Assistante Administratif Achat

Gestion administrative des achats (Processus Procure-to-Pay P2P)

• Assurer la gestion administrative des demandes dachats et le suivi du processus Procure-to-Pay (P2P) dans le respect des procédures internes.
• Créer et transmettre les commandes dachat dans les outils dédiés en veillant à lexactitude des informations saisies.
• Suivre et animer les workflows de validation afin de garantir le respect des délais de traitement et relancer les différents acteurs lorsque cela est nécessaire.
• Contrôler le bon déroulement des réceptions administratives des commandes et assurer le suivi jusquà la facturation des fournisseurs.
• Veiller à la bonne correspondance entre les commandes les réceptions et les factures afin de faciliter leur mise en paiement.
• Être linterlocuteur administratif des fournisseurs pour toute question relative aux commandes aux livraisons aux factures ou aux éléments contractuels.
• Assurer le suivi des dossiers fournisseurs et contribuer à la résolution des éventuels écarts ou litiges en collaboration avec les équipes concernées.
• Produire des reportings de suivi des commandes et alerter les responsables en cas danomalie ou de retard.
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Gestion des déplacements professionnels

• Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs de la DDSI en coordination avec lagence de voyages référencée.
• Réserver les transports hébergements et autres prestations nécessaires dans le respect de la politique voyages de lentreprise.
• Assurer le suivi des modifications annulations et demandes spécifiques des collaborateurs.
• Veiller à loptimisation des coûts et au respect des procédures internes.

Organisation des réunions

• Planifier et coordonner les réunions complexes impliquant plusieurs interlocuteurs directions ou partenaires externes.
• Gérer les agendas des participants réserver les salles organiser les visioconférences et préparer les aspects logistiques nécessaires au bon déroulement des réunions.
• Anticiper les contraintes dorganisation et assurer le suivi des actions administratives associées.

Qualifications :

Profil recherché: 

• Formation en gestion administrative administration des entreprises ou domaine équivalent.
• Expérience professionnelle de 5 à 8 ans sur un poste similaire idéalement dans un environnement administratif achats ou support de direction.
• Bonne maîtrise dExcel notamment lutilisation des tableaux croisés dynamiques (TCD) des graphiques des fonctions avancées. 

Savoir-être

• Faire preuve de rigueur dorganisation et de méthode dans le suivi des dossiers et le respect des procédures.
• Être autonome et savoir faire preuve dinitiative pour rechercher des solutions et gérer les situations du quotidien.
• Avoir de la curiosité et une réelle envie dapprendre afin de sapproprier les outils les processus et lenvironnement de la DDSI.
• Être réactif(ve) et capable de gérer plusieurs sujets en parallèle en respectant les priorités.
• Posséder un bon sens du service et un excellent relationnel pour interagir avec les équipes internes les fournisseurs et les différents interlocuteurs.

Informations supplémentaires :

• Contrat : Intérim / 6 mois 
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• Localisation : Site accessible par les RER B et C ainsi que les lignes Transilien N et U. Des navettes gratuites sont mises à disposition des collaborateurs au départ des gares de Saint-Rémy-lès-Chevreuse et de Versailles-Chantiers.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time