Responsable du pôle secrétariat (HF)
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Job Summary
Vous prenez en charge lensemble de lassistanat de direction. Vous organisez les réunions préparez les dossiers nécessaires aux différentes instances assurez le suivi des astreintes et veillez au respect des échéances. Vous coordonnez les activités administratives de la direction avec méthode et anticipation afin que chaque dossier avance dans les meilleures conditions.
Vous gérez également les agendas des responsables préparez les réunions rédigez ou mettez en forme différents documents administratifs et veillez à la qualité des échanges entre les différents services. Votre capacité à anticiper les besoins permet aux équipes de gagner en efficacité au quotidien.
Parce que ce poste comporte une véritable dimension managériale vous assurez également lencadrement de léquipe mutualisée des assistant(e)s. Vous organisez les activités de chacun accompagnez les collaborateurs dans leurs missions et favorisez le développement de leurs compétences. Vous instaurez une dynamique de travail collaborative encouragez les bonnes pratiques et accompagnez les évolutions de lorganisation avec pédagogie et bienveillance.
Vous coordonnez les nombreuses activités administratives de la direction. Vous assurez le suivi des courriers des parapheurs des tableaux de bord des dossiers transversaux ainsi que des différents outils de pilotage. Vous garantissez la qualité des procédures administratives et veillez au respect des délais.
Vous êtes également lun des premiers contacts de la direction. À ce titre vous assurez un accueil physique et téléphonique de qualité. Vous renseignez les interlocuteurs orientez les demandes et facilitez les échanges avec professionnalisme et discrétion.
Votre quotidien est varié et ne laisse que peu de place à la routine. Vous évoluez dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement et où votre capacité dorganisation fait toute la différence. Vous travaillez en lien avec de nombreux services et participez activement à la réussite des projets de la direction.
Vous appréciez le travail en équipe et savez fédérer des collaborateurs autour dobjectifs communs. Votre expérience vous permet dencadrer une équipe de répartir les activités daccompagner les agents dans leur développement professionnel et de conduire le changement avec pédagogie.
Vous disposez dexcellentes qualités rédactionnelles et êtes capable de rédiger des documents clairs structurés et synthétiques. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques ainsi que les logiciels de gestion administrative.
Votre sens du service votre discrétion et votre excellent relationnel vous permettent de collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés. Diplomate et à lécoute vous savez vous adapter aux différentes situations tout en conservant votre sang-froid.
Pourquoi nous
Rejoindre le département de lEssonne cest faire le choix dun environnement de travail stimulant et épanouissant où léquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est une priorité. La collectivité sengage à offrir à ses collaborateurs un cadre de travail attractif et dynamique favorisant leur bien-être et leur développement.
Le département se distingue par sa politique RH innovante axée sur léquité et la stimulation. Elle se traduit par un accompagnement personnalisé des carrières offrant des formations des opportunités de mobilité interne et une communauté managériale forte. Lengagement des employés est encouragé à travers des événements fédérateurs et des programmes de reconnaissance.
Soucieux du bien-être de ses collaborateurs le département met à disposition des services de qualité de vie au travail incluant des activités sportives. Une politique de mobilité durable est également encouragée avec notamment un forfait mobilité et des vélos électriques de service.
Enfin le département propose une politique salariale attractive complétée par des avantages sociaux tels que des primes des titres restaurant une prévoyance et une assurance maladie complémentaire.
Vos avantages :
Rejoindre le département de lEssonne cest faire le choix dun environnement de travail stimulant et épanouissant où léquilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est une priorité. La collectivité sengage à offrir à ses collaborateurs un cadre de travail attractif et dynamique favorisant leur bien-être et leur développement.
Le département se distingue par sa politique RH innovante axée sur léquité et la stimulation. Elle se traduit par un accompagnement personnalisé des carrières offrant des formations des opportunités de mobilité interne et une communauté managériale forte. Lengagement des employés est encouragé à travers des événements fédérateurs et des programmes de reconnaissance.
Soucieux du bien-être de ses collaborateurs le département met à disposition des services de qualité de vie au travail incluant des activités sportives. Une politique de mobilité durable est également encouragée avec notamment un forfait mobilité et des vélos électriques de service.
Enfin le département propose une politique salariale attractive complétée par des avantages sociaux tels que des primes des titres restaurant une prévoyance et une assurance maladie complémentaire.
Prêt à relever le défi
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Enfin cest une surprise retrouvez-nous en images :
Required Skills:
Vos compétences utiles Vous possédez une solide expérience en assistanat de direction et maîtrisez les procédures administratives. Vous êtes reconnu pour votre sens de lorganisation votre rigueur et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les priorités. Vous appréciez le travail en équipe et savez fédérer des collaborateurs autour dobjectifs communs. Votre expérience vous permet dencadrer une équipe de répartir les activités daccompagner les agents dans leur développement professionnel et de conduire le changement avec pédagogie. Vous disposez dexcellentes qualités rédactionnelles et êtes capable de rédiger des documents clairs structurés et synthétiques. Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques ainsi que les logiciels de gestion administrative. Votre sens du service votre discrétion et votre excellent relationnel vous permettent de collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés. Diplomate et à lécoute vous savez vous adapter aux différentes situations tout en conservant votre sang-froid. Autonome fiable et réactif vous faites preuve dinitiative lorsque cela est nécessaire et savez proposer des solutions concrètes face aux imprévus. Une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales constituera un véritable atout pour prendre rapidement vos marques.
