Chargé de mission administrative FH

K2 Energies est une entreprise Bordelaise spécialisée dans les travaux de construction/rénovation dans les domaines du génie climatique et génie électrique.

Sa vocation est de fournir aux donneurs dordre de la rénovation une prestation fiable et performante de bout en bout et répondant aux attentes de leurs clients en matière de confort thermique et defficacité énergétique.

Le poste

Nous recherchons un(e)Chargé(e) de mission administrativepour piloter et fiabiliser lensemble des processus administratifs RH logistiques et financiers de lentreprise. Poste transverse et polyvalent à forte dimension opérationnelle avec unedynamique projet importante: vous serez notamment moteur dans les chantiers destructuration des process et dautomatisation des outils(Notion plateformes internes digitalisation des flux) en lien avec les équipes concernées.

Ce poste sadresse à une personne organisée rigoureuse autonome et à laise avec les outils numériques capable de gérer un périmètre large tout en étant force de proposition sur lamélioration continue des méthodes de travail.

• Facturation client (100 % des factures envoyées mensuellement Esabora)
• Dépôt sur plateformes de marchés publics (Chorus / Ediflex)

• Gestion des cautions intérim (demandes GAPD RG suivi des levées gestion des plafonds)
• Relances clients / gestion des impayés : reporting fichier de suivi relances téléphoniques et écrites mises en demeure via huissier suivi Notion

• Accréditations et conformité : registre et renouvellement des certifications (RGE etc.)
• Assurances : suivi des polices des sinistres et des dossiers dindemnisation (registres Notion déclarations et suivi)

• Accueil et qualification des flux entrants suivi des demandes clients (CRM prospect à jour)
• Relances clients (devis) et suivi post-chantier
• Gestion des dossiers dappels doffres publics : dépôt sur plateforme gestion administrative suivi des questions/négociations renseignements sur les aides CEE
• Suivi administratif général : mise à jour des documents légaux gestion du courrier mise à jour des bases Notion

• Contribution active aux projets damélioration des process internes du Groupe
• Participation à la mise en place de nouveaux process et de nouveaux outils
• Rôle moteur (sans nécessairement être chef de projet) dans les initiatives de digitalisation et dautomatisation des flux administratifs

• Planification et suivi de la maintenance
• Tenue du registre des réparations (Notion) et rapports de suivi
• Assignation des véhicules (Notion)
• Paiement et suivi des contraventions
• Mise à jour du tableau LOCAFLEET

• Achats de matériel (IT fournitures) et tenue de la liste du matériel référencé (Notion)
• Achats de fournitures IT (Amazon)
• Gestion des contrats fournisseurs (frais généraux) : registre (Notion) calendrier des échéances et alertes
• Gestion des sous-traitants : registre à jour contrats et contrats-cadres (YouSign) déclarations et agréments MOA/MOE
• Suivi des stocks doutillages et dEPI : registre et commandes

• Cycle de vie collaborateur et droit social : gestion des entrées/sorties de personnel
• Remise des kits vêtements et EPI
• Suivi des formations : demandes de remboursement et gestion des factures Constructys

• Gestion des archives physiques et numériques (mise à jour Dropbox)

• Formation Bac2 à Bac3 en gestion administrative assistanat de direction gestion PME/PMI ou équivalent
• Expérience confirmée sur un poste similaire idéalement dans un environnement multi-sites ou technique (BTP industrie services)
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et à laise avec les outils collaboratifs (Notion YouSign plateformes de dématérialisation)
• Sens de lorganisation rigueur autonomie et discrétion
• Esprit dinitiative et appétence pour lamélioration continue des process et lautomatisation
• Capacité à gérer des priorités multiples et à travailler en transversal avec plusieurs services (RH commercial comptabilité technique)

Réf: 268b376f-448e-4936-8b1b-bde6