Administrative Assistant Temporary Full Time 10 FTE CHEO RI
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Job Description
Compensation Pay Range:
$0.00$0.00Summary:
Please send your resume with a cover letter to with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.
JOB DESCRIPTION
Job Posting # RI25016
Posting Period April 3 2025 to April 17 2025
POSITION: Administrative Assistant
Precision Child and Youth Mental Health Collaboratory
TERM:1.0 FTE 2 year term with possibility of extension
SALARY: $23.00/hour to $34.00/hour commensurate with skills and experience
REPORTS TO:Director Precision Child and Youth Mental Health Collaboratory
Childrens Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (CHEO RI) is the research arm of the Childrens Hospital of Eastern Ontario Ottawa Childrens Treatment Centre (CHEO) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on unceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of worldclass care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of lifechanging research for every child youth and family in our community and beyond.
CHEO RI has an immediate requirement for an Administrative Assistant.
We are looking for a highly motivated administrative assistant who will provide support for a wide array of activities within the Precision Child Youth Mental Health Collaboratory. This is an exciting opportunity to improve mental wellness for the next generation through cuttingedge mental health research leading to precision healthcare for children youth and families. The successful candidate will contribute to PCYMH Collaboratory administration through planning and documentation of meetings with a wide range of internal and external stakeholders compiling resources reporting and other administrative duties. The Administrative Assistant will work closely with the PCYMH Collaboratory core team including Medical Director Research Associates and Research Coordinators to ensure that PCYMHI projects and activities are implemented successfully.
MAIN RESPONSIBILITIES
Under the general supervision of the PCYMH Collaboratory Director the Administrative Assistant will:
- Organize and facilitate virtual meetings of internal and external collaborators.
- Arrange inperson meetings including scheduling space arranging/ confirming attendance preparing material and coordinating catering.
- Provide administrative support for staff usage of standardized project management processes tools and policies.
- Manage PCYMH calendars and maintain a calendar of upcoming events and priorities coordinating meetings as required.
- Contribute to supporting the development of knowledge translation activities.
- Work with the communications team assist Collaboratory staff in the development and design of content for internal and external communications.
- Liaise with PCYMH team staff clinicians family leaders and collaborators across CHEO and CHEO RI.
- Invoice for projectrelated expenses.
- Prepare and track contract submissions and staffing requests.
- Provide administrative assistance for grants report writing preparing presentations posters and publications.
- Perform other duties as assigned or directed to meet the goals and objectives of the Collaboratory.
QUALIFICATIONS SKILLS AND ABILITIES
- Bachelors degree and minimum 2 years relevant experience (Essential)
- Outstanding organizational accountability and timemanagement skills(Essential)
- Understanding of project management processes and tools (Preferred)
- Excellent computer skills including MS Office Adobe and SharePoint (Essential)
- Ability to work independently with minimal supervision and think critically (Essential)
- Ability to work effectively in a multidisciplinary team environment (Essential)
- Excellent written and verbal communication skills (Essential)
- Excellent interpersonal skills (Essential)
- Bilingualism (English/French) (Preferred)
WORKING CONDITIONS
- Flexibility to work in a hybrid work model that would be predominantly remote.
- Able to be flexible with working hours to meet deadlines.
- Able to work in a dynamic often hectic environment and be able to multitask.
- Able to work under tight deadlines.
- Able to share information in an effective and collaborative manner.
- Able to be creative challenge and demonstrate initiative to generate improvements.
OTHER REQUIREMENTS
- Eligible to work in Canada;
- Compliance with CHEO RIs Universal COVID19 Vaccination Policy; and
- Police Record Check.
TO APPLY
Please send a complete CV and cover letter to:
The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act please notify Human Resources at .
The CHEO Research Institute seeks to increase equity diversity and inclusion in all of its activities including research education and career development patient family and donor partnerships. We value diverse and nontraditional career paths and perspectives and value skills such as resilience collaboration and relationshipbuilding. We welcome applications from members of racialized minorities Indigenous peoples persons with disabilities persons of minority sexual orientations and gender identities and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.
Worksite unless otherwise indicated will be 401 Smyth Rd Ottawa ON K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest however only those invited for an interview will be contacted.
DESCRIPTION DE POSTE
Affichage de posteRI25016
Priode daffichagedu 3avril au 17avril2025
POSTE: Adjointe administrative ou adjoint administratif
Collaboratoire en sant mentale de prcision pour les enfants et les jeunes
DURE:10ETP; dure de deuxans avec possibilit de renouvellement
SALAIRE: De 2300$ 3400$ lheure proportionnel aux comptences et lexprience
SUPERVISEURE:Directrice Collaboratoire en sant mentale de prcision pour les enfants et les jeunes
LInstitut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario (IR du CHEO) est lorganisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario situ Ottawa (CHEO) et un institut affili de lUniversit dOttawa. Nous reconnaissons quOttawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. LIR du CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuits et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire. Le CHEO est un tablissement et un milieu de travail que nous chrissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivit. LIR du CHEO vise crer de nouvelles connaissances et de nouvelles donnes probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial nos enfants. Notre mission lIR du CHEO est de runir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant jeune et famille de notre collectivit et ailleurs.
LIR du CHEO a immdiatement besoin dune adjointe administrative ou dun adjoint administratif.
