Spécialiste, planification événementielle

Le poste : Vous êtes responsable de bâtir les bases qui permettent à nos événements de prendre vie. Pendant que notre équipe dexécution assure le déroulement des événements sur le terrain vous travaillez une saison à lavance : vous planifiez le calendrier trouvez les lieux appropriés et négociez les contrats et ententes avec les fournisseurs afin que léquipe soit prête à livrer des événements sans accroc. Notre programme comprend deux tournées dans environ 40 villes avec un lieu différent à chaque arrêt ainsi que des événements de fidélisation et des salons professionnels partout au Canada et aux États-Unis. Vous prenez en charge la planification la recherche de fournisseurs et la négociation puis la gestionnaire événements donne son approbation finale. Lorsque vient le temps dexécuter un événement votre travail est déjà fait et léquipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour passer à laction.

Ce que vous ferez

Une grande partie de votre rôle sera axée sur les lieux : les trouver négocier les conditions et bâtir des relations solides avec eux.

• Planifier les itinéraires 9 à 12 mois à lavance pour les marchés approuvés et trouver le lieu idéal pour chaque arrêt en recherchant comparant et recommandant des options selon limage de marque la logistique la capacité et les coûts
• Gérer les demandes de propositions (RFP) et négocier les tarifs et conditions avec les lieux et les principaux fournisseurs (tarification minimums de dépenses en nourriture et boissons clauses dattrition BEO échéanciers de paiement politiques dannulation) avec lapprobation de la gestionnaire événements
• Développer des relations à long terme avec les partenaires et fournisseurs afin davoir des options lorsque les plans changent davantage de flexibilité sur les dates et les conditions ainsi que de meilleurs tarifs grâce aux réservations anticipées et aux ententes pour plusieurs événements

Vous serez également appelé(e) à :

• Élaborer et suivre les budgets événementiels de la première estimation jusquà la réconciliation finale incluant les bons de commande factures échéanciers de paiement et rapports financiers post-événement
• Maintenir le calendrier maître des événements et assurer le suivi des échéanciers et des jalons dans notre outil de gestion de projets afin que les délais les dépendances et les besoins en ressources soient clairs pour tous
• Assurer la coordination avec le Marketing : informer les responsables des campagnes des médias sociaux de lautomatisation marketing et des architectes suffisamment tôt afin que leurs besoins soient intégrés à la planification de lévénement plutôt quajoutés à la dernière minute
• Identifier rapidement les risques (disponibilité des lieux contraintes des fournisseurs pression sur les budgets) proposer des solutions à la gestionnaire événements et transférer chaque événement à léquipe dexécution avec les contrats BEO éléments logistiques et ententes fournisseurs finalisés
• Participer aux évaluations post-événement portant sur la performance des lieux la qualité des fournisseurs et la précision des budgets

Une journée dans votre rôle

• Visiter un lieu afin dévaluer sil convient au format de notre tournée de lannée suivante
• Négocier les conditions avec un hôtel pour un événement prévu dans huit mois
• Comparer les dépenses réelles aux prévisions et signaler rapidement tout écart
• Faire un briefing avec léquipe de contenu six mois à lavance afin que les éléments de campagne soient planifiés en parallèle avec lévénement
• Préparer une comparaison des fournisseurs afin de soutenir une décision dapprovisionnement
• Informer léquipe dexécution des exigences particulières dun lieu

Vous vous épanouirez dans ce rôle si vous

• Aimez travailler plusieurs mois à lavance
• Aimez négocier et bâtir de bonnes relations avec les lieux et les fournisseurs
• Êtes organisé(e) et capable de gérer plusieurs événements et échéanciers simultanément
• Repérez les problèmes avant quils natteignent léquipe
• Aimez créer des listes de contrôle et des modèles qui facilitent la planification de la prochaine saison

Qualifications :

• 3 à 5 ans dexpérience en planification ou coordination dévénements idéalement dans la vente hôtelière ou les banquets une agence événementielle ou le domaine des salons professionnels
• Expérience concrète en négociation avec des hôtels ou des lieux événementiels
• Expérience avec les BEO ententes fournisseurs soumissions et conditions de paiement
• Expérience dans le suivi des budgets événementiels bons de commande et factures
• À laise de collaborer avec les équipes créatives numériques et marketing
• Maîtrise des outils de gestion de projets (Teamwork Asana Monday ou équivalent) et de Microsoft Office
• Excellente maîtrise du français et de langlais à loral et à lécrit
• Permis de conduire et passeport valides
• Disponibilité pour des déplacements occasionnels liés à la recherche de lieux et aux visites de sites principalement en dehors des périodes de pointe

Informations complémentaires :

Ce que nous offrons

• Rémunération concurrentielle et régime de bonification
• Assurances collectives REER avec contribution de lemployeur télémédecine et Programme daide aux employés (PAE) accessibles 24/7
• Rencontres individuelles hebdomadaires développement du leadership et formation continue
• Rabais sur les produits Techo-Bloc
• Activités déquipe et programme de référencement demployé(e)s

Évolution : Notre programme événementiel est en pleine croissance. Ce rôle offre une possibilité dévolution claire vers un poste de leadership au sein de léquipe événements à mesure que le mandat de planification prendra de lampleur.

Pourquoi Techo-Bloc Vous serez responsable de bâtir les fondations sur lesquelles toute léquipe événements sappuie : les lieux les contrats les relations avec les fournisseurs et le calendrier. Si vous aimez penser à long terme négocier de bonnes ententes et faire en sorte que tout soit prêt bien avant le jour J nous aimerions faire votre connaissance.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time