Coordonnateur, opérations marketingCoordinator, Marketing Operations

Le ou la coordonnateur(trice) des opérations marketing joue un rôle essentiel dans la mise en œuvre des stratégies marketing pharmaceutiques. En tant que membre clé de léquipe marketing de Searchlight Pharma vous collaborerez avec les équipes Marketing Ventes Finances Affaires médicales Affaires réglementaires Juridique/Conformité et divers partenaires externes afin de garantir lavancement efficace et conforme des campagnes des budgets et des processus dapprobation.

Il sagit dune occasion concrète dacquérir une exposition à tous les aspects de lindustrie pharmaceutique de marque tout en développant des compétences en opérations marketing gestion financière coordination de projets analyse de données et collaboration interfonctionnelle. Vous contribuerez à loptimisation des processus à la création doutils et de rapports ainsi quà lexécution réussie dinitiatives marketing ayant un impact positif sur la vie des patients.

Si vous êtes organisé(e) curieux(se) rigoureux(se) et passionné(e) par lapprentissage du fonctionnement de la mise en marché des produits pharmaceutiques ce poste représente une excellente base pour votre développement professionnel à long terme.

Plus important encore ce rôle est conçu comme un tremplin vers une carrière en leadership commercial dans lindustrie pharmaceutique avec des possibilités dévolution vers des postes en marketing ventes analytique gestion de marque et autres fonctions commerciales à fort impact.

The Marketing Operations Coordinator plays a pivotal role in bringing pharmaceutical marketing strategies to life. As a key member of the Searchlight Pharma marketing team youll work across Marketing Sales Finance Medical Regulatory Legal/Compliance and external partners to help ensure campaigns budgets and approvals move forward efficiently and compliantly.

This is a hands-on opportunity to gain exposure to all aspects of the branded pharmaceutical business while developing skills in marketing operations financial management project coordination analytics and cross-functional collaboration. Youll help streamline processes build tools and reporting and support the successful execution of impactful marketing initiatives that improve patients lives.

If youre organized curious detail-oriented and excited to learn how a pharmaceutical company brings brands to market this role offers an exceptional foundation for long-term growth.

Most importantly this role is designed as a launchpad for a career in pharmaceutical commercial leadership with opportunities to progress into marketing sales analytics brand management and other high-impact commercial roles.

• Coordonner les opérations financières du marketing notamment les demandes dachat les bons de commande le suivi des factures le soutien aux provisions comptables les rapprochements budgétaires lintégration des fournisseurs et la production de rapports réguliers sur les dépenses en collaboration avec les équipes Marketing et Finances.
• Maintenir des outils de suivi et des tableaux de bord précis pour les budgets des marques les engagements les dépenses réelles et les prévisions; identifier de manière proactive les écarts les informations manquantes et les suivis requis.
• Gérer les calendriers de gouvernance marketing les modèles les registres et les points de contrôle dapprobation afin daméliorer la visibilité la responsabilisation et le respect des échéanciers à travers le portefeuille de produits.
• Coordonner les processus de révision des pièces promotionnelles de la soumission à lapprobation finale en veillant à ce que les dossiers soient complets que les demandes soient acheminées correctement que les commentaires soient consolidés et que les documents approuvés soient archivés conformément aux procédures applicables.
• Effectuer lorsque qualifié(e) des vérifications de qualité et de production bilingues afin dassurer luniformité et lexactitude du matériel en français et en anglais; acheminer toute question liée au contenu ou à la conformité à lévaluateur approprié.
• Concevoir documenter et améliorer continuellement des processus marketing reproductibles des outils opérationnels standardisés des listes de vérification et des attentes de niveau de service; soutenir la formation et ladoption de ces pratiques au sein des équipes de marque.
• Soutenir ladministration des agences et fournisseurs y compris les mandats les intrants contractuels lintégration les échéanciers les livrables le suivi des factures et la documentation liée à la performance.
• Coordonner les activités récurrentes de gestion marketing notamment les réunions déquipe les revues budgétaires les revues de gouvernance et le suivi des plans daction; préparer les ordres du jour la documentation les décisions et les suivis.
• Surveiller la performance des processus et les irritants récurrents recommander des améliorations pratiques et utiliser de façon responsable les technologies lautomatisation et lintelligence artificielle afin daccroître la qualité la rapidité et la cohérence.
• Démontrer les valeurs de lorganisation et veiller au respect de tous les programmes de conformité notamment le programme mondial déthique et de conformité les politiques et procédures de qualité les politiques de santé sécurité et environnement ainsi que les politiques RH.
• Travailler de façon sécuritaire et collaborer avec les membres de léquipe afin datteindre les résultats attendus.
• Adopter des comportements reflétant les valeurs organisationnelles : Intégrité Courage Travail déquipe et Innovation.
• Assurer le respect personnel de tous les programmes de conformité y compris le programme mondial déthique et de conformité les politiques et procédures de qualité les politiques de santé sécurité et environnement ainsi que les politiques RH.
• Signaler toute suspicion de réaction indésirable à un médicament au service mondial de pharmacovigilance conformément aux procédures opérationnelles normalisées (SOP) de lentreprise.
• Effectuer toute autre tâche pertinente assignée.

