestionnaire de Contrats de dfendre le projet et dimpliquer les ressources ncessaires. Il est galement de la responsabilit du Gestionnaire de Contrats de transfrer toute nouvelle opportunit commerciale potentielle lorganisation de ventes.
Le Gestionnaire de Contrats effectuera ses activits quotidiennes dans les bureaux de Calian sauf sil est ncessaire dassister des runions avec des clients ou des affaires ou de rsoudre des problmes sur le site du client ou ailleurs en dehors du bureau de Calian. Des dplacements peuvent tre ncessaires.
La description cidessus est destine dlimiter la nature gnrale et le niveau de travail effectu par les personnes affectes cette classification de poste. Ils ne doivent pas tre interprts comme une liste exhaustive de toutes les responsabilits devoirs et comptences requis du personnel ainsi class. Tout le personnel peut tre amen accomplir des tches en dehors de leurs responsabilits normales de temps autre selon les besoins.
VOTRE PROFIL :
ducation :
- Formation postsecondaire dans un domaine de la sant ou des affaires
Exprience :
- Exprience dans un environnement de sant serait un atout
- 3 5 ans dexprience pertinente en administration de contrats ou en gestion de projets
- Solide acumen financier
- Familiarit avec le secteur de la sant serait un atout
- Matrise des outils Microsoft Office y compris Microsoft Project
- Bilinguisme anglaisfranais exig
- Capacit travailler des heures flexibles
- Comptences en ngociation
COMPTENCES DMONTRES :
- Un sens clair de lurgence pour obtenir des rsultats. Une attitude cando et une focalisation sur une exprience client positive
- Un sens trs dvelopp de la tactique de la discrtion et du jugement dans le traitement de questions confidentielles sensibles et/ou dlicates
- Capacit dmontre dvelopper et excuter des projets et des initiatives damlioration des processus y compris la planification la collecte des exigences lanalyse des donnes et les rapports
- Comptences interpersonnelles pour tablir et maintenir des relations de travail efficaces avec les autres
- Excellentes comptences organisationnelles de gestion du temps et de multitche
- Sens de lurgence avec la capacit de rpondre des priorits changeantes rapidement et efficacement
For more than 40 years Calian has been solving the worlds most complex problems by pairing the brightest minds with powerful technology. Calian solutions impact the world; from the satellites in space that connect us to the farms that feed us from the medical professionals who care for us to the governments schools and companies that make the world better every day.
Position Overview
The Contract Manager is an integral member of the Health Services team responsible for assisting in all aspects of delivery to health service contract requirements on contracts of varying size and complexity. The Contract Manager is responsible for coordinating and managing contract operations and administrative activities under the direction of Calians Director and/or Deputy Director Health Services.
The Contract Manager is responsible for ensuring that all contractual obligations are fulfilled that all workforce and customer satisfaction targets and contract fiscal targets on their respective contracts are met. The Contract Manager has primarily an outward facing role centered on employee and customer satisfaction and project financial success. They have complete responsibility for the successful achievement of all contract metrics.
Responsibilities
Contract Management:
- Ensuring the following for all contracts that they manage:
- Workforce Satisfaction
- Customer Satisfaction
- Gross Margin (compared to targets determined at contract award)
- Contract Compliance
- Contract Retention (renewal)
- Contract Growth (increased revenue beyond revenue at contract award)
- Championing the renewal of an existing contract they manage
- Reviewing proposals for contracts they will manage
- Attending proposal pricing meetings for contracts they will manage
- Contribution to the Service Line team
- Contribution to quarterly forecasts and annual budget
- Interact with Health Services Contract Administrators and Divisional Services (HR/Payroll Finance etc. in order to facilitate information flow
- Identification of business opportunities within the contract and within the client organisation
- Anticipated (but not limited to) Activities
- Assist with determination of contracts requirements for startup delivery and closeout
- Review contract documentation i.e. contracts/credentials/training to ensure documents are complete accurate and up to date
- Responsible for managing budgets cash flows schedules human resources and client relationships
- Track the progress and quality of work being performed on the client site by Health Care Providers
- Facilitate the interface as required for the customer or Health Care Provider to Calians Health Services team and Divisional Services business support units within the organization
- Use project scheduling and control tools to prepare and manage contract plans budgets expenditures and reporting and to conduct financial analysis
- Engage in issue followup resolution and tracking of Letters of Intent Request for Letters of Offers Task Proposals Employee Change Notices Orientation packages and Submittals and other required contract documentation.
- Verify update and approve Health Care Provider (HCP) timesheets and invoices in accordance with applicable provincial legislation and contract requirements.
- Keep Calians Director/Deputy Director Health Services informed of contract delivery status and issues that may impact client relations customer and/or Health Care Provider satisfaction and business performance.
- Accountable to ensure monthly progress billing and invoices are submitted accurately for ongoing projects every month.
- Seek out and communicate ideas for improving internal processes and procedures
- Collaborate with other members of the Health Services team in a positive constructive client and businesscentric manner
- Ensure clients needs are met in a timely and cost effective manner
- Assist the Business Development team with research drafting and submitting proposals in response to the clients Request for Proposals documents
Qualifications
Education
- Postsecondary education in a healthcare or business field
Years experience
- Experience in a healthcare environment would be an asset
- 3 to 5 years relevant contract administrative experience or Project Management function
- Strong financial acumen
- Familiarity with the health sector would be an asset
- Proficient in Microsoft Office tools including Microsoft Project
- Bilingual in English and French required
- Ability to work flexible hours
- Strong negotiation skills
Additional Requirements
- Reliability Status Clearance required
Job Title: Bilingual Contract Manager
Requisition Number: 1373
Date: March 21 2025
Location 1: Ottawa ON
Location 2: Quebec City QC
Remote: Hybrid
Business Unit: Health
Department: Health Services
Job Type: Fulltime
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