Quality Compliance Specialist Spécialiste de la conformité qualité

The Quality Compliance Specialist Documentation and Training is responsible for maintaining accurate compliant and inspection-ready documentation and training records across BioScript Solutions Quality Management System (QMS) document and training management programs across Patient Support Programs (PSP) BioScript Pharmacy and Coverdale Infusion Clinics.

This role supports the controlled document lifecycle training compliance change control risk assessment audit readiness and quality performance reporting. The position works cross-functionally to ensure documents records and training activities meet internal procedures and business needs.

What we offer (and why youll love it here!):

• Epic Work-Life Balance: Flexible remote work options because we value your time and well-being.

• Growth Opportunities: Committed to fostering a culture of growth where every team member is encouraged to pursue new skills expand their knowledge and advance their careers.

• Vibrant Culture: Over 1500 team members across Canada and year over year we manage to maintain an overall above industry engagement score by using a monthly pulse survey.

• Attractive Compensation: Competitive salary incentive program and comprehensive benefits package.

• What & Where: Full-Time Permanent & Oakville ON

Why BioScript Solutions

At BioScript were not just a companywere a fast-growing company always putting patients first. Recognized as one of Canadas Best Managed Companies we believe in pushing boundaries setting trends and creating meaningful experiences that captivate and inspire. Our vibrant team is made up of innovative minds who are passionate about driving success and making an impact. Ready to be a part of this exhilarating journey

Your Mission:

Document Management:

• Develop review revise and maintain controlled documents supporting Patient Support Programs (PSP) Pharmacy Coverdale Clinics and related Quality processes.
• Apply consistent document naming conventions formatting standards approval workflows and filing structures.
• Ensure documents are version controlled approved implemented retrievable and removed from active use when obsolete or superseded.
• Track document status identify potential delays and communicate risks that may impact project timelines audit readiness or regulatory compliance.
• Maintain organized secure and accessible filing systems for controlled documents supporting records and master documentation.
• Support documentation requirements associated with change controls risk assessments CAPA deviations effectiveness checks and process improvement activities.
• Archive completed documents and records in accordance with applicable retention security and retrieval requirements.
• Provide guidance to team members and stakeholders on document control procedures templates records management and Good Documentation Practices (GDP).
• Support audit requirements as required.
• Responsible for monitoring key performance reviews.
• Support or lead Quality projects and participate in process improvement initiatives as assigned.
• Provide peer guidance coaching and workload support to Documentation and Training team members as applicable.

Training Management:

• Partner with process owners to ensure training content remains current accurate and aligned with approved procedures.
• Coordinate translations for approved procedures to support training compliance with role-based requirements.
• Support and coordinate refresher training completion and escalate gaps to appropriate stakeholders.

Reporting and Records Management:

• Maintain controlled documents in the designated Quality Management System (QMS).
• Ensure obsolete or superseded documents are removed from active use and appropriately archived.
• Conduct periodic reviews of controlled documents and coordinate updates with document owners.
• Track trend and report Quality KPIs documentation status and records management performance.

Cross-Functional Collaboration:

• Collaborate with cross-functional teams to ensure documentation and training assignments are accurate complete and compliant with BioScript procedures and policies.
• Provide guidance on documentation standards templates and best practices to promote consistency across all BioScript business units.
• Support internal and external audits by ensuring documentation records and training evidence are complete organized and inspection ready.

Additional Responsibilities:

• Report patient safety information in accordance with adverse events and product quality complaint reporting requirements
• Support other QMS activities Change controls incident reports Deviations CAPA and Audits
• Perform other quality duties as required.

What You Bring to the Table:

Education:

• Post-secondary education in Health Sciences Life Sciences Nursing Pharmacy or a related field is required.
• Certification in quality project management technical writing or a related discipline is considered an asset.
• Knowledge of Good Documentation Practices (GDP) and quality management principles is required.

Experience:

• Minimum 3 years of experience in Quality Assurance document management training management quality systems or related areas.
• Experience using electronic document management or quality management systems is preferred.

Skills:

• Excellent organizational and time management skills with the ability to manage multiple projects priorities deadlines and stakeholders simultaneously.
• Strong communication and stakeholder coordination skills.
• Excellent attention to detail and commitment to accuracy and quality.
• Experience supporting audits change control CAPA effectiveness checks deviations documentation and training compliance activities.
• Extensive knowledge of regulatory expectations and Quality management systems.
• Ability to work independently while collaborating effectively with cross-functional teams.
• Proficiency with Microsoft Office applications (Word Excel PowerPoint Outlook) and SharePoint or similar document management platforms.
• Bilingualism (French and English) may be required depending on the specific role location and the needs of the organization.

Compensation: At BioScript your base pay is one part of your total compensation package and is determined within a range. Our pay ranges are based on the local cost of labor benchmarks for each specific role level and geographic location.

Were proud to be an equal opportunity employer.As a people-centric organization were committed to fostering awelcomingculture free of discrimination andtoproviding ahealthy andsafework environmentwhereall team memberscanthrive as our commitment to diversity inclusion belonging and equity we strive to provide an accessible workplace where individuals feel valued respected and supported every day.

