Workplace Manager

Workplace Manager

Dans le cadre du regroupement de nos équipes parisiennes Inqom sinstalle dans de nouveaux bureaux de 900 m² en plein cœur de Paris qui accueilleront également plusieurs entités sœurs du groupe Visma.

Nous créons à cette occasion un poste clé de Workplace Manager.

Rattachée à Noémie vous serez le point de référence du site pour les équipes Inqom les entités Visma présentes dans les locaux nos visiteurs et nos prestataires.

Votre rôle : garantir le bon fonctionnement opérationnel et administratif des bureaux et faciliter le quotidien des équipes qui les utilisent.

Vous serez notamment en charge de :

• garantir le bon fonctionnement des espaces de travail et des salles de réunion ;

• gérer les accès badges équipements fournitures et commandes ;

• assurer la réception et la redistribution du courrier recommandés colis livraisons factures et documents ;

• coordonner les interventions de maintenance et piloter les différents prestataires ;

• suivre les contrats leurs échéances et le budget Workplace ;

• organiser laccueil des visiteurs et des équipes présentes sur site ;

• structurer les process et anticiper les besoins liés à la vie des bureaux.

Vous accompagnez les différentes équipes Inqom dans la logistique de leurs temps forts et moments déquipe.

Selon les besoins vous pourrez notamment prendre en charge :

• la recherche et la réservation de lieux ;

• lorganisation des transports ;

• les commandes ou besoins matériels ;

• la coordination des différents prestataires nécessaires au bon déroulement du rassemblement.

Lorsquun événement est organisé dans nos bureaux vous en assurez la coordination logistique en lien avec léquipe organisatrice :

• préparation des espaces ;

• coordination des commandes repas livraisons et prestataires ;

• accueil et suivi logistique sur place ;

• présence ponctuelle en soirée avec fermeture et remise en ordre des espaces à lissue de lévénement.

Vous êtes également linterlocuteurrice de référence sur place des différentes sociétés du groupe Visma amenées à utiliser nos bureaux.

Vous facilitez leur venue et leur utilisation du site : accès réservation et préparation des espaces salles de réunion plateaux-repas équipements et informations pratiques.

Un poste 100 % présentiel

Le poste est 100 % présentiel à Paris.

Certains événements pouvant avoir lieu en fin de journée ou en soirée une flexibilité ponctuelle sur les horaires est nécessaire.

Vous avez au moins 3 ans dexpérience sur un poste dOffice Manager Workplace Manager ou dans un environnement similaire.

Vous pourriez être la bonne personne si :

• vous avez une première expérience solide en Office Management Workplace ou environnement de services généraux ;

• vous savez piloter des prestataires suivre des contrats et tenir un budget ;

• vous êtes à laise dans la coordination de nombreux interlocuteurs et savez faire avancer les sujets ;

• vous êtes très organisée fiable et capable de gérer plusieurs priorités en parallèle ;

• vous avez déjà organisé ou coordonné des événements dentreprise ;

• vous aimez anticiper les besoins structurer les façons de faire et améliorer lexistant ;

• vous êtes à laise dans un rôle très opérationnel avec une vraie présence sur le terrain.

• Vous êtes à laise en anglais dans un contexte professionnel notamment pour échanger avec les équipes du groupe Visma.

• 1er échange avec notre équipe Talent Acquisition

• 2ème échange avec Noémie notre Office Manager en présentiel (1h15)

• 3ème échange avec Romain Legresy COO & Michael Chief of Staff en présentiel

• Prise de référence

• Dernière étape avec Marie notre Head of People (45 min)