Adjoint(e) exécutif ( ive) à la direction générale

Titre du poste:

Adjoint(e) exécutif (-ive) à la direction générale

Service:

Direction générale

Relève de:

Directeur général

Horaire de travail:

35 heures / semaine

Niveau:

Poste cadre

Échelon dentrée:

À déterminer selon les qualifications et lexpérience

Entrée en poste :

Dès que possible

Relevant de la direction générale la personne titulaire du poste joue un rôle de premier plan dans la réalisation des priorités stratégiques et organisationnelles de lOffice municipal dhabitation de Laval. Elle se joint à une organisation en transformation portée par une mission sociale essentielle et par des projets qui auront un impact concret sur les milieux de vie les services et la performance organisationnelle.

Ce rôle sadresse à une personne qui souhaite être au cœur de laction contribuer aux décisions importantes et faire avancer des dossiers qui comptent. Véritable partenaire daffaires de la direction générale elle prend en charge des mandats corporatifs complexes coordonne des initiatives transversales et assure le suivi de projets impliquant plusieurs directions partenaires et parties prenantes.

Par son jugement son leadership dinfluence et sa capacité à mobiliser les bonnes collaborations elle transforme les orientations en plans daction concrets structure les travaux anticipe les enjeux et veille à latteinte des résultats attendus. Elle agit comme levier dexécution auprès de la direction générale et contribue directement à renforcer les pratiques les processus et les outils de gestion.

La personne recherchée trouvera dans ce poste un espace réel pour exercer son initiative mettre son sens de lorganisation au service de projets porteurs et influencer positivement le développement de lorganisation. Cest une occasion de contribuer de près à la direction dun organisme en croissance dans un rôle stratégique où lanalyse laction et la livraison de résultats se rencontrent.

*Les tâches inscrites ci-dessous sont présentées à titre indicatif seulement. Elles ne sont pas constitutives du poste.

Réalisation de mandats stratégiques et corporatifs

Prendre en charge des mandats confiés par la direction générale et en assurer la réalisation;

Analyser des problématiques organisationnelles et proposer des solutions concrètes;

Réaliser des études des analyses et des recommandations soutenant la prise de décision;

Élaborer des plans daction et coordonner leur mise en œuvre;

Assurer un suivi rigoureux des livrables des échéanciers et des résultats attendus.

Coordination de dossiers transversaux

Piloter des dossiers impliquant plusieurs directions ou partenaires;

Mobiliser les intervenants nécessaires à la réalisation des mandats;

Assurer larrimage des actions entre les différentes directions;

Identifier les obstacles à lavancement des projets et mettre en place des mesures correctives;

Assurer la circulation de linformation stratégique nécessaire à la réalisation des objectifs.

Soutien à la prise de décision

Préparer des analyses et des dossiers stratégiques pour la direction générale;

Produire des sommaires décisionnels destinés au conseil dadministration;

Élaborer des tableaux de bord et des outils de suivi de gestion;

Évaluer les impacts organisationnels financiers ou opérationnels des projets et recommandations;

Formuler des avis permettant déclairer les décisions de gestion.

Gouvernance de gestion et suivi organisationnel

Coordonner les travaux du comité de direction du comité de gestion et de certains comités de travail interne;

Assurer le suivi des décisions des engagements et des priorités découlant de ces instances;

Maintenir des mécanismes de contrôle permettant de mesurer lavancement des dossiers organisationnels;

Appuyer la direction générale dans le maintien dune gestion efficace et orientée vers les résultats.

Soutien aux directions

Offrir un soutien aux directions dans des dossiers corporatifs ou transversaux;

Accompagner les directions dans la préparation de documents danalyse de présentations ou de dossiers décisionnels;

Contribuer à des groupes de travail comités ad hoc ou projets spécifiques;

Participer à loptimisation des pratiques des processus et des outils de gestion dans une perspective damélioration continue;

Effectuer toute autre tâche connexe reliée aux objectifs de la direction générale.

Diplôme universitaire dans une discipline pertinente à la fonction;

Minimum de cinq (5) années dexpérience dans un rôle dadjoint(e) exécutif(-ive) à la direction générale de coordination stratégique de gestion de projets ou de soutien à la haute direction;

Expérience significative dans la prise en charge de dossiers complexes impliquant plusieurs intervenants;

Expérience dans la préparation danalyses de recommandations de présentations ou de sommaires décisionnels;

Expérience dans le domaine de lhabitation sociale et abordable le milieu municipal ou parapublic constitue un atout.

Excellente maîtrise du français écrit et grande capacité de synthèse;

Bonne compréhension des mécanismes de gouvernance de gestion interne et de prise de décision;

Aisance avec la suite Microsoft 365 notamment Teams SharePoint Lists et les outils de suivi;

Connaissance des principes de gestion de projets damélioration continue ou de gestion du changement;

Connaissance du milieu de lhabitation sociale et communautaire un atout.

Le profil que nous recherchons

Nous recherchons une personne capable de prendre en charge des dossiers organisationnels de coordonner des intervenants dexercer un leadership dinfluence et de transformer des orientations en résultats concrets.

La personne recherchée est reconnue pour sa capacité à faire avancer les projets à naviguer dans des enjeux complexes et à maintenir le cap jusquà la livraison des livrables attendus.

Elle est à laise autant dans lanalyse que dans laction et cherche un rôle lui permettant davoir un impact direct sur la performance et le développement de lorganisation.

Compétences et aptitudes requises

Orientation marquée vers laction les résultats et la livraison de livrables de qualité;

Autonomie jugement professionnel rigueur et sens des responsabilités;

Capacité à exercer un leadership dinfluence et à susciter la collaboration sans autorité hiérarchique.

Excellentes habiletés de coordination de planification et de gestion des priorités;

Forte capacité danalyse de synthèse de rédaction et de vulgarisation;

Sens politique discrétion et capacité à traiter des informations stratégiques et sensibles;

Excellentes habiletés relationnelles diplomatie et capacité à mobiliser les collaborations;

Esprit dinitiative proactivité et capacité à résoudre des problématiques complexes;

Adaptabilité dans un environnement dynamique comportant plusieurs dossiers simultanés.

Pourquoi faire carrière chez lOffice

Vous souhaitez contribuer concrètement à la mission du logement social et abordable au sein dune organisation en développement et près de ses milieux de vie OMH Laval offre un environnement de travail où les mandats ont un impact réel sur les services les projets et la qualité de gestion de lorganisation.

Ce poste sadresse à une personne qui veut travailler au cœur des dossiers contribuer à lavancement des priorités organisationnelles et soutenir la direction générale dans la transformation des orientations en résultats concrets.

Ce que nous offrons

ü Un horaire de 35 heures par semaine;

ü Un horaire dété pour finir à midi le vendredi;

ü Deux (2) semaines de congés pour le temps des fêtes;

ü Quatre (4) semaines de vacances après un an;

ü Des assurances collectives après trois (3) mois travaillés;

ü Un régime de retraite compétitif avec contribution de lemployeur;

ü Laccès à des repas complets à prix avantageux;

ü Des événements dentreprise plusieurs fois dans lannée;

ü De nombreux congés payés lassurance dentaire lassurance vision un programme daide aux employés et laccès à la télémédecine.