Assistante administratifve formation

Mission

Au sein de lunité de formation rattachée à la Coordinatrice Formation lAssistante Formation prend en charge lorganisation administrative et lintendance des sessions de formation. Il ou elle assure un support en matière de mise à jour et de classement du matériel et des documents pédagogiques. Il ou elle suit laspect budgétaire et la facturation des formations. Il ou elle est linterlocuteur privilégié des stagiaires et des intervenants.

Responsabilités principales

Assurer lintendance et lorganisation des formations

• Communiquer auprès des départements formation de MSF les calendriers de formation
• Gérer et suivre activement les inscriptions établir la liste des stagiaires
• Faire parvenir aux stagiaires les convocations informations pratiques et documents administratifs
• Organiser lhébergement des stagiaires et des intervenants
• Réserver les salles et organiser lintendance des éventuels repas et collations
• Accueillir les stagiaires leur distribuer les per diem (si nécessaire) et assurer la gestion administrative des remboursements de frais de transport
• Assurer sur le lieu du stage ladministration de certaines formations décentralisées
• Gérer les déplacements des formateurs

Assurer lassistance pédagogique

• Contribuer à la maintenance de la bibliothèque formation avec le Coordinateur pédagogique
• Commander les guides et matériels nécessaires aux formations
• Archiver le matériel pédagogique par thème et par formation
• Appuyer les coordinateurs pédagogiques dans la relecture la traduction et la mise en page du matériel pédagogique (présentations études de cas)
• Mettre à disposition les documents et matériels pédagogiques nécessaires aux intervenants et aux stagiaires
• Tenir à jour les bases de données des stagiaires et des intervenants et fournir les analyses et synthèses de participation pour les bilans annuels

Assurer la gestion financière des formations

• Élaborer les documents administratifs : conventions documents requis par les organismes payeurs
• Tenir la caisse formation
• Préparer la documentation nécessaire à lélaboration des factures et suivre les encaissements
• Contribuer à lélaboration des budgets avec la responsable de formation
• Suivre valider et affecter analytiquement les dépenses des formations
• Effectuer le suivi budgétaire des dépenses par formation et la synthèse globale annuelle
• Valider les écritures comptables à intervalles réguliers
• Élaborer les bilans annuels et effectuer les formalités administratives (Ministère du Travail etc.)

Participer à la diffusion de linformation sur les formations

• Contribuer à lélaboration du programme et des objectifs des formations et en assurer la diffusion
• Répondre aux demandes dinformation sur les formations proposées par Epicentre

Qualifications :

Éducation / Diplôme

Diplôme en gestion administrative comptabilité ou administration des entreprises apprécié.

Expérience professionnelle

• Expérience dau moins 2 ans dans un poste de gestion administrative
• Expérience au sein de MSF ou dune autre ONG appréciée
• Expérience en administration gestion ou organisation de formations appréciée

Connaissances et compétences

• Intérêt pour la formation
• Maîtrise du Pack Office (Word Excel PowerPoint) et des nouveaux outils de communication
• Goût du service et sens du service
• Rigueur et sens de lorganisation
• Esprit déquipe et bonnes aptitudes relationnelles

Langues

• Excellente maîtrise du français (niveau C1 minimum)
• Bonne maîtrise de langlais (niveau B2 minimum)

Informations supplémentaires :

Conditions du poste :

• Type de contrat : Contrat à durée déterminée de 10 mois
• Lieu : Le poste est basé à Paris et peut impliquer des déplacements occasionnels en France
• Début du contrat : Début septembre 2026
• Rémunération : Niveau 5 sur la grille salariale dEpicentre/MSF versée sur 13 mois

Avantages

25 jours de congés payés 22 jours de congés supplémentaires Tickets restaurant (12 par jour pris en charge à 60 % par Epicentre) Mutuelle prise en charge à 100 % Remboursement à 50 % du titre de transport public en Île-de-France

En raison de contraintes administratives liées à la durée du contrat les candidats doivent déjà disposer dune autorisation de travail en France (citoyen de lUnion européenne) ou dun titre de séjour leur permettant de travailler sur le sol français.

Pourquoi nous rejoindre

Vous travaillerez avec une équipe multiculturelle dans le domaine de la recherche épidémiologique Vous évoluerez dans un environnement humanitaire Vos contributions et vos idées seront valorisées et appréciées Vous participerez à la vie de lassociation et vos missions pourront évoluer au fur et à mesure de votre implication

Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

Nous valorisons la diversité et cherchons à offrir un environnement de travail inclusif et accessible. Nous encourageons toutes les personnes qui possèdent les qualifications requises à postuler indépendamment de leur origine ethnique nationale ou culturelle de leur âge de leur sexe de leur orientation sexuelle de leurs convictions religieuses de leur handicap ou dautres aspects de leur identité.

Epicentre attache une grande importance à la protection des données personnelles de ses membres de ses salariées et des personnes souhaitant rejoindre lassociation. Les données collectées dans le cadre de cette candidature seront strictement transmises aux personnes intervenant dans le processus de recrutement quel que soit le lieu où se trouve la structure Epicentre à laquelle elles appartiennent afin dassurer un traitement équitable et de qualité des candidatures.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time