Assistant de direction Vaccine Research Institute HF

Missions principales :

LAssistant-e de direction du Directeur du VRI aura pour mission le secrétariat et lappui à la coordination logistique du VRI et de ses partenaires dont léquipe 16 et équipes hors site de Créteil.

Cette fonction sexerce dans un environnement dynamique et nécessite réactivité et esprit déquipe. Des connaissances en bureautique et une grande rapidité dexécution sont impératives.

Activités principales :

Les activités essentielles sous la direction du Directeur du VRI sarticulent comme suit :

• Gestion de lagenda du Directeur du VRI
• Organisation et préparation de réunions : réservation de salles constitution matérielle de différents dossiers etc
• Contribution à lorganisation dévénements (scientifiques ou autres)
• Accueil des usagers internes et externe
• Suivi des courriels rédaction de correspondances (courriers mails) anglais et français
• Gestion des missions (déplacements professionnels en France et à létranger)
  Gestion des commandes et administration du VRI et de lEquipe GODOT U-955 et appui à sa direction
• Suivi budgétaire et administratif
• Aide à la logistique et à linteraction entre le VRI équipe GODOT et les équipes du VRI hors site de Créteil U-955

Autres informations :

CDD de 10 mois renouvelables

Temps de travail :

• Temps plein
• Nombre dheures hebdomadaires : 38h30min
• Congés Annuels et RTT : 32 j 12 j : 44 jours
• Présentiel

Connaissances :

• Bonne connaissance du milieu universitaire de lenseignement et de la recherche
• Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word Excel Powerpoint messagerie Outlook) et aisance dans la découverte de nouveaux outils informatiques
• Bilingue (anglais courant : lu écrit parlé) langue de travail.

Savoir-faire :

• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Sens de lorganisation et des responsabilités
• Capacité à discerner lurgence et les enjeux des dossiers
• Capacité à travailler dans des délais contraints et à répondre à de nombreuses sollicitations variées et simultanée

Aptitudes :

• Aptitude à travailler en équipe et avec des interlocuteurs diversifiés
• Disponibilité compétences comportementales
• Réactivité
• Rigueur
• Diplomatie
• Discrétion et respect de la confidentialité

Expérience confirmée (minimum 3 ans) sur un poste similaire