Gestionnaire de bureau

Le bureau de la députée Jean Yip députée de ScarboroughAgincourt est à la recherche dune personne qualifiée pour pourvoir le poste de gestionnaire de bureau.

À propos du poste:

La personne titulaire du poste est responsable des opérations quotidiennes du bureau de circonscription et fournit un soutien administratif et opérationnel à la députée et à léquipe de circonscription. Ce rôle clé supervise les opérations du bureau la coordination du personnel la gestion de lhoraire les activités de mobilisation communautaire et la planification dévénements tout en appuyant les activités de la députée auprès des électeurs des intervenants et de lensemble de la communauté.

La personne idéale est très organisée proactive débrouillarde et à laise de gérer plusieurs priorités dans un environnement où le rythme de travail est soutenu.

La personne titulaire du poste doit détenir un permis de conduire valide et avoir accès à un véhicule.

Principales responsabilités:

Mobilisation et engagement communautaires

• Diriger les initiatives de mobilisation et établir de solides relations avec les électeurs les organismes communautaires les entreprises et les intervenants locaux.
• Coordonner et superviser les événements communautaires les rencontres avec les intervenants et les autres activités de mobilisation y compris la logistique des événements avec le bureau dOttawa et les équipes ministérielles.
• Représenter la députée lors de rencontres et dévénements communautaires au besoin.
• Suivre les enjeux locaux et régionaux et maintenir de solides relations avec les médias locaux et les organismes communautaires.
• Soutenir les initiatives de communication et de relations avec les médias au besoin.

Gestion et opérations du bureau

• Superviser les opérations quotidiennes du bureau de circonscription et coordonner la charge de travail du personnel afin dassurer une couverture efficace du bureau et une prestation de services adéquate.
• Donner des directives et offrir du soutien au personnel de circonscription notamment en matière de formation dintégration et de résolution de problèmes au quotidien.
• Gérer ladministration du bureau notamment la petite caisse les budgets dévénements les fournitures les stocks et la gestion des biens.
• Agir à titre de représentant ou représentante du bureau en matière de santé et de sécurité.
• Assurer le suivi des projets en cours et veiller à ce que les tâches les suivis et les échéances soient respectés en temps opportun.

Soutien à la députée gestion de lhoraire et communications

• Gérer lhoraire de la députée dans la circonscription notamment les rendez-vous les réunions les événements et les invitations et assurer les suivis en temps opportun.
• Préparer les ordres du jour les documents dinformation les notes pour les événements les messages et autres documents nécessaires aux réunions et aux événements de la députée.
• Effectuer le triage des courriels et des messages téléphoniques reçus répondre aux demandes générales et veiller à ce que la correspondance liée aux dossiers des électeurs et aux politiques publiques soit acheminée aux personnes appropriées.
• Coordonner les messages daccueil les parchemins les bulletins les envois postaux et autres documents de communication.
• Fournir du soutien en matière de médias sociaux de traduction et dautres tâches liées aux communications ou à ladministration au besoin.

Qualifications :

Éducation :

• Études postsecondaires en administration des affaires en administration publique en science politique en communications ou dans un domaine connexe ou une combinaison équivalente de formation et dexpérience pertinente.

Expérience :

• Expérience de la gestion dun bureau dune équipe ou de fonctions opérationnelles dans un environnement où le rythme de travail est soutenu.
• Expérience en soutien administratif ou exécutif en gestion de plusieurs priorités et en coordination dhoraires de projets ou dévénements.
• Expérience dans létablissement de relations avec des électeurs des organismes communautaires des intervenants ou des membres du public.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale et aisance à communiquer de façon professionnelle avec une grande diversité de publics.
• Expérience avec Microsoft Office notamment Outlook Word Excel et PowerPoint ainsi quavec Google Workspace.
• Solides compétences en organisation en communication en prise de décision et en résolution de problèmes avec la capacité de travailler efficacement sous pression et de sadapter à lévolution des priorités.

Atouts :

• Expérience antérieure dans un bureau de circonscription un environnement parlementaire ou le secteur public.
• Expérience en mobilisation communautaire en planification dévénements en relations avec les médias ou en communications.
• Connaissance de la communauté locale et de ses intervenants.
• Maîtrise ou connaissance fonctionnelle du mandarin du cantonais du tamoul de lourdou du tagalog de larménien du français ou dune autre langue couramment parlée dans la communauté.

Informations complémentaires :

Salaire à négocier en fonction de lexpérience et des qualifications.

Les députés sont des employeurs individuels responsables du recrutement de lembauche et de la gestion des employés qui les aident à sacquitter de leurs fonctions parlementaires. Les modalités et conditions demploi peuvent varier dun bureau de député à lautre.

Si vous avez besoin de mesures dadaptation de documents dans un format accessible ou dun soutien supplémentaire relativement au processus de candidature veuillez communiquer avec les Services de recrutement et de sélection à ladresse .

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature. Seules les personnes retenues seront communiquées pour les prochaines étapes.

Cette offre demploi demeurera affichée jusquà ce que toutes les exigences opérationnelles soient satisfaites. Les personnes qui répondent aux qualifications pourraient être contactées à tout moment pour une évaluation supplémentaire.

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time