Assistant.e de Direction

Qui sont Les Jardins dArcadie

Déjà solidement implanté avec plus de 115 résidences services seniors réparties sur lensemble du territoire français représentant plus de 11 000 appartements. Le groupe génère plus de 150 millions d de chiffre daffaires et sappuie sur lengagement de plus de 1 300 collaborateurs.
Acteur majeur du secteur des Résidences Services Seniors le Groupe poursuit son développement porté par une croissance à la fois organique et externe. Implantées en cœur de ville afin de favoriser lautonomie et la vie sociale des seniors nos résidences prennent place au sein de bâtiments à forte valeur patrimoniale soigneusement rénovés pour garantir confort sécurité et qualité de vie aux résidents.

Chez Les Jardins dArcadie le métier dAssistant.e de direction (H/F) est un pilier pour la direction en place et a un rôle important auprès des résidents et des familles. LAssistant.e de direction (H/F) est pleinement impliqué.e dans la la gestion opérationnelle et RH quotidienne.

Vos missions seront les suivantes :

1. Assistance à la direction :

• Assure le secrétariat de direction courrier compte-rendu mail gestion de lagenda

• Participe à la préparation des réunions internes externes et en rédige les comptes-rendus

• Gère les documents administratifs et les dossiers confidentiels

• Assure le remplacement de la directrice dans un management fonctionnel durant ses absences

• Assure une hiérarchie fonctionnelle sur les agents daccueil veilleurs et AASH week-end

2. Accueil et relation avec les résidents :

• Accueille les résidents familles visiteurs prestataires avec professionnalisme

• Gère les appels téléphoniques et répond aux demandes courantes

3. Gestion administrative. :

• Suit les dossiers des résidents entrées sorties contrats documents légaux

• Réalise la facturation fait le suivi des paiements et les relances en lien avec la directrice et le service comptable

• Met à jour les bases de données et tableaux de bord internes

• Suit les dossiers administratifs des salariés et les visites de médecine du travail

• Suit les plannings des salariés les demandes dabsence

• Propose les remplacements

4. Support logistique :

• Suit les commandes de matériel et services auprès des fournisseurs

• Participe à lorganisation dévénements animation réunions dinformation etc.

• Gère la correspondance avec les prestataires et partenaires de santé de loisirs de restauration

5. Conformité réglementaire :

• Contribue au respect des normes légales et réglementaires RGPD hygiène sécurité

• Archive les documents selon les procédures en vigueur

Profil :

Le poste dAssistant.e de direction (H/F) est accessible à partir dun diplôme de niveau Bac 2 minimum en gestion dentreprise secrétariat ou assistanat. Idéalement vous justifiez dune première expérience dans le secteur médico-social hôtellerie ou en résidence services seniors.

Compétences requises :

1. Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques Word Excel Outlook teams. PowerPoint

• Maîtrise du français écrit et oral impératif

• Connaissance des règles de gestion administrative

• Utilise des logiciels métier (Gestion des résidents facturation (Resalys Mesalia Hubspot etc.)

2. Compétences organisationnelles :

• Sens de lorganisation et rigueur

• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle

• Discrétion et respect de la confidentialité

3. Compétences relationnelles :

• Ecoute et communication

• Patience empathie et bienveillance envers les personnes âgées

• Esprit déquipe sens du service

Nous vous offrons de belles conditions de travail :

• La possibilité de rejoindre une équipe soudée et dynamique

• Possibilité de manger sur place à un prix réduit

• Prise en charge transport à 70% ou 100% si abonnement aux vélos électriques de la ville

Vous vous reconnaissez dans cette description alors nhésitez plus nous vous attendons ! #TeamJDA

Prêt.e à relever le défi Rejoignez-nous :)