Adjoint ou adjointe juridique (Litige)

Le ou la titulaire du poste est responsable de la gestion des aspects administratifs et opérationnels liés à la pratique de son avocat ou avocate afin dassurer son bon fonctionnement et son efficacité. Le ou la titulaire de ce poste travaille en étroite collaboration avec les équipes des services de soutien afin de soutenir la prestation des services aux clients et la gestion globale du groupe de pratique.

Soutien à lavocat ou à lavocate et aux clients

• Acquérir et maintenir une bonne compréhension de la pratique des priorités et du style de travail de lavocat ou lavocate en veillant à ce que les principaux processus et exigences soient consignés par écrit et tenus à jour.
• Gérer et trier les communications reçues répondre aux demandes habituelles transmettre en temps opportun les dossiers urgents ou sensibles aux personnes concernées et enregistrer les courriels et leurs pièces jointes dans le système de gestion documentaire du cabinet conformément aux directives.
• Rédiger la correspondance destinée aux clients conformément aux exigences établies par lavocat ou lavocate et celles du cabinet.
• Gérer de manière proactive le calendrier de lavocat ou de lavocate en veillant à établir efficacement les priorités parmi ses engagements et à respecter les échéances clés. Vérifier que les réunions sont correctement programmées et que tout le matériel nécessaire ainsi que les informations exactes concernant les participants sont disponibles.
• Gérer tous les aspects liés aux voyages notamment la réservation des vols et des hébergements la préparation ditinéraires détaillés et les rapports de dépenses.
• Soutenir lavocat ou lavocate à légard des obligations réglementaires et des exigences en matière dagrément notamment les adhésions à des associations professionnelles le respect des obligations de formation continue obligatoires et les déclarations correspondantes. Gérer les biographies de lavocat ou de lavocate et coordonner leur participation aux conférences et aux activités externes en collaboration avec le service Marketing et développement des affaires.
• Fournir un soutien administratif courant notamment en matière de rédaction de mise en page de révision de relecture de mise en évidence des modifications et de gestion des versions en collaboration avec les spécialistes - Traitement de documents pour la production de documents complexes et les exigences techniques avancées en matière de mise en page.
• Coordonner la répartition des tâches au sein de léquipe afin dassurer un soutien administratif continu à lavocat ou lavocate notamment en cas dabsences de congés et pendant les périodes plus occupées.
• Collaborer avec les Services de traitement de documents les adjoints administratifs et les autres ressources administratives afin de coordonner les demandes de travail de suivre lavancement des tâches de vérifier lexactitude des tâches achevées et de respecter les délais fixés.
• Établir des relations de travail solides entre les différentes équipes des services de soutien afin de résoudre les problèmes de rationaliser les processus et de respecter les délais de livraison.
• Fournir un soutien et des conseils aux collègues et aux nouvelles recrues.
• Contribuer aux initiatives à léchelle du cabinet à lamélioration des processus et aux projets spéciaux visant à soutenir les priorités du cabinet.

Fonctions liées aux aspects financiers

• Collaborer avec lavocat ou lavocate pour veiller à la facturation des heures de travail dans les délais prescrits et faire les suivis requis.
• En collaboration avec léquipe de facturation gérer lensemble des processus de facturation notamment en assurant le suivi des travaux en cours en préparant et en vérifiant les factures pro forma et en veillant à lexactitude des descriptions des escomptes et des modalités de tarification. Sassurer que les factures sont finalisées et émises conformément aux directives du client et aux normes du cabinet.
• Assurer le suivi des dossiers faisant lobjet de modalités de rémunération alternatives en veillant à lexactitude des tarifs et des escomptes convenus en surveillant les budgets et en fournissant régulièrement des informations financières à lavocat ou à lavocate.
• Préparer et tenir à jour les rapports relatifs aux heures de travail et à la facturation pour lavocat ou lavocate et les clients en indiquant la situation financière les tendances et les éléments en suspens à traiter si nécessaire.
• Faciliter le paiement des factures de tiers et des frais de dépôt en veillant à lexactitude des informations aux autorisations requises et à la soumission dans les délais conformément aux exigences des fournisseurs.
• Gérer le traitement des dépenses conformément aux délais et aux directives établis notamment en vérifiant en transmettant et en assurant le suivi des rapports de dépenses selon les besoins.

