Temporary Project Onboarding Administrator Administrateur temporaire de l'intégration des projets

dormakaba is seeking a Temporary (1-year assignment) Project Onboarding Administrator based in Montreal. The Project Onboarding Administrator is responsible for providing administrative support to the Project Specialists team ensuring accurate project data documentation scheduling and invoice handling. This role contributes to successful project execution by completing defined tasks on time and escalating issues when needed.

Total Compensation Range: 50000$ - 60000$ annually

AI Disclosure: No automated screening tools will be used during the application process

• Provide administrative assistance to the Project Coordination team supporting tasks such as scheduling 3rd-party installers updating records and assisting in project planning
• Maintain accurate data across ERP systems project trackers and shared documents
• Review orders and client information collect payments and dispatch projects to the Project Coordinator/Onboarding Specialist
• Manage documentation for active and closed projects to ensure compliance and completeness
• Assist with tracking validating and processing installer invoices related to installation services
• Coordinate availability and scheduling of 3rd-party installers. Ensure installer details scope and timelines are confirmed documented and communicated to relevant parties
• Assist in the project closure process by gathering and reviewing final

• Administrative support or related field
• College Degree (DEC) or equivalent experience
• Strong organizational skills; able to manage schedules invoices and multi-step tasks.
• Proficiency in Microsoft Excel and Outlook
• Bilingualism in French and English is considered an asset supporting collaboration across departments and helping keep project data and schedules aligned with a global multidisciplinary team

• • Project administration experience

• ERP systems and scheduling platforms experience
• Ability to learn internal systems and tools able to get up to speed quickly on ERP platforms trackers and internal processes with minimal hand-holding
• Strong at managing requests comfortable juggling multiple incoming asks from installers project specialists and internal stakeholders
• Comfortable balancing both project validation and administrative tasks equally at ease double-checking data/documentation accuracy and handling day-to-day scheduling invoicing and coordination work

• A genuine investment in your career development
• Employee Assistance Programs to support you at work and in life
• Discover your strengths through CliftonStrengths and chart your own path to success at dormakaba
• 24/7 access to over 15000 LinkedIn Learning courses to fuel your professional development and personal curiosity
• Virtual healthcare services for practical accessible care
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Aperçu du poste

dormakaba cherche un administrateur temporaire de lintégration de projets basé à Montréal (affectation dun an).LAdministrateur(trice) dintégration de projets est responsable de fournir un soutien administratif à léquipe des Spécialistes de projets en assurant lexactitude des données de projet de la documentation de la planification et du traitement des factures. Ce rôle contribue à la réussite de lexécution des projets en complétant les tâches définies dans les délais et en signalant les problèmes lorsque nécessaire.

Echelle salariale: 50 000 $ - 60 000 $ par année

Divulgation relative à lIA: Aucun outil de sélection automatisé sera utilisé pendant le processus de candidature.

• Travaille sous supervision directe suit les processus et procédures établis pour fournir un soutien administratif à léquipe de Coordination de projets en appuyant des tâches telles que la planification des installateurs tiers la mise à jour des dossiers et laide à la planification des projets
• Maintient lexactitude des données dans les systèmes ERP les outils de suivi de projets et les documents partagés
• Réviser les commandes et les informations clients percevoir les paiements et transmettre les projets au Coordonnateur de projets/Spécialiste de lintégration
• Gère la documentation des projets actifs et fermés afin dassurer la conformité et lexhaustivité
• Aide au suivi à la validation et au traitement des factures des installateurs liées aux services dinstallation
• Coordonne la disponibilité et la planification des installateurs tiers. Sassure que les détails la portée et les échéanciers des installateurs sont confirmés documentés et communiqués aux parties concernées
• Participe au processus de clôture de projet en rassemblant et en révisant les documents finaux

• Soutien administratif ou domaine connexe
• Diplôme détudes collégiales (DEC) ou expérience équivalente
• Solides compétences organisationnelles; capacité à gérer des horaires des factures et des tâches à étapes multiples
• Maîtrise de Microsoft Excel et Outlook
• Le bilinguisme en français et en anglais est considéré comme un atout favorisant la collaboration entre les départements et aidant à maintenir lalignement des données de projet et des échéanciers au sein dune équipe mondiale et multidisciplinaire
  
  

• Expérience en administration de projets
• Expérience avec les systèmes ERP et les plateformes de planification
• Capacité à apprendre rapidement les systèmes et outils internes en se familiarisant vite avec les plateformes ERP les outils de suivi et les processus internes avec un minimum dencadrement
• Excelle dans la gestion des demandes à laise de jongler avec de multiples demandes provenant des installateurs des spécialistes de projets et des parties prenantes internes
• À laise de concilier à la fois la validation de projets et les tâches administratives tout aussi habile à vérifier lexactitude des données et de la documentation quà gérer la planification quotidienne la facturation et la coordination
  
  

• Un réel investissement dans votre développement de carrière
• Des programmes daide aux employés pour vous soutenir au travail comme dans la vie
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