Business Support Administrator – Procurement FMX

Cest ici que vous attend votre plus grand défi :

Au sein du département Achats dAccor vous rejoignez léquipe Procurement Business Support Operations (PBS Operations) ENA & Corporate.

Vous êtes en charge de la gestion administrative et opérationnelle des activités Procurement pour lAllemagne lAutriche et la Roumanie. Léquipe PBS Operations intervient notamment dans la gestion des contrats fournisseurs référencés des déclarations fournisseurs des processus de facturation et de la redistribution des rémunérations aux hôtels dans le cadre du processus global**Spend & Remuneration**.

Vous travaillez en étroite collaboration avec de nombreux interlocuteurs internes et externes : acheteurs contrôleurs de gestion équipes comptables et commerciales fournisseurs et hôtels.

Vous utilisez principalement AstoreSuite loutil Procurement dAccor qui centralise les contrats fournisseurs et les bases de données hôtels et permet le suivi du processus de rémunération depuis les déclarations de chiffre daffaires fournisseurs jusquà la facturation.  

Vos principales responsabilités :

1. Administration des fournisseurs et des contrats

• Création et mise à jour des fournisseurs
• Saisie mise à jour et suivi des contrats fournisseurs dans AstoreSuite
• Gestion des contacts et de la documentation contractuelle
• Contrôle de la conformité des contrats et de la cohérence des données
• Maintenance et contrôle qualité des données dans la base Procurement
• Analyse et suivi du statut des contrats

2. Gestion des campagnes de déclarations fournisseurs

• Préparation et lancement des campagnes de déclarations périodiques trimestrielles et annuelles
• Communication et suivi auprès des fournisseurs
• Contrôles préalables aux campagnes et analyse des bases de données
• Relance des fournisseurs afin de garantir des déclarations exhaustives et fiables
• Contrôle de cohérence identification des anomalies et gestion des régularisations
• Alerte des différentes parties prenantes en cas décarts identifiés
• Gestion des tableaux de bord KPIs et reportings liés à lactivité  

3. Contrôle déclaratif et gestion des litiges

• Analyse des écarts entre les données comptables des hôtels et les déclarations fournisseurs
• Investigation suivi et résolution des litiges
• Coordination et relances auprès des acheteurs fournisseurs et équipes internes
•  

4. Facturation fournisseurs et clients

• Émission et contrôle des factures fournisseurs conformément aux conditions contractuelles
• Contrôle des volumes dachats déclarés et des montants associés
• Préparation des reportings dactivité
•  

5. Redistribution des rémunérations de services aux hôtels

• Préparation des données et fichiers de calcul nécessaires à la redistribution des rémunérations
• Contrôle du respect des règles contractuelles et financières
• Gestion des acomptes clients
• Communication suivi et accompagnement des hôtels
• Traitement des questions réclamations et demandes de clarification des clients

6. Outils et amélioration des processus

• Contribution au déploiement et à lamélioration continue dAstoreSuite
• Communication régulière avec les différentes parties prenantes afin de garantir la cohérence du système
• Participation à loptimisation des processus et aux initiatives de transformation digitale

Qualifications :

Et vous

Votre profil :

Formation :

• Bac 3 minimum en audit finance comptabilité gestion économie commerce international ou hôtellerie

Expérience :

• 2 à 5 ans dexpérience dans ladministration des achats la finance la comptabilité ou laudit appréciés

Vos compétences :

• Forte appétence pour les chiffres et lanalyse financière
• Solides capacités danalyse et de reporting
• Très bonne maîtrise des outils Microsoft Office
• Maîtrise avancée dExcel : tableaux croisés dynamiques formules avancées et bases de données
• Intérêt marqué pour lutilisation de solutions dintelligence artificielle dans les processus opérationnels

Vos qualités :

• Rigueur et sens de lorganisation
• Respect des procédures des contrôles et des délais
• Esprit déquipe polyvalence et sens du service
• Proactivité esprit dinitiative et capacité danalyse
• Dynamisme réactivité et fiabilité

Langues :

• Anglais : maîtrise écrite et orale indispensable
• Allemand : niveau professionnel apprécié
• Français : niveau professionnel apprécié

Informations supplémentaires :

Pourquoi nous rejoindre

Et nous quels sont nos engagements

Sur le monde

Accor sengage pour le monde qui nous entoure avec une culture employeur forte centrée sur le développement de nos 300 000 talents.

Nous adoptons une approche damélioration continue pour réduire limpact du digital sur lenvironnement dans lensemble de nos projets.

Sur votre carrière

Nous permettons à tous nos collaborateurs de maîtriser leur équilibre vie-perso / pro et leur offrons les moyens de façonner leur environnement de travail à leur image.

Un Talent Management dédié une amélioration continue et des parcours de formation et dévolution sont définis à la fois individuellement et collectivement pour que nous grandissions ensemble au quotidien.

Concrètement chez Accor :

• Télétravail possible plusieurs jours par semaine depuis la France et options de travail flexibles : travaillez depuis chez vous nos bureaux ou même nos hôtels et espaces de coworking grâce à Worklib.
• Programme ALL - Heartist : tarifs préférentiels et offres flash pour des séjours et expériences inoubliables dans toutes nos adresses Accor et chez nos partenaires dans le monde entier.
• Programme de volontariat Heartist for good : 1 jour offert sur votre temps de travail pour vous engager en faveur dune association.
• Un CSE qui vous accompagne dans le financement de vos activités culturelles et sportives.
• Forfait Mobilité durable pour lutilisation dun moyen de déplacement vert ou un dispositif vélo de fonction en partenariat avec Zenride.
• Prise en charge des abonnements de transports publics urbains entre le domicile et le lieu de travail à hauteur de 75 %.
• Tickets restaurant de 11 en valeur faciale.
• Une mutuelle obligatoire financée à 50 % par Accor sans frais supplémentaire en cas dadhésion de vos ayants droit.
• Sans oublier des conditions de travail attractives avec des espaces de travail collaboratifs des restaurants espaces de jeux ou encore des espaces de bien-être et de sport sur site ou grâce à Gymlib.

Votre talent et votre motivation sont nos seuls critères de sélection.

Nous valorisons la richesse des diverses nationalités personnalités et parcours professionnels.

Nous savons nous adapter aux besoins spécifiques de nos collaborateurs notamment ceux en situation de handicap.

Nous encourageons toutes les candidatures sans distinction de genre alors osez postuler !

Pour nous le recrutement est avant tout une histoire de rencontres.

Cette mission vous attire Postulez et nous vous proposerons :

• Un échange avec notre équipe recrutement pour vous présenter les lignes essentielles du poste ou vous orienter vers le rôle qui peut vous correspondre
• Un ou des entretiens avec les managers et les membres de léquipe
• Pour certains postes vous pourriez également être amené(e) à effectuer un test ou une étude de cas ainsi quun questionnaire sur votre personnalité et vos motivations
• Un entretien final avec notre équipe des Ressources Humaines pour échanger sur la culture de notre Groupe lenvironnement de travail notre programme de formation et les perspectives de carrière ainsi que les différents avantages du Groupe
• Un feedback personnalisé.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time