Assistant.e des Départements Académiques (FH)

Excelia est lun des premiers groupes denseignement supérieur français doté dune envergure internationale. Composé dune business school dune école dhôtellerie et tourisme et dune école de communication Excelia accueille 6800 étudiants sur quatre campus (La Rochelle Tours Orléans Paris). Le groupe bénéficie également dun réseau solide de 47 000 diplômés.

Excelia et ses écoles sont reconnus par des labels et accréditations prestigieuses telles que EESPIG AACSB EQUIS AMBA et TedQual pour le tourisme. Ces distinctions attestent de la qualité et de lexcellence de ses programmes académiques.

Excelia Business School recrute un.e Assistant.e des Départements Académiques en CDD à temps plein sur le campus de La Rochelle.

Au sein de la Faculté vous accompagnez les Directeurs de départements académiques dans le suivi administratif et opérationnel de leurs activités.

Vous travaillez en lien régulier avec les enseignants-chercheurs permanents les intervenants occasionnels ainsi quavec les différentes directions et services de létablissement.

À ce titre vos principales missions sont les suivantes :

• Assurer la saisie la mise à jour et le suivi des prévisions denseignement affectations pédagogiques et plans de charge des enseignants-chercheurs dans GAÏA loutil de gestion académique de létablissement ;

• Veiller à la fiabilité et à lactualisation des données relatives aux activités denseignement en lien avec les Directeurs de départements et les services concernés ;

• Assurer la gestion administrative des intervenants occasionnels : création et mise à jour des dossiers collecte des pièces nécessaires intégration des CV et suivi des informations administratives ;

• Contribuer au suivi des obligations institutionnelles réglementaires et qualité liées à lactivité des départements notamment dans le cadre des demandes des rectorats des campagnes daccréditation des audits et des démarches de certification ;

• Participer à la collecte à la consolidation et à la fiabilisation des données et pièces justificatives nécessaires à ces démarches dans le respect des procédures internes et des règles relatives à la protection des données personnelles ;

• Apporter un appui quotidien aux Directeurs de départements dans le suivi de leur activité : préparation et suivi des dossiers relances consolidation dinformations et coordination avec les différents interlocuteurs internes ;

• Contribuer à lorganisation et au suivi administratif des recrutements denseignants permanents et dintervenants occasionnels ;

• Organiser les réunions des départements et pôles académiques préparer les éléments nécessaires et assurer lorsque requis la rédaction et la diffusion des comptes rendus ;

• Participer aux projets et dossiers transversaux de la Faculté nécessitant coordination collecte consolidation et suivi dinformations ;

• Contribuer plus largement au bon fonctionnement administratif des départements académiques et à la qualité des échanges avec les différents services de létablissement.

• Vous êtes titulaire dun diplôme de niveau Bac3 minimum idéalement dans les domaines de ladministration de la gestion ou de lassistanat ;

• Vous disposez dune première expérience réussie dans des fonctions administratives ou de coordination ;

• Vous faites preuve de rigueur dorganisation et dautonomie et savez gérer plusieurs dossiers simultanément ;

• Vous disposez de bonnes qualités relationnelles et appréciez le travail avec des interlocuteurs variés ;

• Vous maîtrisez les outils bureautiques notamment Microsoft Office et êtes à laise avec les outils et logiciels de gestion ;

• Vous êtes à la confidentialité des informations et au respect des procédures ;

• La maîtrise de langlais constitue un plus dans lenvironnement international dExcelia.

• CDD à temps plein ;

• organisation du temps de travail sur une base de 35 heures annualisées ;

• 30 jours ouvrés de congés payés par an selon les dispositions applicables au sein de létablissement ;

• titres-restaurant dune valeur de 7 par jour travaillé pris en charge à 50 % par lemployeur ;

• forfait mobilités durables pouvant aller jusquà 250 par an selon les conditions en vigueur ;

• mutuelle famille et régime de prévoyance ;

• possibilité de télétravail jusquà 2 jours par semaine selon les modalités applicables au poste.