Senior IT Purchasing Specialist

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This is more than a job. Its a chance to build grow and make a real impact! Join our team as our new Senior IT Purchasing Specialist!

The Senior IT Purchasing Specialist is responsible for the daily executionand opimization of the procurement processes for IT goods and services within the IT Chapter organization. This role serves as the primary operational interface between IT stakeholders the corporate Procurement department suppliers and Accounting/Finance teams. The specialist processes purchase requests solicits quotes creates requisitions and purchase orders in the corporate procurement tool tracks deliveries reconciles IT spending against budget and troubleshoots invoice processing issues. This position requires a thorough understanding of IT suppliers products services licensing models and corporate procurement policies.

• Receive review and validate purchase requests originating from IT Chapter teams (infrastructure applications cybersecurity modern workplace etc.).
• Qualify requests by confirming specifications quantities budget availability and alignment with IT standards and approved vendor lists.
• Create requisitions and submit purchase orders in the corporate procurement tool ensuring all required supporting documentation is attached (quotes proposals supplier comparisons email exchanges).
• Ensure compliance with the companys procure-to-pay (P2P) policies including that no commitments are made without an approved purchase order.
• Confirm receipt of goods and services to enable timely supplier payment.

• Request and evaluate quotes from approved/known vendors for standard IT equipment software licenses SaaS subscriptions maintenance renewals and accessories.
• Work with IT stakeholders and IT buyers from the purchasing team to optimize pricing terms delivery schedules and service-level agreements.
• Maintain accurate and up-to-date records of vendor contacts pricing agreements lead times and catalog items within the corporate procurement tool.

• Collaborate with the Procurement for onboarding new suppliers including submitting Supplier Creation Requests and coordinating collection of supplier registration forms and banking details.
• Partner with Procurement on Requests for Proposal (RFP) and competitive sourcing activities for new or high-value IT purchases.
• Support legal and security review processes as required for new contracts and vendor agreements.
• Ensure alignment with corporate procurement strategy compliance frameworks and governance standards.

• Track open purchase orders from requisition through delivery proactively following up with suppliers on order status shipping confirmations and estimated delivery dates.
• Assist in resolving order discrepancies delays shortages or quality issues with suppliers in a timely manner.
• Escalate supplier performance issues and support periodic vendor evaluations.

• Reconcile IT purchases and actuals against approved IT budgets on a regular basis (monthly/quarterly).
• Maintain accurate spend records by activity project and category to support IT financial planning and FinOps practices.
• Provide spend reports and variance analyses to IT leadership to support budget reviews and forecasting.
• Identify cost-saving opportunities through volume consolidation contract renegotiation or alternative sourcing.

• Serve as the primary liaison between IT Accounting/Finance and suppliers for invoice-related issues.
• Investigate and resolve invoice discrepancies including mismatches between purchase orders receipts and invoices (POGRInvoice three-way match).
• Coordinate with the Procurement Support team to address processing errors or workflow issues.
• Ensure timely resolution of blocked or disputed invoices to maintain positive supplier relationships and avoid payment delays.

• Bachelors degree in Business Administration Supply Chain Management Information Technology Finance or a related field.
• Equivalent combination of education and relevant experience will be considered.

• 5 years of experience in IT procurement purchasing or vendor management in a corporate environment.
• 1 years of hands-on experience with Workday Procurement (requisitions purchase orders receipts supplier management) or a comparable ERP procurement module (SAP MM Oracle).
• Demonstrated experience interfacing with corporate procurement/sourcing teams and managing RFP processes.
• Experience with IT budget tracking spend reconciliation and invoice dispute resolution.

• Strong understanding of IT products services and licensing models (hardware software SaaS/subscription perpetual maintenance/support contracts cloud services).
• Familiarity with IT asset lifecycle management and inventory practices.
• Working knowledge of procure-to-pay (P2P) processes and three-way invoice matching.
• Proficiency in Microsoft 365 (Excel Teams SharePoint) and reporting/analytics tools.

Multilingual skills (English/French) are a plus

Company Overview

74Software affiliated with Axway and SBS together we deliver secure mission-critical software that powers a data-driven world. Independently operated leaders with decades of proven expertise. From secure integration and API solutions to cloud-based banking platforms we help global organizations and financial institutions thrive.

For more than 25 years Axway has helped major brands and government agencies worldwide with trusted solutions in Managed File Transfer (MFT) B2B integration APIs and Financial Accounting Hub products. SBS empowers banks and financial institutions to reimagine the future with a composable cloud-based architecture supporting deposits lending compliance payments consumer finance and asset finance operations across the globe.

Why 74Software

We celebrate diverse perspectives and experiences knowing our people are our greatest strength. Join us and be part of a team where you can thrive grow and make an impact.

We offer benefits that support your health growth and lifestyle so you can thrive at work and beyond including health coverage retirement plans paid time off flexible work career development competitive pay and global culture perks.

Equal Opportunity Employer

We are committed to providing equal opportunities and ensuring a fair and inclusive recruitment process. We do not discriminate on the basis of age disability gender sexual orientation race religion or any other protected characteristic.

French Version

Bien plus quun emploi une opportunité de construire évoluer et avoir un réel impact !

Rejoignez notre équipe en tant quun/une Spécialiste Senior des achats IT.

