Senior Venue Sourcing Specialist, Meetings & Events

A venue either works for the program or it doesnt. The contract either protects the client or it doesnt. The rates either hold or they dont.

Encore runs complex high-stakes Meetings and Events programs for financial services clients across North America. The events carry real business weight. The venue shapes the experience the experience shapes the outcome and the outcome matters to the people who commissioned it. Getting sourcing right is not a detail. It is the foundation everything else is built on.

Thats the work. And were looking for the person who knows how to do it.

As Senior Venue Sourcing Specialist you own the full sourcing cycle across Encores Meetings and Events portfolio: RFP strategy site selection contract negotiation commission oversight and the market intelligence that informs decisions before a brief is even issued.

You work closely with event coordinators on program delivery and with Leadership on commercial outcomes. This is a senior role. You are not supporting someone elses sourcing process. You are leading it.

Lead the RFP cycle from brief to client presentation.

Develop sourcing strategies based on event type budget location and program objectives. Prepare client-ready RFPs with clear evaluation criteria and timelines. Manage multiple active RFPs simultaneously without compromising quality or speed. Present venue options with the clarity and confidence clients in this vertical expect.

Negotiate contracts that hold.

Lead hotel and venue contract negotiations across the portfolio. Secure favorable rates attrition protection cancellation terms and concessions. Review every contract for risk: force majeure commission language liability clauses before it reaches a client. Manage deposit schedules option dates and contractual milestones. Keep the team ahead of deadlines not chasing them.

Be the sourcing intelligence for the team.

Maintain strong relationships with key hotel properties in priority markets. Track openings renovations brand changes and market shifts. Identify preferred property opportunities that benefit multiple clients and bring them to Leadership. Provide sourcing expertise early in the sales process when it shapes what gets proposed and what gets won.

Support the rooming period as the subject matter expert.

Serve as the escalation point with hotel group sales teams on room blocks reservations and special requests. Ensure properties honor contracted terms. Flag discrepancies quickly. Keep coordinators supported and clients protected through the full accommodations cycle.

Own commission accuracy across the portfolio.

Ensure expected commissions are documented at contract execution. Partner with accounting to track collection. Escalate outstanding disputed or overdue commissions. When something is unresolved bring it to Leadership with the context and a recommended next step. Not just the problem.

Build the teams sourcing capability.

Partner with event coordinators throughout the planning cycle and ensure clean handoffs of sourcing deliverables. Develop and maintain sourcing templates venue reference materials and market guides. Join client calls when venue expertise is needed. Contribute to process improvements as the team grows.

• 5 years in hotel venue sourcing and contract negotiation in an agency TMC or corporate travel environment
  
• Proven experience managing high-volume RFP pipelines independently
  
• Direct hands-on experience negotiating hotel contracts: attrition cancellation commission clauses included
  
• Familiarity with venue sourcing platforms and standard corporate travel and event management tools
  
• The ability to carry a complex active portfolio without losing a detail or a deadline
  
• Strong written and verbal communication skills client-ready at all times
  

• Experience in financial services events or similarly regulated high-expectation environments
  
• Bilingual in English and French
  
• General event experience is valuable. This role requires sourcing and contracting depth specifically.
  

Encore has held an average client retention of 15 years. That does not happen through good intentions. It happens because the people here hold a standard and hold each other to it.

The work is complex. The clients are exacting. The margin for error is small. The people who do their best work here are the ones who find that energizing not exhausting. They know what they know say what needs to be said and own the outcome regardless of where the problem started.

If that is the environment you have been looking for this is it.

En réunions et événements le lieu ne soutient pas le programme. Il le définit.

Ce nest pas seulement trouver un espace. Cest savoir si un lieu va fonctionner ou non. Cest négocier un contrat qui protège réellement le client. Cest sécuriser des conditions qui vont tenir même quand la pression monte.

Cest le standard chez Encore. Et on cherche la personne qui saura le tenir.

