Chef(fe) de Bureau, Service Médical

Responsabilités principales

Gestion administrative et coordination administrative de léquipe

• Assurer laccueil du service médical
• Gérer le courrier et le compte générique en assurer le bon suivi par les différents acteurs du service
• Organiser la téléphonie du service
• Effectuer et superviser la gestion du planning du service telle que la prise des rendez-vous des examens médicaux
• Gérer lemploi du temps des médecins et organiser les différentes réunions du service médical

Générer et coordonner le planning / emploi du temps des membres de léquipe mé des ressources

• Assurer la bonne gestion des différentes ressources : matériel pharmacie logiciels base de données confidentielle ;
• Coordonner le suivi la conservation et la confidentialité de dossiers médicaux de leur création jusquà leur archivage ;
• Favoriser autant que possible la dématérialisation et la simplification des procédures du service médical : documents médicaux et outils de suivi en coordination avec les autres unités dHRM/HRO ;
• Valider les projets et évolutions (logiciel médical UeGAR ou Kénora en remplacement de Préventiel par exemple) avec les autorités compétentes au sein de lOrganisation.

Suivi des dossiers complexes et des Non-activités

• Assurer le bon suivi des agents en Non-Activité en coordination avec les collègues de léquipe et les autres intervenants concernés ;
• Gérer le suivi des cas complexes en particulier la liste des agents en surveillance médicale spéciale et leur périodicité.

Organisation des Commissions statutaires

• Organiser les Commissions Médicale et dInvalidité avec les médecins du service ;
• Coordonner les Commissions Enfants Handicapés et Allocation déducation spécialisé avec la Conseillère Sociale qui en assure le secrétariat.

Gestion des documents médicaux/administratifs

• Préparer des documents de communication;
• Préparer et mettre en forme le relevé dactivité du service médical et le rapport annuel dactivité du service médical pour le Sous-Comité Hygiène Sécurité et Conditions de Travail (SCHSCT) ;
• Assurer la coordination administrative avec les prestataires extérieurs.

Liaison au sein de lOCDE

• Sassurer dune liaison efficace et de qualité avec les membres des services médicaux et Sociaux  les autres services dEXD et lensemble des Directions.
• Coordonner les interventions dans les locaux de lOrganisation de prestataires extérieurs et participer activement à la coordination de projets qui impliquent le service médical.

Bien-Être

• Gérer les différentes activités des praticiens de bien-être dans les locaux de lOCDE.

Qualifications :

Profil du/de la candidat(e) idéal(e)

Formation

• Diplôme de formation supérieure en gestion ou dans le domaine de la santé.

Expérience professionnelle

• 5 ans dexpérience professionnelle idéalement dans un service de santé complétée par une expérience dans une entreprise ou une organisation internationale. Bonne connaissance des procédures et de la pratique médicale du pays hôte. Une bonne expérience ou connaissance du fonctionnement des services médicaux des Organisations coordonnées serait un plus.
• Dans lhypothèse où le/la candidat(e) détient un diplôme dinfirmier(e) reconnu en France il pourrait participer ponctuellement à la prise en charge durgences médicales.

Outils

• Aptitude à utiliser les systèmes bureautiques de lOCDE (Suite Microsoft Office) et les logiciels médicaux (idéalement Préventiel)

Compétences clés

• Les membres du personnel de lOCDE sont censés faire preuve dun comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre demploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de compétence 1 à 3 associés à chaque compétence veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de lOCDE.

Langues

• Parfaite maîtrise dune des deux langues officielles de lOCDE (le français et langlais) et connaissance de lautre langue.
• La connaissance dautres langues serait un atout.

Informations supplémentaires :

Date de clôture

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible et les candidatures devront nous parvenir au plus tard avant 23:59 17 novembre 2026 (heure de Paris).

Durée du contrat

• Engagement dune durée déterminée de 24 mois avec possibilité de renouvellement pour une durée maximale de 36 mois.

Veuillez noter que conformément aux Statut Règlement et Instructions applicables aux agents de lOrganisation lâge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans.

Ce quoffre lOCDE

• Le salaire mensuel de base initial de 4 502.33 EUR plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle la rémunération globale étant exonérée dimpôt sur le revenu en France. Cliquez ici pour accéder à notre Simulateur de rémunération et dindemnités.
• Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de lOCDE. Veuillez noter quà partir du 1er juillet 2025 tous les agents seront engagés selon les nouvelles modalités contractuelles de lOCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• Votre candidature pourra être retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes équivalents que ce soit à durée déterminée ou indéterminée.  

Processus de sélection

Pour les candidats retenus le processus de sélection peut comprendre un entretien vidéo une évaluation basée sur le poste et des entretiens avec un panel.

Dans le cadre de sa politique dégalité des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes dun de ses pays Membres indépendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but daméliorer son efficience et son efficacité et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time