Executive Assistant.e Direction Générale HF Pullman Paris Montparnasse 4

MISSION :

Véritable rôle transverse il/elle apporte un soutien opérationnel à la Direction Générale.

Il/elle coordonne et optimise lagenda selon les priorités afin dassurer le bon fonctionnement de la Direction Générale Hôtel et de la région Pullman Paris.

Il/elle accompagne le Directeur Général afin de faciliter et doptimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration il/elle est la personne de confiance qui organise gère coordonne et assure le suivi de lensemble des activités visant à le seconder.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Organisation de lagenda du dirigeant et accueil
• Gérer lagenda et lemploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV courriers e-mails congés).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions déplacements interventions orales séminaires salons professionnels conférences téléphoniques).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation rapports supports de communication notes diverses pour les réunions).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Planification et gestion de lagenda dans un souci dagilité et de réactivité (Hôtel/Région)
• Planification et organisation des Comex et Comités de Directions mensuels (Hôtel/Région)
• Planification de lensemble des réunions internes (récurrentes et ponctuelles) de la Direction Générale
• Mise en place dun cadre de travail structuré pour faciliter la coopération transversale (Hôtel/Région)
• Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et larchivage des documents importants (collecter traiter classer et mettre à jour linformation).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de lavancement de son travail des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord indicateurs reporting).
• Gérer les notes de frais.
• Réaliser des commandes de matériel de fournitures de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des conditions dexécution dun contrat être le support ponctuel à ladministration des ventes (commandes clients factures clients BL).

Qualifications :

SAVOIR-FAIRE & SAVOIR-ÊTRE :

• Capacité à mobiliser planifier et coordonner les ressources externes et internes
• Excellentes qualités relationnelles avec les différentes parties impliquées (propriétaires consultants prestataires)
• Capacité à exécuter un projet dans le respect des contraintes de délais et contraintes budgétaires
• Excellente aptitude à communiquer à loral comme à lécrit
• Excellente gestion du temps et capacité à travailler en autonomie
• Polyvalence adaptabilité et réactivité
• Capacité à travailler efficacement en mode collaboratif esprit déquipe et sens de linitiative
• Compétences informatiques
• Leadership développeur : orientation positive organisation rigueur autonomie
• Leadership collaboratif : esprit déquipe communication facilitateur du travail en équipe
• Leadership entrepreneur : résolution de problèmes sens de linitiative pensée stratégique
• Optimisme passion innovation créativité adaptabilité capacité de remise en question orienté client et capacité à atteindre des objectifs ambitieux et à relever des challenges

Informations supplémentaires :

POURQUOI NOUS REJOINDRE

• Rémunération attractive avec 13ème mois dès 6 mois dancienneté
• Prime sur objectif
• Indemnité nourriture en plus sur votre salaire
• Mutuelle prise en charge à 80% par lemployeur
• Pass Navigo pris en charge à 75%
• Participation filiale du groupe Accor
• Horaires en continu sans coupure
• 2 jours de repos consécutifs 
• Cadre de travail premium dans un hôtel neuf situé en plein cœur de Paris accessible par de nombreux transports depuis la Gare Montparnasse
• Restaurant dhôtel avec des menus équilibrés cuisinés par une équipe dédiée
• Vous bénéficierez dune nuit découverte durant les trois premiers mois après lembauche (séjour dune nuit dans notre hôtel en B&B avec diner pour vous et votre 1)
• Nombreuses possibilité de formation et dévolution de carrière au sein de notre hôtel et du groupe Accor

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time