Office & Workplace Manager – Paris & Lyon

Dans le cadre de la gestion de nos bureaux répartis sur 3 sites au sein de Paris intra muros ainsi quun site à Lyon nous recherchons un(e) Office & Workplace Manager pour piloter lensemble des services aux occupants garantir une expérience collaborateur et client de premier plan et assurer le bon fonctionnement opérationnel de nos espaces.

Vous encadrez une équipe de 2 collaborateurs et êtes responsable de lensemble des services généraux de laccueil des visiteurs de la coordination des événements internes et clients ainsi que du pilotage des prestataires intervenant sur les différents sites.

Vous contribuez à faire des bureaux un lieu de travail attractif performant et représentatif de limage de lentreprise en veillant à lhomogénéité de lexpérience collaborateur sur lensemble des sites à Paris comme à Lyon.

Vos missions

Management déquipe

• Encadrer accompagner et développer une équipe de 2 collaborateurs.
• Organiser la répartition des activités et assurer la continuité de service sur lensemble des sites.
• Définir les priorités suivre les objectifs et accompagner la montée en compétences de léquipe.

Gestion opérationnelle des sites

• Garantir le bon fonctionnement quotidien des 3 sites parisiens et du site lyonnais.
• Superviser les prestations daccueil de maintenance de sécurité de propreté de courrier et de services aux occupants.
• Assurer le suivi des incidents et coordonner les interventions techniques sur lensemble du périmètre.
• Être linterlocuteur privilégié des gestionnaires dimmeubles et propriétaires.

Workplace & Employee Experience

• Veiller à la qualité de lenvironnement de travail et à la satisfaction des collaborateurs.
• Assurer un niveau dexcellence dans les services proposés aux équipes et aux visiteurs.
• Suivre les usages des espaces de travail et contribuer à loptimisation de loccupation des locaux.
• Mesurer la satisfaction des collaborateurs concernant les espaces les services et lexpérience sur site.

Événementiel interne et clients

• Accompagner les équipes internes dans lorganisation de réunions séminaires conférences cocktails ou événements clients.
• Garantir une expérience irréprochable pour les participants et les clients reçus sur site.
• Assurer la coordination avec les prestataires événementiels et les équipes internes concernées.

Gestion des fournisseurs et des contrats

• Sélectionner négocier et piloter les prestataires.
• Suivre les contrats les indicateurs de performance et les engagements de service.
• Mesurer la performance des fournisseurs et mettre en place des plans damélioration continue.
• Assurer le suivi de la qualité des prestations du respect des délais des coûts et des niveaux de service attendus.

Pilotage indicateurs et amélioration continue

• Définir suivre et analyser les indicateurs clés liés à la gestion des sites et à lexpérience collaborateur notamment le taux doccupation des locaux afin didentifier les leviers doptimisation des espaces et la mesure des délais de résolution des tickets relatifs aux problèmes rencontrés dans les locaux.
• Assurer un reporting auprès des parties prenantes internes.

Gestion budgétaire

• Élaborer et suivre le budget des services généraux et des événements.
• Contrôler les dépenses et identifier les opportunités doptimisation.
• Assurer le suivi administratif et financier des contrats et prestations.
• Contribuer à loptimisation des coûts liés aux sites aux services et aux fournisseurs.

Santé Sécurité et Conformité

• Veiller au respect des obligations réglementaires et des normes de sécurité.
• Coordonner les exercices dévacuation et les contrôles réglementaires.
• Participer à la mise en œuvre des politiques santé sécurité et environnement.
• Sassurer de la conformité des pratiques sur lensemble des sites à Paris comme à Lyon.

Projets

Le poste pourra également inclure le pilotage ou la contribution à des projets transverses par exemple :

• suivi de travaux sur un site existant ;
• optimisation ou réaménagement despaces de travail ;
• accompagnement dun déménagement ou dune réorganisation de site ;
• mise en place dun nouveau format dévénement interne ou client.

Qualifications :

Formation supérieure Bac3 à Bac5.

Expérience confirmée de 5 à 10 ans en Office Management Facility Management Hospitality ou Workplace Management.

Expérience réussie en management déquipe.

Expérience dans la gestion denvironnements multi-sites idéalement sur plusieurs villes.

Expérience dans lorganisation dévénements dentreprise et laccueil de clients.

Capacité à piloter des prestataires suivre des contrats et analyser des indicateurs de performance.

Excellentes capacités dorganisation et de gestion des priorités.

Forte orientation service et sens de lexpérience utilisateur.

Aisance relationnelle avec des interlocuteurs de tous niveaux y compris des dirigeants et des clients.

Capacité à gérer simultanément plusieurs projets événements et sujets opérationnels.

Sens de lamélioration continue et capacité à transformer des données de suivi en plans daction concrets.

Maîtrise des outils Microsoft 365

Informations supplémentaires :

• Locaux au coeur de Paris (métro Georges V)
• CDI à pourvoir dès que possible

Sia est un employeur qui souscrit au principe de légalité daccès à lemploi. Tous les aspects de lemploi tels que le recrutement les promotions la rémunération ou les sanctions sont basés uniquement sur les performances les compétences et le comportement des employés ou les besoins de lentreprise.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time