Office Manager (FH)

Mission

Véritable pilier du fonctionnement quotidien de lagence lOffice Manager assure la gestion des services généraux laccueil et la coordination administrative du site. Il/elle contribue à la qualité de vie au travail au respect des obligations sécurité/conformité et apporte un support opérationnel aux équipes business et management.

Activités :

1. Gestion des moyens généraux et de lenvironnement de travail

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• Piloter les relations avec les prestataires du site (ménage maintenance sécurité etc.)
• Suivre les incidents et demandes liés aux locaux
• Organiser et optimiser les espaces de travail (bureaux salles de réunion espaces communs)
• Gérer les commandes et le suivi des fournitures
• Assurer linterface avec les services généraux centraux

2. Accueil et support logistique

• Assurer laccueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs externes
• Gérer les badges daccès et les registres visiteurs
• Coordonner les livraisons et réceptions de colis
• Organiser le support logistique lors des formations audits réunions clients ou événements internes
• Veiller à la qualité de lexpérience daccueil sur site

3. Sécurité conformité et environnement de travail

• Constituer et suivre les dossiers dhabilitation des collaborateurs
• Gérer les plans de prévention internes et clients
• Assurer le suivi des accès aux sites clients
• Superviser le suivi des équipements de protection individuelle (EPI)
• Mettre à jour les registres sécurité et les affichages réglementaires
• Participer à lorganisation des formations santé et sécurité au travail
• Contribuer à la prévention et au suivi de la sécurité incendie
• Participer à la mise en œuvre des actions RSE au sein du site

4. Animation de la vie dagence et expérience collaborateur

• Organiser les événements internes et temps conviviaux
• Participer à la communication interne locale
• Assurer laccueil et lonboarding administratif/logistique des nouveaux collaborateurs
• Mettre en œuvre des actions favorisant la qualité de vie au travail (QVT)

5. Support business et opérations

• Participer à la mise en forme de supports commerciaux et de présentations
• Apporter un support administratif dans le cadre des appels doffres
• Produire et consolider des reportings et tableaux de bord pour les managers
• Coordonner la mise à disposition des équipements informatiques et téléphoniques lors des démarrages de mission

Qualifications :

Compétences comportementales

• Excellentes capacités dorganisation et de gestion des priorités
• Sens du service et bon relationnel
• Polyvalence et autonomie
• Rigueur administrative et sens de la confidentialité
• Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs et sujets simultanément
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office outils collaboratifs)
• Dynamisme et proactivité
• Esprit déquipe
• Sens pratique et réactivité
• Capacité dadaptation
• Orientation solutions

Informations supplémentaires :

Quelles seront les prochaines étapes

• Echange en visio avec léquipe Talent Acquisition
• 1er  entretien avec le Responsable de la division
• 2nd entretien avec le Directeur de la BU

#LI-CM4

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time