Assistant(e) de direction HF

Gratte-Ciel est une entreprise spécialisée dans les métiers du bâtiment notamment la couverture la maçonnerie et le ravalement de façades. Implantée à Montrouge lentreprise sappuie sur près de 30 ans dexpérience et de savoir-faire dans la réalisation de travaux techniques.

Nous intervenons sur des chantiers variés qui nécessitent rigueur précision technicité et une bonne maîtrise des contraintes liées aux travaux en hauteur.

La qualité du travail la sécurité et la satisfaction de nos clients sont au cœur de nos priorités. Nous attachons également une grande importance à lesprit déquipe au professionnalisme et à la transmission des compétences.

GRATTE CIEL valorise la diversité sous toutes ses formes et sengage à traiter chaque candidature équitablement.

Rattaché(e) directement au gérant de Gratte-Ciel vous assurez son assistanat au quotidien et laccompagnez dans la gestion administrative et le suivi de son portefeuille clients : marchés publics et clients privés.

Véritable bras droit du gérant vous occupez un poste central qui demande rigueur autonomie discrétion et sens des priorités.

• Gérer lagenda les rendez-vous les réunions et les déplacements du gérant.

• Filtrer et traiter les appels les mails et le courrier.

• Rédiger et mettre en forme les courriers comptes rendus notes et présentations.

• Préparer les dossiers de réunion assurer les relances et le suivi des décisions.

• Assurer le classement larchivage et linterface avec les équipes et partenaires extérieurs.

• Assurer le suivi des devis commandes contrats avenants et tableaux de bord des affaires.

• Relancer les devis en attente et suivre les décisions clients.

• Préparer les éléments de facturation et participer au suivi des encaissements et des impayés.

• Centraliser les documents de chantier : PV de réception attestations et comptes rendus.

• Répondre aux demandes courantes des clients et organiser les rendez-vous.

• Constituer les dossiers de candidature : DC1 DC2 attestations références et certificats.

• Participer à la préparation des offres et mémoires techniques vérifier leur conformité et assurer leur dépôt sur les plateformes.

• Suivre les attributions les notifications et les pièces administratives associées.

• Assurer le suivi administratif des marchés en cours : ordres de service bons de commande situations et DGD.

• Préparer et envoyer les devis et documents commerciaux des clients privés.

• Vérifier les factures fournisseurs notes de frais et autres pièces comptables avant transmission.

• Contrôler la cohérence des documents et assurer le suivi des anomalies avec la comptabilité.

• Préparer et suivre certains documents RH : contrats avenants attestations et courriers.

• Suivre les absences congés visites médicales éléments variables de paie et échéances administratives.

• Participer aux recrutements et à laccueil des nouveaux collaborateurs en lien avec le service RH.

• Aider le gérant à organiser et prioriser ses dossiers.

• Préparer des tableaux de bord et des synthèses sur lactivité du portefeuille clients.

• Prendre en charge des dossiers ponctuels : assurances événements et communication interne.

• Proposer des améliorations pour simplifier et optimiser lorganisation administrative

• Expérience confirmée en assistanat de direction idéalement en PME et dans le secteur du BTP.

• Connaissance des démarches administratives auprès des administrations et acheteurs publics ; une expérience des marchés publics est un plus.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance dans la prise en main de nouveaux logiciels et plateformes.

• Rigueur autonomie organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles à lécrit comme à loral.

• Discrétion sens du service et capacité à gérer les priorités.

Rejoignez GRATTE CIEL et participez activement à la sécurité et à la satisfaction de nos clients.