Research Coordinator Temporary Full-Time 08 FTE CHEO RI
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Job Description
Compensation Pay Range:
$0.00$0.00Summary:
Please send your resume with a cover letter to Sarah Healy at with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all candidates only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please.
JOB DESCRIPTION
Posting # RI25018
Posting Period April 2 to April 16 2025
POSITION: Research Coordinator
Department of Pediatrics Division of Neurology
TERM:Fulltime 0.8 FTE 30 hours weekly) 1 year term with possibility of renewal
SALARY: Will commensurate with skills and experience
REPORTS TO:Dr. Katherine Muir
Childrens Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. (CHEO RI) is the research arm of the Childrens Hospital of Eastern Ontario Ottawa Childrens Treatment Centre (CHEO) and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on unceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations Inuit and Mtis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of worldclass care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of lifechanging research for every child youth and family in our community and beyond.
The Epilepsy Research Unit team consists of pediatric neurologists who have additional expertise in epilepsy and neurophysiology. The research units agenda is designed to address key areas of pediatric epilepsy through three main pillars: a focus on innovative treatments advanced diagnosis and better understanding and managing the comorbidities and psychosocial impacts of epilepsy. Ultimately our research units goal is to foster innovative highimpact research that not only advances our scientific understanding of pediatric epilepsy but also leads to better treatments improved patient outcomes and enhanced quality of life for children youth and their families.
CHEO RI has an immediate requirement for a Research Coordinator.
The Research Coordinator will oversee diverse clinical research projects in line with the goals of the Epilepsy Research Unit. The individual will be responsible for coordinating regulated clinical trials of cuttingedge therapies (project scheduling REB submissions and renewals database management data entry patient visit scheduling invoicing). The successful candidate will also lead multiple studies including data collection and management proposal development and submission budget monitoring journal article publication systematic review screening and extraction and supervision of medical students.
MAIN RESPONSIBILITIES
Under the general supervision of the The Epilepsy Research Unit (Dr. Katherine Muir Dr. Sarah Buttle and Dr. Juan ToroPerez) the Research Coordinator will:
- Liaise with research team staff clinicians patients families and clinical collaborators
- Ensure efficient daytoday operation of research data collection protocols and data analysis activities
- Prepare submissions to the REB including consent/assent form and research protocols development
- Be responsible for patient recruitment including screening and obtaining informed consent/assent
- Be responsible for administering standardized clinical assessments
- Be responsible for the collection and scoring of research information in REDCap
- Track patient progress and coordinate followups
- Ensure data entry of all measures and surveys are done in a timely manner as well as quality control
- Monitor budget and invoice for studyrelated expenses
- Negotiate study budgets and prepare contract submissions
- Assist with grants report writing preparing presentations posters and publications
- Notify affiliated physicians of any clinical therapy or study protocol concerns
- Organize and facilitate meetings associated with research activities
- Perform other duties as assigned or directed to meet the goals and objectives of the research team
- of clinical research studies and programs
- Collect process and assist in the compilation and verification of research data samples and/or specimens (following strict protocol and detailed instructions)
- Enter data forms and documents into databases and other systems (eCRF)
- Assist with routine data verification and quality control ensuring data integrity and consistency with study protocol
- Provide overall administrative assistance to the research team
- Act as key communicator between study personnel subjects stakeholders and CROs
- Invoicing for studyrelated expenses
QUALIFICATIONS SKILL AND ABILITIES
- Degree in healthrelated field masters degree or equivalent work experience(Essential)
- GCP ICH Health Canada Division 5 certifications (Essential)
- Understanding of research design guidelines and standards governing clinical research (Essential)
- Understanding of the Personal Health Information Protection Act (Essential)
- Excellent computer skills including advanced knowledge of research related software (Excel PowerPoint Outlook literature search engines Reference Manager or equivalent) (Essential)
- Knowledge and practice of statistical software including SPSS and REDCap (Essential)
- Experience in report writing publication and communication briefs (Essential)
- Outstanding organizational accountability and time management skills(Essential)
- Ability to work independently with minimal supervision and think critically (Essential)
- Ability to work effectively in a multidisciplinary team environment(Essential)
- Excellent written and verbal communication skills (Essential)
- Excellent interpersonnel skills (Essential)
- Experience in regulated treatment trials (Preferred)
- Bilingualism (English/French) (Preferred)
WORKING CONDITIONS
- Clinic setting work within hospital; exposure to children and parents and/or caregivers.
- Flexibility to work remotely in a hybrid work model that would include both remote work and onsite work.
- Able to be flexible with working hours to meet deadlines
- Able to work in a dynamic often hectic environment and be able to multitask
- Able to work under tight deadlines
- Able to share information in an effective and collaborative manner
- Able to be creative challenge and demonstrate initiative to generate improvements
OTHER REQUIREMENTS
- Eligible to work in Canada;
- Compliance with CHEO RIs Universal COVID19 Vaccination Policy; and
- Police Record Check.
TO APPLY
Please send a complete CV and cover letter to Sarah Healy by email to: .