Ce poste constitue le principal point de contact opérationnel entre les parties prenantes IT le département Achats corporate les fournisseurs ainsi que les équipes Comptabilité et Finance.

Le/la spécialiste traite les demandes dachats sollicite des devis crée les demandes dachat et bons de commande dans loutil dachats de lentreprise suit les livraisons rapproche les dépenses IT du budget alloué et résout les problèmes liés au traitement des factures.

Ce poste requiert une excellente compréhension des fournisseurs IT des produits et services technologiques des modèles de licences ainsi que des politiques achats de lentreprise.

• Recevoir examiner et valider les demandes dachat émanant des équipes IT Chapter (infrastructure applications cybersécurité digital workplace etc.).
• Qualifier les demandes en confirmant les spécifications les quantités la disponibilité budgétaire ainsi que leur conformité avec les standards IT et les listes de fournisseurs approuvés.
• Créer les demandes dachat et émettre les bons de commande dans loutil achats de lentreprise en veillant à ce que tous les justificatifs requis soient joints (devis propositions commerciales comparatifs fournisseurs échanges demails).
• Garantir le respect des politiques Procure-to-Pay (P2P) de lentreprise notamment en sassurant quaucun engagement ne soit pris sans bon de commande approuvé.
• Confirmer la réception des biens et services afin de permettre le paiement des fournisseurs dans les délais.

• Demander et analyser les devis auprès de fournisseurs approuvés/référencés pour les équipements IT standards licences logicielles abonnements SaaS renouvellements de maintenance et accessoires.
• Collaborer avec les parties prenantes IT ainsi quavec les acheteurs IT de léquipe Achats afin doptimiser les prix conditions contractuelles délais de livraison et niveaux de service (SLA).
• Maintenir des données précises et à jour sur les contacts fournisseurs accords tarifaires délais dapprovisionnement et catalogues produits dans loutil achats de lentreprise.

• Collaborer avec le département Achats pour lintégration de nouveaux fournisseurs notamment via la soumission de demandes de création fournisseur et la coordination de la collecte des formulaires denregistrement et coordonnées bancaires.
• Travailler en partenariat avec les Achats sur les appels doffres (RFP) et les processus de mise en concurrence pour les nouveaux achats IT ou les acquisitions à forte valeur.
• Soutenir les processus de validation juridique et sécurité lorsque requis pour de nouveaux contrats et accords fournisseurs.
• Veiller à lalignement avec la stratégie achats du Groupe les cadres de conformité et les standards de gouvernance.

• Assurer le suivi des bons de commande ouverts de la demande initiale jusquà la livraison en effectuant un suivi proactif auprès des fournisseurs concernant le statut des commandes confirmations dexpédition et dates estimées de livraison.
• Contribuer à la résolution rapide des écarts de commande retards ruptures de stock ou problèmes qualité avec les fournisseurs.
• Escalader les problématiques de performance fournisseurs et contribuer aux évaluations périodiques des prestataires.

• Réconcilier régulièrement (mensuellement / trimestriellement) les achats IT et les dépenses réelles avec les budgets IT approuvés.
• Maintenir un suivi précis des dépenses par activité projet et catégorie afin de soutenir la planification financière IT et les pratiques FinOps.
• Fournir des rapports de dépenses et analyses décarts aux équipes de direction IT afin dappuyer les revues budgétaires et les prévisions financières.
• Identifier des opportunités déconomies via la consolidation des volumes la renégociation contractuelle ou des alternatives dapprovisionnement.

• Être le point de contact principal entre lIT la Comptabilité / Finance et les fournisseurs pour toutes les problématiques liées aux factures.
• Analyser et résoudre les écarts de facturation notamment les incohérences entre bons de commande réceptions et factures (rapprochement à trois voies : commande réception facture / PO-GR-Invoice matching).
• Coordonner avec léquipe support Achats pour résoudre les erreurs de traitement ou les problèmes liés aux workflows.
• Garantir une résolution rapide des factures bloquées ou contestées afin de préserver de bonnes relations fournisseurs et éviter tout retard de paiement.

Compétences

• Licence / Bachelor en administration des affaires supply chain / gestion des achats informatique finance ou dans un domaine connexe.
• 5 ans ou plus dexpérience en achats IT procurement ou gestion des fournisseurs dans un environnement corporate.
• Au moins 1 an dexpérience opérationnelle avec Workday Procurement (demandes dachat bons de commande réceptions gestion fournisseurs) ou avec un module ERP achats équivalent (SAP MM Oracle etc.).
• Expérience démontrée dans la collaboration avec des équipes achats / sourcing corporate et la gestion de processus dappels doffres (RFP).
• Expérience en suivi budgétaire IT réconciliation des dépenses et gestion / résolution des litiges de facturation.
• Solide compréhension des produits services et modèles de licences IT (matériel logiciels SaaS / abonnements licences perpétuelles contrats de maintenance / support services cloud).
• Bonne connaissance de la gestion du cycle de vie des actifs IT et des pratiques de gestion dinventaire.
• Maîtrise opérationnelle des processus Procure-to-Pay (P2P) et du rapprochement comptable à trois voies (commande réception facture).
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Excel Teams SharePoint) ainsi que des outils de reporting et danalyse.

La maîtrise de langlais et du français constitue un atout.

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