Comme Spécialiste principale sélection de lieux chez Encore vous prenez en charge tout le cycle de sourcing pour les programmes qui vous sont confiés. Vous définissez la stratégie. Vous menez les appels doffres. Vous négociez les contrats. Vous apportez lintelligence de marché qui permet de prendre les bonnes décisions avant même quun mandat soit lancé. Vous travaillez de près avec les coordonnateurs sur la livraison et avec la direction sur les résultats daffaires. Ce nest pas un rôle de soutien. Vous ne suivez pas un processus. Vous le portez.

Mener les appels doffres du début à la fin.

Prendre en charge chaque RFP du brief à la présentation client. Définir des stratégies de sourcing selon le type dévénement le budget lemplacement et les objectifs. Préparer des appels doffres clairs structurés et comparables. Gérer plusieurs dossiers en parallèle sans perdre en qualité ni en vitesse. Présenter les options de lieux avec clarté en recommandant une direction.

Négocier des contrats qui tiennent.

Mener les négociations avec les hôtels et les lieux pour lensemble du portefeuille. Obtenir des conditions solides sur les tarifs lattrition les annulations et les concessions. Passer chaque contrat en revue pour en valider les risques incluant la force majeure les clauses de commission et la responsabilité avant toute présentation au client. Gérer les dépôts les dates doption et les jalons contractuels. Garder léquipe en contrôle des échéanciers.

Être la référence en sourcing pour léquipe.

Maintenir des relations solides avec les établissements dans les marchés clés. Suivre les ouvertures les rénovations et les changements du marché. Identifier des opportunités qui créent de la valeur pour plusieurs clients et les amener à la direction. Intervenir tôt dans le processus de vente pour influencer ce qui est proposé et ce qui est gagné.

Soutenir lhébergement comme experte.

Agir comme point descalade auprès des équipes ventes groupe des hôtels pour les blocs de chambres les réservations et les demandes spéciales. Sassurer du respect des ententes contractuelles. Détecter les écarts rapidement et les régler. Appuyer les coordonnateurs tout au long du cycle des chambres.

Assurer le suivi des commissions.

Veiller à ce que les ententes de commission soient bien documentées dès la signature des contrats. Travailler avec la comptabilité pour en assurer le suivi. Intervenir sur les retards les écarts ou les litiges. Lorsquune situation nest pas réglée lamener à la direction avec les faits et une recommandation claire.

Renforcer la capacité de léquipe.

Travailler en étroite collaboration avec les coordonnateurs et assurer des transitions claires et complètes. Développer des gabarits des outils et des guides de marché. Participer aux appels clients lorsque lexpertise en lieux est requise. Contribuer à améliorer les processus à mesure que léquipe évolue.

• 5 ans et plus en sélection de lieux hôteliers et négociation de contrats
  
• Expérience démontrée en gestion autonome de volumes élevés de RFP
  
• Expérience concrète en négociation de contrats hôteliers incluant attrition annulation et commissions
  
• Maîtrise des outils de sourcing et des plateformes événementielles
  
• Capacité à gérer un portefeuille actif et complexe sans perdre un détail ni une échéance
  
• Communication claire structurée et prête pour le client
  

• Expérience dans des environnements à fortes exigences comme les services financiers
  
• Bilinguisme français anglais
  
• Expérience en événements corporatifs ou en voyages daffaires
  

Encore maintient une rétention moyenne de clients de 15 ans. Ce nest pas le fruit de bonnes intentions mais de standards élevés et des gens qui les respectent et se les imposent mutuellement.

Le travail est complexe. Les clients sont exigeants. La marge derreur est mince. Les personnes qui performent le mieux ici sont celles que ça stimule plutôt que de les épuiser. Elles savent où elles se situent disent les choses telles quelles doivent être dites et assument les résultats peu importe lorigine du problème.

Si cest le type denvironnement que vous recherchez vous êtes au bon endroit.