The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrierfree work environment starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act please notify Human Resources at .
The CHEO Research Institute seeks to increase equity diversity and inclusion in all of its activities including research education and career development patient family and donor partnerships. We value diverse and nontraditional career paths and perspectives and value skills such as resilience collaboration and relationshipbuilding. We welcome applications from members of racialized minorities Indigenous peoples persons with disabilities persons of minority sexual orientations and gender identities and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.
CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.
Worksite unless otherwise indicated will be 401 Smyth Rd Ottawa ON K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest however only those invited for an interview will be contacted.
DESCRIPTION DE POSTE
Numro daffichageRI25018
Priode daffichagedu 2avril au 16avril2025
POSTE: Coordonnatrice ou coordonnateur de la recherche
Dpartement de pdiatrie Clinique de neurologie
DURE:Temps plein 08ETP 30heures par semaine) dure dun an avec possibilit de renouvellement
SALAIRE: Le salaire sera proportionnel aux comptences et lexprience
SUPERVISEURE:DreKatherineMuir
LInstitut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario (IR du CHEO) est lorganisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de lest de lOntario situ Ottawa (CHEO) et un institut affili de lUniversit dOttawa. Nous reconnaissons quOttawa est btie sur un territoire non cd du peuple anichinab algonquin. Les membres de cette Nation vivent sur ce territoire depuis des millnaires. Nous leur rendons hommage ainsi qu ce territoire. Leur culture et leur prsence ont enrichi le territoire et continuent de lenrichir. LIR du CHEO rend galement hommage lensemble des Premires Nations des Inuits et des Mtis de mme qu leurs prcieuses contributions passes et prsentes ce territoire. Le CHEO est un tablissement et un milieu de travail que nous chrissons et qui est largement reconnu comme une source de soutien dans notre collectivit. LIR du CHEO vise crer de nouvelles connaissances et de nouvelles donnes probantes pour appuyer le CHEO dans la prestation de soins de calibre mondial nos enfants. Notre mission lIR du CHEO est de runir des talents exceptionnels et des technologies dans la poursuite de recherches qui ont une incidence sur la vie de chaque enfant jeune et famille de notre collectivit et ailleurs.
Lquipe de lunit de recherche sur lpilepsie se compose de neurologues pdiatriques qui possdent une expertise supplmentaire en pilepsie et en neurophysiologie. Le programme de lunit de recherche est conu pour aborder des domaines cruciaux de lpilepsie pdiatrique travers trois piliers principaux: un accent sur les traitements innovants un diagnostic avanc et une meilleure comprhension et prise en charge des comorbidits et des effets psychosociaux de lpilepsie. En fin de compte lobjectif de notre unit de recherche consiste favoriser la recherche novatrice et facteur dimpact lev qui non seulement fait progresser notre comprhension scientifique de lpilepsie pdiatrique mais mne galement de meilleurs traitements de meilleurs rsultats pour les patients et une meilleure qualit de vie pour les enfants les jeunes et leurs familles.
LIR du CHEO a immdiatement besoin dune coordonnatrice ou dun coordonnateur de la recherche.
La coordonnatrice ou le coordonnateur de la recherche supervisera divers projets de recherche clinique conformes aux objectifs de lunit de recherche sur lpilepsie. La personne sera charge de coordonner les essais cliniques rglements de thrapies de pointe (tablissement de calendriers de projets prsentations et renouvellements lintention du Comit dthique de la recherche gestion de bases de donnes saisie des donnes tablissement de calendriers de visites des patients facturation). La candidate retenue ou le candidat retenu dirigera galement de multiples tudes notamment en recueillant et grant des donnes en laborant et en prsentant de propositions en faisant un suivi budgtaire en publiant des articles de revues en faisant la slection et lextraction systmatiques de critiques et en supervisant des tudiants en mdecine.
PRINCIPALES RESPONSABILITS
Sous la supervision gnrale de lunit de recherche sur lpilepsie (DreKatherineMuir DreSarahButtle et DrJuanToroPerez) la coordonnatrice ou le coordonnateur de la recherche devra effectuer les tches suivantes:
- Assurer la liaison avec le personnel de lquipe de recherche le personnel clinique les patientes et patients les familles et les collaboratrices et collaborateurs cliniques.
- Garantir lefficacit du fonctionnement quotidien des protocoles de collecte de donnes de recherche et des activits danalyse des donnes.
- Prparer les prsentations au CER notamment les formulaires de consentement et dassentiment et llaboration des protocoles de recherche.
- Assumer la responsabilit du recrutement des patientes et patients notamment du dpistage et de lobtention du consentement clair ou de lassentiment.
- Assumer la responsabilit de ladministration des valuations cliniques normalises.
- Assumer la responsabilit de la collecte et de la notation dans REDCap de linformation obtenue lors de la recherche.
- Faire le suivi des progrs des patientes et patients et coordonner ces suivis.
- Dans les dlais impartis veiller la saisie des donnes de toutes les mesures et de tous les sondages et assurer le contrle de la qualit.
