Gestionnaire de la Pépinière dentreprises (HF)

Vous aimez quand ladministratif le contact humain et le monde de lentreprise se rencontrent dans une même journée La Ville de Chaumont recherche un Gestionnaire de la Pépinière dentreprises capable de jongler entre accueil gestion locative suivi administratif organisation dévénements et accompagnement des entrepreneurs. Ici pas question de rester derrière un écran toute la journée : vous serez au cœur de la vie de la pépinière au contact des créateurs dentreprises des partenaires et des services de la collectivité. Un poste polyvalent concret et rythmé où votre organisation fera une vraie différence.

Au sein du Pôle Attractivité et Rayonnement du Territoire et sous la responsabilité du Directeur vous prenez en charge le fonctionnement quotidien de la pépinière dentreprises. Votre rôle sera particulièrement polyvalent : vous serez à la fois un point de contact pour les entrepreneurs un véritable relais administratif et un acteur essentiel de la bonne organisation des locaux et des services proposés.

Votre journée pourra commencer par laccueil physique et téléphonique des usagers des porteurs de projets des entreprises résidentes ou encore des partenaires. Vous renseignez vos interlocuteurs identifiez leur besoin et les orientez vers le bon service lorsque cela est nécessaire. Vous veillez également à maintenir une qualité daccueil irréprochable en cohérence avec les exigences du service public.

Vous assurez ensuite la gestion administrative et locative de la pépinière. Vous préparez et suivez les comités dagrément. Vous participez à la rédaction des baux et assurez le suivi des renouvellements des avenants et des états des lieux. Vous gérez également les badges daccès et suivez les éventuels déclenchements dalarme. Bref vous gardez un œil sur tout ce qui permet aux entreprises accueillies de travailler dans de bonnes conditions.

La gestion financière fera également partie de votre quotidien. Vous réalisez la facturation des charges et assurez le suivi des situations dimpayés en lien avec la Trésorerie. Vous suivez les tableaux de bord nécessaires au pilotage de lactivité et participez à la rédaction du rapport dactivités de la pépinière.

Vous utilisez également le logiciel métier DEVECO afin dassurer le suivi des relations avec les créateurs dentreprises. Cet outil vous permettra de conserver une vision structurée des échanges et du parcours des entrepreneurs accompagnés par la pépinière.

Vous serez aussi garant de nombreux aspects logistiques et techniques. Vous gérez les plannings doccupation des espaces loués ponctuellement préparez les salles et contrôlez leur propreté hors déplacement des tables. Vous signalez les problématiques techniques et assurez leur suivi avec les interlocuteurs concernés. Vous veillez également au respect du règlement intérieur et participez au suivi des différentes démarches administratives liées au fonctionnement de la structure.

La pépinière étant aussi un lieu de rencontres et danimation vous participez à lorganisation des réunions animations et événements portés par la collectivité ou ses partenaires directs. Vous contribuez ainsi à faire vivre le lieu et à favoriser les échanges entre les entreprises les créateurs et lécosystème économique local.

Votre rôle ne sarrête pas à la gestion du quotidien. Vous pourrez également être force de proposition pour faire évoluer les services proposés les modalités de fonctionnement ou encore les tarifications. Vous participerez aux réflexions permettant dadapter la pépinière aux besoins de ses utilisateurs.

Vous assurez par ailleurs le secrétariat de la pépinière avec la rédaction et lenvoi de courriers la prise de notes la rédaction de comptes rendus et la préparation de différents dossiers administratifs. Vous pourrez donc passer dun échange avec un entrepreneur à la préparation dun document administratif sans avoir le temps de vous ennuyer.

Une autre dimension importante du poste concerne les services aux entreprises. Vous accueillez les porteurs de projets identifiez leurs besoins et organisez les visites des locaux pour les candidats à lhébergement. Vous renseignez également les entreprises résidentes et les orientez lorsquelles rencontrent une problématique particulière.

Vous pourrez aussi assurer certains services pour le compte des entreprises hébergées : accueil physique standard téléphonique en cas dabsence réception des courriers et colis numérisation et réexpédition du courrier. Vous devenez ainsi un interlocuteur de proximité apprécié des entreprises installées dans la pépinière.

Pour vous sentir à laise dans ce poste vous disposez idéalement dune formation dans le domaine administratif ou dune expérience professionnelle significative sur un poste similaire. Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales sera particulièrement utile pour comprendre rapidement votre environnement de travail et les procédures qui laccompagnent.

Vous appréciez les postes où les missions sont variées et où il faut savoir passer dun sujet à lautre avec méthode. Votre sens de lorganisation votre rigueur et votre réactivité vous permettent de gérer plusieurs dossiers en parallèle sans perdre le fil. Vous savez également travailler en équipe et collaborer avec des interlocuteurs aux profils différents.

Le contact avec les entrepreneurs et les partenaires demande de bonnes qualités relationnelles. Vous savez écouter renseigner orienter et transmettre une information de manière claire. Votre discrétion sera également importante notamment dans le traitement des dossiers administratifs et des échanges avec les entreprises.

Vous êtes à laise avec la rédaction administrative et possédez de bonnes capacités rédactionnelles. Vous maîtrisez les outils bureautiques et les télé-procédures et vous êtes suffisamment à laise en informatique pour prendre rapidement en main les outils nécessaires à votre activité notamment DEVECO.

Enfin le permis B est obligatoire pour ce poste.

• Voici le message daccueil de votre future équipe : vos futurs collègues ici : découvrez nos locaux : avons hâte de vous rencontrer et que vous deveniez un membre précieux de notre équipe !