• Coordinate marketing financial operations including purchase requisitions and purchase orders invoice tracking accrual support budget reconciliations vendor setup and routine spend reporting in partnership with Marketing and Finance.
• Maintain accurate trackers and dashboards for brand budgets commitments actuals and forecasts; proactively identify variances missing information and required follow-up.
• Administer marketing governance calendars templates records and approval checkpoints to improve visibility accountability and on-time delivery across the portfolio.
• Coordinate promotional material review workflows from submission through final approval ensuring packages are complete routing is accurate feedback is consolidated and approved materials are archived according to applicable procedures.
• Perform bilingual quality assurance and production checks where qualified to support consistency and accuracy across English and French materials; escalate content or compliance questions to the appropriate reviewer.
• Build document and continuously improve repeatable marketing workflows standard operating tools checklists and service-level expectations; support training and adoption across brand teams.
• Support agency and vendor administration including scopes of work contracting inputs onboarding timelines deliverables invoice follow-up and performance documentation.
• Coordinate recurring marketing operating rhythms including team meetings budget reviews governance reviews and action tracking; prepare agendas materials decisions and follow-up items.
• Monitor process performance and recurring pain points recommend practical improvements and use available technology automation and AI responsibly to increase quality speed and consistency.
• Demonstrate organizational Values and ensure adherence to all compliance programs including the Global Business Ethics and Compliance Program Global Quality policies and procedures Safety and Environment policies and HR policies.
• Works in a safe manner collaborating as a team member to achieve all outcomes.
• Demonstrate Behaviours that exhibit our organizational Values: Integrity Courage Teamwork and Innovation.
• Ensure personal adherence with all compliance programs including the Global Business Ethics and Compliance Program Global Quality policies and procedures Safety and Environment policies and HR policies.
• Report any notified suspected Adverse Drug Reactions to Global Pharmacovigilance in accordance with Corporate SOPs.
• All other relevant duties as assigned.

• Formation

• Diplôme détudes collégiales ou diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires marketing finance communications ou dans un domaine connexe ou combinaison équivalente de formation et dexpérience.

• Connaissances compétences et habiletés

• Esprit curieux analytique et proactif avec une aptitude à résoudre les problèmes et à identifier des occasions de simplifier le travail daméliorer les contrôles et doptimiser les ressources disponibles.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale. Le bilinguisme français-anglais est obligatoire afin deffectuer la révision bilingue du matériel et des communications marketing.
• Grande rigueur dans lexécution des processus solides compétences en organisation et en coordination de projets et capacité à gérer avec précision des priorités dépendances et échéanciers multiples.
• Solide sens financier et aisance avec les budgets les rapprochements les feuilles de calcul et lanalyse des écarts.
• Excellente attention aux détails incluant une gestion rigoureuse de la documentation et du contrôle des versions.
• Approche axée sur le service et la collaboration avec la confiance nécessaire pour clarifier les exigences établir les responsabilités et assurer les suivis requis.
• Maîtrise intermédiaire à avancée de Microsoft Excel PowerPoint Word Outlook Teams et Copilot; une expérience avec des systèmes financiers dapprovisionnement de flux de travail ou de gestion de projets constitue un atout.
• Aisance avec les outils numériques lautomatisation et lintelligence artificielle utilisés de façon responsable afin daméliorer la productivité les rapports et la cohérence des processus.

• Expérience

• Stages ou 1 à 2 années dexpérience dans des rôles démontrant linitiative les capacités danalyse et la collaboration dans un environnement professionnel.
• Participation à des projets ayant permis lacquisition dune expérience pratique dans lutilisation de lintelligence artificielle pour améliorer les processus.

• Education
  • College diploma or undergraduate degree in business administration marketing finance communications or a related discipline or an equivalent combination of education and experience.
• Knowledge Skills and Abilities
  • Curious analytical and proactive problem-solver who seeks opportunities to simplify work improve controls and do more with available resources.
  • Excellent written and verbal communication skills. Bilingualism in English and French is mandatory for bilingual review of marketing materials & communications.
  • Strong process rigor organization and project coordination skills with the ability to manage multiple priorities dependencies and deadlines accurately.
  • Financial acumen and confidence working with budgets reconciliations spreadsheets and variance tracking.
  • Excellent attention to detail including disciplined documentation and version control.
  • Service-oriented and collaborative approach with the confidence to clarify requirements establish ownership and drive timely follow-through.
  • Intermediate to advanced proficiency in Microsoft Excel PowerPoint Word Outlook Teams and CoPilot; experience with enterprise finance procurement workflow or project management systems is an asset.
  • Comfort using digital tools automation and AI responsibly to improve productivity reporting and process consistency.
• Experience
  • Internships or 1-2 years experience in roles that demonstrate candidates ability to take initiative demonstrate analytical skills & work collaboratively.
  • Projects that have enabled the candidate to gain experience with AI to improve processes.