We are committed to creating an inclusive and accessible work environment across accordance with applicable provincial legislation including Quebecs Charter of the French Language this job posting is provided in both French and English when required. For positions based in Quebec French language proficiency is required to perform day-to-day duties.

We encourage and accept all applications however only candidates selected for interviews will be contacted. Accommodations can be made available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. For inquiries please email the talent acquisition team at

Ready to make your mark If youre passionate about transforming ideas into extraordinary results and excited to join a forward-thinking team we want to hear from you!

#INDA

En tant que spécialiste de la conformité documentation et formation vous serez responsable de la tenue de la documentation et des dossiers de formation exacts conformes et prêts pour les inspections dans le cadre des programmes de gestion des documents et de la formation du système de gestion de la qualité (SGQ) de BioScript Solutions couvrant les programmes de soutien aux patients (PSP) la pharmacie BioScript et les cliniques Coverdale.

Dans le cadre de ce rôle vous appuierez la gestion du cycle de vie des documents contrôlés la conformité aux formations la gestion des changements lévaluation des risques la préparation aux audits ainsi que la production de rapports quant au rendement du système de qualité. Vous travaillerez avec les différentes fonctions pour assurer que les documents les dossiers et les activités de formation respectent les procédures internes et satisfont aux besoins de lentreprise.

Ce que nous offrons (et qui fera que vous aimerez travailler avec nous!)

• Excellent équilibre travail-vie personnelleâ: nous offrons des modalités de travail à distance flexibles car votre temps et votre bien-être sont importants pour nous. â

• Possibilités de croissanceâ: nous nous engageons à favoriser une culture axée sur la croissance qui permet à tous les membres de léquipe dacquérir de nouvelles compétences dapprofondir leurs connaissances et de progresser dans leur carrière.

• Culture dynamiqueâ: nous comptons plus de 1â500âmembres de léquipe dans tout le Canada et année après année nous parvenons à maintenir des résultats globaux supérieurs à la moyenne de lindustrie en matière dengagement lesquels sont mesurés à laide dun sondage éclair mensuel.

• Rémunération attrayanteâ: nous offrons des salaires concurrentiels un programme dincitation au rendement et des avantages sociaux complets.ââ

• Détails et lieu de lemploiâ: poste permanent à temps plein à Oakville (Ontario Toronto)

Pourquoi choisir BioScriptâSolutions

BioScript nest pas quune simple entreprise; elle est une entreprise en forte croissance qui accorde toujours la priorité aux patients. Elle est également reconnue comme lune des sociétés les mieux gérées au Canada et nous croyons quil est important de repousser les limites détablir des tendances et de créer des expériences captivantes et inspirantes. Notre équipe dynamique est composée de personnes innovatrices qui ont une passion pour le succès et qui souhaitent faire bouger les choses. Pourquoi ne pas vous joindre à nous dans notre aventure exaltante

Votre mission

Gestion des documentsâ:

• Élaborer examiner réviser et tenir à jour les documents contrôlés relatifs aux programmes de soutien aux patients (PSP) à la pharmacie aux cliniques Coverdale et aux processus dassurance de la qualité associés.

• Veiller à lapplication uniforme des conventions dappellation des normes de mise en page des flux de travail dapprobation et des structures de classement des documents.

• Veiller à ce que les documents soient soumis à un contrôle des versions approuvés mis en œuvre accessibles et retirés de lusage lorsquils sont obsolètes ou remplacés.

• Suivre létat davancement des documents identifier les retards potentiels et signaler les risques susceptibles davoir une incidence sur le calendrier du projet la préparation aux audits ou la conformité réglementaire.

• Maintenir des systèmes de classement organisés sécurisés et accessibles pour les documents contrôlés les dossiers connexes et la documentation maîtresse.

• Veiller aux exigences en matière de documentation liées à la gestion des changements aux évaluations des risques aux mesures correctives et préventives (CAPA) aux déviations à la vérification de lefficacité et aux activités damélioration des processus.

• Archiver les documents et les dossiers finalisés conformément aux exigences applicables en matière de conservation de sécurité et de récupération.

• Fournir des conseils aux membres de léquipe et aux parties prenantes concernant les procédures de contrôle des documents les modèles la gestion des dossiers et les bonnes pratiques de documentation (BPD).

• Répondre aux exigences en matière daudit le cas échéant.

• Surveiller les évaluations de rendement clés.

• Soutenir ou diriger des projets liés à la qualité et participer aux initiatives damélioration des processus qui lui sont attribuées.

• Fournir des conseils un encadrement et un soutien en matière de charge de travail aux membres de léquipe de documentation et de formation le cas échéant.

Gestion de la formationâ:

• Collaborer avec les responsables des processus afin dassurer que le contenu des formations reste à jour exact et conforme aux procédures approuvées.

• Coordonner la traduction des procédures approuvées afin dassurer que la formation soit conforme aux exigences propres à chaque rôle.