Nous sommes la recherche dune adjointe administrative ou dun adjoint administratif trs motiv qui soutiendra un large ventail dactivits au sein du Collaboratoire en sant mentale de prcision pour les enfants et les jeunes (SMPEJ). Il sagit dune occasion passionnante damliorer le bientre mental de la prochaine gnration grce des recherches de pointe en sant mentale menant des soins de sant de prcision pour les familles les enfants et les jeunes. La personne retenue contribuera ladministration du Collaboratoire SMPEJ en planifiant et en documentant les runions tenues avec un large ventail de parties prenantes internes et externes en compilant les ressources en prparant des rapports et en effectuant dautres tches administratives. L adjoint(e) administrative(tive) travaillera en troite collaboration avec lquipe principale du Collaboratoire SMPEJ notamment la directrice mdicale ou le directeur mdical les associes et associs de recherche et les coordinatrices et coordonnateurs de la recherche pour veiller ce que les projets et les activits du Collaboratoire SMPEJ soient mis en uvre avec succs.
PRINCIPALES RESPONSABILITS
Sous la supervision gnrale de la directrice du Collaboratoire SMPEJ ladjointe administrative ou ladjoint administratif devra:
- Organiser et animer les runions virtuelles des collaboratrices et collaborateurs internes et externes.
- Prendre des dispositions pour les runions en personne notamment en rservant une salle en organisant et en confirmant les prsences en prparant le matriel et en coordonnant les services de traiteur.
- Apporter un soutien administratif au personnel pour lutilisation des politiques des processus et des outils normaliss de gestion de projet.
- Grer les calendriers du Collaboratoire SMPEJ et tenir jour un calendrier des vnements et des priorits venir en coordonnant les runions au besoin.
- Contribuer au soutien de llaboration dactivits dapplication des connaissances.
- Travailler avec lquipe des communications et aider le personnel du Collaboratoire SMPEJ laborer et concevoir le contenu pour les communications internes et externes.
- Assurer la liaison avec le personnel du Collaboratoire SMPEJ le personnel clinique les chefs de famille et les collaboratrices et collaborateurs au sein du CHEO et de lIR du CHEO.
- Facturer les dpenses lies aux projets.
- Prparer et suivre les prsentations de contrats et les demandes de dotation.
- Fournir une aide administrative pour les subventions la rdaction de rapports et la prparation de prsentations daffiches et de publications.
- Accomplir dautres tches qui lui sont assignes afin datteindre les buts et les objectifs du Collaboratoire SMPEJ.
QUALIFICATIONS COMPTENCES ET APTITUDES
- Baccalaurat et au moins deuxans dexprience pertinente (essentiel)
- Excellentes comptences en matire dorganisation de reddition de comptes et de gestion du temps (essentiel)
- Comprhension des processus et des outils de gestion de projet (un atout)
- Excellentes comptences en informatique notamment dans la suite MSOffice Adobe et SharePoint(essentiel)
- Capacit travailler de faon autonome avec un minimum de supervision et de penser de faon critique (essentiel)
- Capacit travailler efficacement au sein dune quipe multidisciplinaire (essentiel)
- Excellentes aptitudes en communication orale et crite (essentiel)
- Excellentes comptences interpersonnelles(essentiel)
- Bilinguisme (anglais et franais) (un atout)
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Possibilit de travailler en mode hybride majoritairement distance.
- Capacit faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail afin de respecter les chances.
- Capacit de travailler dans un environnement dynamique et souvent mouvement et mener plusieurs tches de front.
- Capacit travailler dans des dlais serrs.
- Capacit de transmettre de linformation de manire efficace et collaborative.
- Capacit de faire preuve de crativit et dinitiative ainsi que de relever des dfis pour gnrer des amliorations.
AUTRES EXIGENCES
- Autorisation de travailler au Canada.
- Respect de la politique universelle de vaccination contre la COVID19 de lIR du CHEO.
- Vrification du casier judiciaire.
POUR POSTULER
Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de prsentation ladresse
LIR du CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs. Nous avons pris lengagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous accueillons favorablement les demandes provenant de lensemble des candidates et candidats qualifis. Conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario les candidates et candidats qui auront besoin de mesures dadaptation durant le processus de demande demploi doivent envoyer un courriel aux Ressources humaines ladresse .
LIR du CHEO cherche accrotre lquit la diversit et linclusion dans toutes ses activits notamment la recherche lducation et lavancement professionnel les partenariats avec les patientes et patients les familles et les donateurs. Nous accordons de limportance aux perspectives et aux cheminements de carrire diversifis et non traditionnels et aux comptences comme la rsilience la collaboration et ltablissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorits racises dAutochtones de personnes vivant avec un handicap de personnes ayant des orientations sexuelles et des identits de genre minoritaires ainsi que dautres personnes possdant les comptences et les connaissances ncessaires pour collaborer de faon productive auprs de diverses communauts.
Sauf indication contraire le lieu de travail sera situ au 401chemin Smyth Ottawa (Ontario)K1H8L1. Seules les candidatures des personnes autorises travailler au Canada seront prises en considration. Nous remercions lensemble des candidates et candidates de leur intrt; cependant nous ne communiquerons quavec les personnes qui seront convoques une entrevue.
Employment Type
Full-Time