- Surveiller le budget et la facturation des dpenses lies aux tudes.
- Ngocier les budgets des tudes et prparer les prsentations de contrats.
- Participer la rdaction de rapports et de demandes de subvention ainsi qu la prparation de prsentations daffiches et de publications.
- Aviser les mdecins affilis de tout problme li la thrapie clinique ou au protocole dtude.
- Organiser et animer des runions lies aux activits de recherche.
- Accomplir dautres tches qui lui sont assignes afin datteindre les buts et les objectifs de lquipe de recherche.
- Assurer lexcution dtudes et de programmes de recherche clinique.
- Recueillir traiter et aider la compilation et la vrification des donnes de recherche des chantillons ou des spcimens (en suivant un protocole strict et des instructions dtailles).
- Entrer les formulaires et les documents de donnes dans les bases de donnes et les autres systmes (eCRF).
- Contribuer la vrification rgulire des donnes et au contrle de la qualit en assurant lintgrit des donnes et la cohrence avec le protocole dtude.
- Fournir une assistance administrative globale lquipe de recherche.
- Agir comme principal responsable de la communication entre le personnel de ltude les sujets les parties prenantes et les organismes de recherche clinique.
- Facturer les dpenses lies aux tudes.
QUALIFICATIONS COMPTENCES ET APTITUDES
- Diplme dans un domaine li la sant matrise ou exprience de travail quivalente(essentiel)
- Certificationsdes Bonnes pratiques cliniques de la Confrence internationale sur lharmonisation et de la division5 de SantCanada(essentiel)
- Comprhension de la conception des lignes directrices et des normes rgissant la recherche clinique(essentiel)
- Comprhension de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la sant(essentiel)
- Excellentes comptences en informatique dont une connaissance approfondie des logiciels lis la recherche (Excel PowerPoint Outlook moteurs de recherche documentaire ReferenceManager ou quivalent)(essentiel)
- Connaissance et pratique des logiciels statistiques notamment SPSS et REDCap(essentiel)
- Exprience de la rdaction de rapports de publications et de notes de communication (essentiel)
- Excellentes comptences en matire dorganisation dimputabilit et de gestion du temps (essentiel)
- Capacit travailler de faon autonome avec un minimum de supervision et de penser de faon critique(essentiel)
- Capacit travailler efficacement au sein dune quipe multidisciplinaire(essentiel)
- Excellentes aptitudes en communication orale et crite (essentiel)
- Excellentes comptences en relations interpersonnelles (essentiel)
- Exprience en essais de traitement rglements (souhaitable)
- Bilinguisme (anglais et franais) (un atout)
CONDITIONS DE TRAVAIL
- Travail en milieu clinique lhpital; exposition aux enfants et aux parents ou aux prestataires de soins.
- Possibilit de travailler en mode hybride (tltravail et travail sur place).
- Capacit faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail afin de respecter les chances.
- Capacit travailler dans un environnement dynamique et souvent mouvement et mener plusieurs tches de front.
- Capacit travailler dans des dlais serrs.
- Capacit transmettre de linformation de manire efficace et collaborative.
- Capacit faire preuve de crativit et dinitiative ainsi que de relever des dfis pour gnrer des amliorations.
AUTRES EXIGENCES
- Autorisation de travailler au Canada.
- Respect de la politique universelle de vaccination contre la COVID19 de lIR du CHEO.
- Vrification du casier judiciaire.
POUR POSTULER
Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de prsentation SarahHealy par courriel ladresse .
LIR du CHEO valorise la diversit et est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs qui prise les divers points de vue et qui aide les gens tre euxmmes. Nous avons pris lengagement de fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle en commenant par le processus dembauche et nous accueillons favorablement les demandes provenant de lensemble des candidates et candidats qualifis. Conformment la Loi sur laccessibilit pour les personnes handicapes de lOntario les personnes qui ont besoin de mesures dadaptation durant le processus de demande demploi peuvent envoyer un courriel ce sujet aux Ressources humaines ladresse .
LIR du CHEO cherche accrotre lquit la diversit et linclusion dans toutes ses activits notamment la recherche lducation et lavancement professionnel les partenariats avec les patientes et patients les familles et les donateurs. Nous accordons de limportance aux perspectives et aux cheminements de carrire diversifis et non traditionnels et aux comptences comme la rsilience la collaboration et ltablissement de relations. Nous accueillons favorablement les demandes de membres de minorits racises dAutochtones de personnes vivant avec un handicap de personnes ayant des orientations sexuelles et des identits de genre minoritaires ainsi que dautres personnes possdant les comptences et les connaissances ncessaires pour collaborer de faon productive auprs de diverses communauts.
LIR du CHEO nutilise pas lintelligence artificielle dans son processus de recrutement et de slection.
Sauf indication contraire le lieu de travail sera situ au 401 chemin Smyth Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorises travailler au Canada seront prises en considration. Nous remercions lensemble des candidates et candidates de leur intrt; cependant nous ne communiquerons quavec les personnes qui seront convoques une entrevue.
Required Experience:
IC
Employment Type
Full-Time