• Appuyer et coordonner la réalisation des formations dappoint et signaler les lacunes aux parties prenantes concernées.

Production de rapports et gestion des dossiersâ:

• Tenir les documents contrôlés dans le système de gestion de la qualité (SGQ) approprié.

• Veiller à ce que les documents obsolètes ou remplacés soient retirés de lusage et archivés de façon appropriée.

• Mener un examen périodique des documents contrôlés et coordonner toute mise à jour avec les responsables des documents.

• Effectuer le suivi des indicateurs de rendement clés en matière de la qualité de létat de la documentation et du rendement des processus de gestion des dossiers en analyser les tendances et en produire des rapports.

Collaboration interfonctionnelleâ:

• Collaborer avec les équipes interfonctionnelles afin dassurer que les documents et les formations attribuées soient exacts complets et conformes aux procédures et aux politiques de BioScript.

• Fournir une orientation sur les normes de documentation les modèles et les pratiques exemplaires afin den favoriser luniformité au sein de toutes les unités fonctionnelles de BioScript.

• Appuyer les audits internes et externes en veillant à ce que la documentation les dossiers et les attestations de formation soient complets organisés et prêts à linspection.

Responsabilités supplémentairesâ:

• Signaler toute information sur linnocuité des produits selon les exigences de déclaration deffets indésirables et de plaintes concernant la qualité du produit.

• Appuyer les autres activités liées au système de gestion de la qualité notamment la gestion des changements les rapports dincident les déviations les mesures correctives et préventives et les audits.

• Effectuer dautres tâches liées à la qualité au besoin.

Lexpérience que vous apportez

Formation

• Avoir fait des études postsecondaires dans les sciences de la santé les sciences de la vie en sciences infirmières en pharmacie ou dans un domaine connexe est requis.

• Avoir obtenu une certification relative à la qualité en gestion de projets en rédaction technique ou dans un domaine connexe est considéré comme un atout.

• Avoir des connaissances concernant les bonnes pratiques de documentation (BPD) et les principes de gestion de la qualité est requis.

Expérience

• Avoir au moins trois (3) ans dexpérience dans lassurance de la qualité la gestion des documents la gestion des formations les systèmes de qualité ou dans des domaines connexes.

• Avoir une expérience dans lutilisation de systèmes de gestion des documents ou de gestion de la qualité électroniques est un atout.

Aptitudesâ:

• Avoir dexcellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps; être capable de gérer efficacement plusieurs projets priorités délais et parties prenantes à la fois.

• Posséder dexcellentes compétences en communication et en coordination avec les parties prenantes.

• Avoir un excellent souci du détail et un engagement envers la précision et la qualité.

• Avoir une expérience dans le soutien des audits de la gestion des changements des mesures correctives et préventives des vérifications de lefficacité des déviations de la documentation et des activités liées à la conformité aux formations.

• Avoir une connaissance approfondie des attentes réglementaires et des systèmes de gestion de la qualité.

• Être en mesure de travailler de façon autonome tout en collaborant avec les équipes interfonctionnelles de façon efficace.

• Avoir une bonne maîtrise de la suite bureautique Microsoft Office (Word Excel PowerPoint Outlook) et de SharePoint ou dautres plateformes de gestion de documents semblables.

• Être bilingue (français et anglais) peut être nécessaire selon le rôle lemplacement et les besoins précis de lentreprise.

Rémunérationâ: Chez BioScript votre salaire de base ne constitue quune partie de votre rémunération totale et est déterminé en fonction dune échelle. Nos échelles salariales sont calculées selon les valeurs de référence locales en matière de coût de la main-dœuvre propre à chaque poste chaque niveau de poste et chaque emplacement géographique.

Cest une fierté dêtre un employeur favorable à légalité professionnelle.âEn tant quentreprise centrée sur les personnes BioScript croit foncièrement à limportance de favoriser une culture accueillante exempte de discrimination et de fournir un lieu de travail sain et sûr où lensemble des membres de léquipe peuvent exprimer leur individualité.âGrâce à notre engagement à la diversité linclusion lappartenance et léquité nous sommes déterminés à fournir un milieu de travail où chaque personne se sent appréciée respectée et soutenue chaque jour.

Nous nous engageons à créer un environnement inclusif et respectueux dans lensemble du Canada. Conformément aux lois provinciales applicables y compris la Charte de la langue française du Québec laffichage du présent poste est publié en français et en anglais le cas échéant. Pour les postes au Québec la maîtrise du français est nécessaire afin deffectuer les tâches quotidiennes.

Nous encourageons et acceptons toutes les candidatures; toutefois nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature a été retenue pour une entrevue. Des mesures dadaptation sont offertes sur demande aux candidates et candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Si vous avez des demandes veuillez envoyer un courriel à léquipe dattraction de talents à .

Laissez votre marque! Si transformer vos idées en résultats extraordinaires vous passionne et si vous joindre à une équipe tournée vers lavenir vous réjouit nous aimerions recevoir votre candidature!

#INDA

Required Experience:

IC