ASSISTANT ADMINISTRATIF FACTURATION GESTION DES LITIGES FOURNISSEURS (FH)

* Ce recrutement étant réalisé par notre EA ce poste est destiné aux travailleurs handicapés orientés vers le marché du travail par la Commission des Droits et de lAutonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) et titulaire de la Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) et/ou de la mention Bénéficiaire de lObligation dEmploi des Travailleurs Handicapés (BOETH)

DESCRIPTION DU POSTE  Contribuer à la fluidité du processus de facturation en assurant le traitement le suivi et la résolution des litiges fournisseurs dans les meilleurs délais tout en garantissant une communication efficace entre les services internes et les partenaires externes. Rattaché(e) au à la Direction des Achats vous assurerez linterface entre les services Achats Comptabilité les opérationnels et les fournisseurs afin de garantir le traitement efficace des factures en litige voici vos futures missions (liste non exhaustive) :

GESTION DES LITIGES DE FACTURATION

• Assurer le lien entre les services Comptabilité et Achats concernant les factures en litige
• Identifier les causes des litiges et coordonner les actions correctives avec les parties prenantes internes et externes

TRAITEMENT DES LITIGES LIES AUX COMMANDES

• Contacter les fournisseurs lorsque les factures sont rejetées en raison de labsence dun numéro de commande
• Demander la réémission des factures avec les références conformes

TRAITEMENT DES ECARTS DE MONTANT

• Analyser les écarts entre le montant de la facture et celui de la commande
• Échanger avec les opérationnels et les fournisseurs afin didentifier lorigine de lécart
• Établir à la demande des opérationnels les avenants nécessaires pour permettre la régularisation et le solde de la facturation

SUIVI DES RECEPTIONS

• Relancer les opérationnels lorsque les factures sont bloquées en raison dune absence de réception
• Assurer un suivi régulier par téléphone et par courrier électronique jusquà la régularisation du dossier

CORRECTION DES ERREURS ADMINISTRATIVES

• Solliciter les fournisseurs pour la réémission des factures lorsquune erreur est constatée sur lentité facturée
• Gérer les situations de dépôt tardif des factures en demandant lémission des avoirs et la création de nouvelles factures conformes

GESTION DES AUTRES MOTIFS DE REJET

• Analyser les motifs de rejet non standards
• Rechercher les solutions adaptées en collaboration avec les fournisseurs les acheteurs les opérationnels et le service comptable

COMMUNICATION ET SUIVI

• Rédiger des courriers et relances destinés aux fournisseurs concernés par des litiges récurrents
• Assurer le suivi administratif des dossiers jusquà leur résolution complète
• Tenir à jour les outils de suivi et de reporting

COMPETENCES REQUISES

• Bonne maîtrise des outils bureautiques notamment Excel
• Aisance dans lutilisation de plusieurs applications métiers (comptabilité achats gestion documentaire ERP)
• Capacités rédactionnelles permettant de produire des courriers relances et comptes rendus clairs et professionnels
• Bonne compréhension des processus administratifs de facturation et dachats
• Sens du service et de la coopération
• Excellentes qualités de communication orale et écrite
• Capacité à gérer plusieurs échanges téléphoniques quotidiens avec Fournisseurs Acheteurs Opérationnels Comptabilité

Qualifications :

PROFIL RECHERCHE  Formation en gestion administrative assistanat comptabilité gestion PME/PMI ou domaine équivalent ; une 1ère expérience dans un environnement administratif comptable ou achats est appréciée ; un savoir-faire dans le traitement des factures ou des litiges fournisseurs constitue un atout !

SOFT SKILLS INDISPENSABLES

• Rigueur et sens de lorganisation
• Conscience professionnelle
• Résilience face aux situations complexes ou aux relances répétées
• Réactivité et capacité danalyse
• Persévérance dans le suivi des dossiers
• Goût du travail en équipe
• Sens de la confidentialité

INFORMATIONS

Contrat : 35h/semaine en CDD 6 mois avec renouvellement possible en fonction des besoins de notre client
Horaires indicatifs : 8h30-12h30/13h30-16h30 du Lundi au Vendredi & date de démarrage  dès que possible ! 
Lieu : au Siège Social basé à Vitrolles (si continuité après terme  mutation  en Agence à La Duranne)
Salaire & Avantages :  brut mensuel panier repas 9.32 net/jour travaillé (non soumis à limpôt) Mutuelle proposée à lembauche CSE  

Informations supplémentaires :

Imaginez vous franchissez la porte et vous découvrez une équipe soudée un environnement bienveillant où vos compétences comptent et où vos qualités humaines font la différence. Chaque jour vous relevez des défis vous apportez des solutions et vous contribuez à un projet qui a du sens. Si vous vous voyez déjà dans cette histoire cest que vous êtes prêt(e) à en écrire le prochain chapitre avec nous ! Postulez dès maintenant et commencez laventure ...

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time