Office Manager

Mission principale

En tant quOffice Manager vous assurez le bon fonctionnement quotidien des bureaux et apportez un support clé aux équipes opérationnelles et de direction. Vous êtes un véritable point central pour la coordination administrative logistique et organisationnelle de lentreprise.

Responsabilités principales

Gestion du courrier & des envois

• Gérer le courrier entrant et sortant (tri distribution affranchissement gestion des colis)
• Coordonner les envois avec les équipes internes et les prestataires (La Poste transporteurs)

Administration & gestion des fournisseurs

• Suivre les fournisseurs et les factures via D365 en collaboration avec léquipe Finance
• Saisir contrôler et relancer les factures
• Suivre le budget des consommables et proposer des optimisations

Gestion des bureaux & logistique (incluant EPI)

• Garantir le bon fonctionnement quotidien des bureaux et anticiper les besoins
• Superviser les prestataires (notamment nettoyage)
• Préparer et organiser les salles de réunion
• Assurer la gestion de larchivage physique et numérique
• Gérer les stocks et commandes (fournitures papeterie café etc.)
• Réceptionner et distribuer les livraisons
• Gérer le matériel (ordinateurs écrans accessoires)
• Gérer les EPI : commandes suivi des stocks distribution et traçabilité

Support aux équipes

• Assurer un support administratif quotidien
• Gérer les agendas (management salles clients)
• Organiser les déplacements professionnels
• Coordonner lonboarding des nouveaux collaborateurs (poste matériel accès badges)
• Être un point de contact logistique pour les collaborateurs

Projets & conformité

• Participer à des projets internes transverses
• Contribuer aux initiatives Health & Safety
• Préparer présentations et rapports

Coordination opérationnelle

• Être linterlocuteur principal de lhospitality management de la tour
• Coordonner la logistique des événements internes
• Organiser laccueil des visiteurs

Relations avec les services de limmeuble

• Participer aux réunions de coordination (sécurité exploitation hospitality)
• Gérer les demandes de maintenance (ticketing suivi relances)
• Suivre les devis et interventions
• Coordonner les prestataires (maintenance télécom fibre nettoyage etc.)
• Assurer le lien avec le restaurant inter-entreprises (RIE)

Gestion des accès & sécurité

• Gérer les badges (commandes stocks attribution)
• Coordonner leur encodage avec les services de la tour
• Gérer les casiers et les registres associés
• Tenir à jour le registre des visiteurs

IT & équipements

• Coordonner avec léquipe IT les achats et remplacements de matériel
• Assurer la configuration de base des équipements (laptops accessoires)
• Gérer la flotte IT (ordinateurs téléphones écrans)

Qualifications :

• Minimum 3 ans dexpérience sur un poste similaire
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook Word Excel PowerPoint)
• Français et anglais courants (écrit et oral)
• Sens de lorganisation rigueur et autonomie
• Excellente orientation service et esprit déquipe
• Proactivité et capacité à anticiper les besoins
• Très bonnes qualités relationnelles et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés

Additional Information :

Our inspired people share our vision and mission. We provide a great place to work where each person has the opportunity and voice to affect change.

We want our people to succeed both in work and life. To support this we promote a healthy productive and flexible working environment that respects work-life balance. 

Turner & Townsend is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees and actively encourage applications from all sectors of the community.

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It is strictly against Turner & Townsend policy for candidates to pay any fee in relation to our recruitment process. No recruitment agency working with Turner & Townsend will ask candidates to pay a fee at any time. 

Any unsolicited resumes/CVs submitted through our website or to Turner & Townsend personal e-mail accounts are considered property of Turner & Townsend and are not subject to payment of agency order to be an authorised Recruitment Agency/Search Firm for Turner & Townsend there must be a formal written agreement in place and the agency must be invited by the Recruitment Team to submit candidates for review. 

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Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time