Agence pour lnergie nuclaire - Assistante personnelle Bureau du Directeur gnral
Agence pour lnergie nuclaire - Assistante personnelle Bureau du Directeur gnral
Posted on :
26-03-2025
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Job Description
Responsabilits principales
Planification organisation et gestion du Bureau
- Assister le Directeur gnral et le Directeur gnral adjoint dans la gestion de leur emploi du temps notamment en prenant les rendezvous en organisant les runions et en prenant les dispositions logistiques ncessaires. Recevoir et aider les personnes venues les rencontrer qui sont souvent de hauts fonctionnaires.
- Grer le programme de travail et les priorits du Bureau du Directeur gnral en particulier lagenda du Directeur coordonner les contributions apportes par les diverses units et divisions de lAEN dans le cadre de la mise en uvre de ses priorits horizontales et rpondre dautres demandes de la haute direction de lAEN.
- Signaler les questions prioritaires ncessitant une attention immdiate et prendre linitiative dassurer le suivi des dossiers qui ne ncessitent pas lattention du Directeur gnral et du Directeur gnral adjoint.
- Contribuer la planification gnrale des activits et au bon fonctionnement du Bureau du Directeur gnral assurer une bonne communication avec la direction et le personnel de lAEN.
- Organiser les missions officielles ltranger et prparer les dplacements. Coordonner et contribuer lorganisation de toutes les obligations officielles et sociales. Slectionner et runir tous les supports dinformation utiles ainsi que les documents de rfrence ncessaires avant toute runion ou tout voyage officiel. Prparer les notes de frais au retour.
- tablir et entretenir de bonnes relations de travail avec les points de contact haut niveau des dlgations et administrations nationales des entreprises et des autres organisations internationales et au sein de lOCDE. Faire preuve de tact et de discrtion dans toutes les communications.
Correspondance et prsentations
- Rdiger la correspondance courante dans les deux langues. Communiquer efficacement et de manire professionnelle avec des parties externes par tlphone et courrier lectronique dans les deux langues officielles.
- Apporter son soutien la prparation des prsentations orales et crites du Directeur gnral et du Directeur gnral adjoint en laborant et en rvisant les prsentations PowerPoint et la documentation crite.
- Organiser le courrier entrant (lectronique et papier) par ordre de priorit le faire suivre au personnel de direction sil a lieu rdiger des projets de rponse et assurer le suivi des questions qui ne ncessitent pas dtre portes lattention du Directeur gnral du Directeur gnral adjoint et des conseillers principaux. Dlguer les actions de suivi au Directeur gnral adjoint et/ou aux divisions pour le compte du Directeur gnral selon quil convient. Coordonner les mesures de suivi et veiller au respect des dlais notamment dans la correspondance. Conserver la trace des rponses et si ncessaire assurer le suivi des actions en attente en tenant le Directeur gnral le Directeur gnral adjoint et les conseillers principaux informs des travaux en cours. Tenir jour les dossiers en cours.
Administration et gestion des flux dinformation
- Grer les tches administratives de lAEN qui requirent lapprobation ou lattention du Directeur gnral du Directeur gnral adjoint et des conseillers principaux par exemple pour ce qui concerne les missions et les contrats des membres du personnel. Veiller ce que linformation circule efficacement entre le Bureau du Directeur gnral le Directeur gnral adjoint et les divisions. Partager rgulirement linformation et entretenir une collaboration troite avec les assistantes des divisions.
- Filtrer les appels tlphoniques entrants et rpondre aux demandes dordre gnral. Reprer les questions prioritaires et les porter lattention du Directeur gnral.
- Accomplir dautres tches connexes conformment aux instructions donnes.
Qualifications :
Profil idal du/de la candidat(e)
Formation
- Diplme universitaire ou exprience quivalente dans le domaine de la gestion ou de ladministration ou dans des domaines connexes.
Exprience professionnelle
- Exprience confirme de la fonction dassistant personnel acquise de prfrence dans un cadre international.
- Excellente connaissance des rgles et procdures administratives de lOCDE ou aptitude les apprendre et les assimiler en peu de temps.
- Grande discrtion et aptitude travailler et communiquer efficacement avec tact et diplomatie dans un environnement multiculturel avec des collgues de tous niveaux ainsi quavec les dlgations et des parties prenantes de haut rang.
- Exprience de la gestion de demandes contradictoires dans des dlais stricts et aptitude travailler rapidement et de faon prcise sous pression. Aptitude travailler de manire autonome et prendre des initiatives.
Outils
- Excellente connaissance et exprience de lutilisation de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint)
- Connaissance dautres applications logicielles y compris celles utilises lOCDE telles que : eOSG Sharepoint Concur Systme de gestion des vnements Systme de rservation des salles de confrence (CRMS) environnement auteur SRM ou capacit de les apprendre rapidement.
Langues
- Matrise de lune des deux langues officielles de lOCDE (franais et anglais) lcrit et loral et aptitude avre rdiger et prsenter des rapports clairs et concis dans cette langue ; connaissance pratique de lautre langue ou volont de lapprendre.
Informations supplmentaires :
Comptences cls
- Les membres du personnel de lOCDE sont censs faire preuve dun comportement conforme aux six comptences cls qui seront values dans le cadre de la procdure de recrutement organise au titre de la prsente offre demploi : Vision et stratgie (niveau 1 ; Renforcement des capacits des personnes (niveau 1 ; thique et intgrit (niveau 1 ; Collaboration et horizontalit (niveau 2 ; Obtention de rsultats (niveau 1 ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1.
- Il existe trois niveaux possibles par comptence le niveau requis pour chaque comptence tant dtermin en fonction des besoins propres chaque fonction et du grade correspondant.
- Pour en savoir plus sur les dfinitions des niveaux de matrise 1 3 associs chaque comptence veuillez vous rfrer au Cadre de comptences cls de lOCDE.
Dure du contrat
- Engagement de dure indtermine.
- Selon lexprience salaire mensuel de base partir de 5 135 EUR plus allocations/indemnits en fonction de la situation personnelle exonrs dimpt sur le revenu en France.
- Cliquez ici pour consulter les Statut rglement et instructions applicables aux agents de lOrganisation. Veuillez noter que toute personne nomme agente compter du 1er juillet 2025 sera engage conformment aux nouvelles modalits contractuelles de lOCDE.
- Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
- Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destines faciliter le quotidien des agents.
- Veuillez noter que la personne retenue pourra tre engage un grade infrieur en fonction de ses qualifications et de son exprience professionnelle.
- La prsente offre demploi pourrait servir la constitution dun vivier de candidates juges aptes exercer des fonctions comparables dans le cadre dun engagement de dure indtermine ou dtermine.
Date de clture
Ce poste vacant doit tre pourvu dans les plus brefs dlais et les candidatures doivent nous parvenir au plus tard 23h59 heure de Paris le 15 avril 2025.
Processus de slection
Pour les candidats retenus des preuves crites/entretiens enregistrs sur vido sont prvus fin avril 2025 et des entretiens avec un jury sont prvus pour la mimai 2025.
Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies ressortissantes dun des pays Membres de lAEN ou de lOCDE indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel. Nos procdures de slection sont fondes sur le mrite ; nous nous efforons damliorer la diversit au sein de lOrganisation du point de vue de la nationalit et du genre tout en organisant des processus de slection quitables et transparents fonds sur la mise en concurrence des candidatures.
LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.
Remote Work :
No
Employment Type :
Fulltime
Employment Type
Full-time
Key Skills
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