Gestion des risques

• Rédiger des lettres de mandat pour examen par lavocat ou lavocate et contribuer aux processus de prise en charge des nouveaux dossiers notamment la création des dossiers la vérification des conflits dintérêts et lexamen des directives relatives aux conseils externes afin de garantir le respect des exigences propres à chaque dossier.
• Superviser lorganisation des fichiers électroniques des clients au sein du système de gestion documentaire en veillant à leur accessibilité à leur cohérence à lintégrité des versions et à leur exhaustivité conformément aux directives du cabinet.
• Gérer le cycle de vie des activités de partage de fichiers externes depuis leur création jusquau maintien des droits daccès appropriés en passant par léchange sécurisé de documents et le respect des exigences de confidentialité des clients ainsi que des politiques du cabinet.
• Assurer le suivi des dossiers inactifs et des soldes de comptes en fiducie en collaboration avec lavocat ou lavocate afin de garantir un suivi en temps opportun la clôture des dossiers le règlement des soldes et la mise à jour des dossiers conformément aux politiques du cabinet et aux exigences en matière de conservation des documents.
• Coordonner et prendre en charge les demandes daudit conformément aux exigences du cabinet en matière de gestion des risques en collaborant avec les parties prenantes internes si nécessaire.

Marketing et développement des affaires

• Assurer la coordination avec les équipes des services de soutien afin de compiler tous les documents et toute la correspondance nécessaires aux propositions et aux appels doffres (par exemple les biographies des avocats les tarifs de facturation etc.).
• Gérer les informations relatives aux clients et aux contacts dans InterAction et les systèmes associés.
• Soutenir les activités de développement des affaires de lavocat ou de lavocate en veillant à ce que les initiatives soient coordonnées et correctement enregistrées dans Interaction à des fins de suivi et de rapport.
• Collaborer avec lavocat ou lavocate et léquipe Marketing et développement des affaires pour les soumissions à Chambers les initiatives axées sur les clients et les événements organisés par le cabinet (par exemple les débats Munk) notamment en apportant son soutien à la planification et à la mise en œuvre de séances de formation juridique continue non facturables.
• Coordonner les réunions et les événements avec les clients en gérant tous les aspects logistiques notamment la réservation des salles de réunion le choix des lieux les services de traiteur les cadeaux promotionnels et les besoins audiovisuels. Collaborer avec les équipes internes chargées de lorganisation dévénements selon les besoins pour assurer le bon déroulement dévénements complexes en veillant au respect des directives du client et des normes du cabinet.
• Assister à lorganiser des voyages de développement des affaires en coordonnant les calendriers en préparant les itinéraires des clients et des cabinets davocats et en assurant le suivi et les contacts avec les clients.

Soutien lié à la pratique

• Préparer réviser et gérer les documents relatifs aux litiges et les documents judiciaires (par exemple les actes de procédure les dossiers de requêtes les affidavits les affidavits de documents les mémoires les cahiers de jurisprudence et de doctrine les recueils les mémoires de dépens les dossiers dappel et les mémoires de médiation) en veillant à leur exactitude à leur exhaustivité et à leur conformité avec les règles de procédure applicables les directives pratiques et les exigences juridictionnelles.
• Coordonner les procédures de dépôt de signification et les démarches judiciaires dans différentes juridictions en utilisant les systèmes judiciaires les outils technologiques juridiques et les plateformes de dépôt électronique appropriés.
• Assurer le suivi des délais liés aux litiges des dates daudience des calendriers de procédure des exigences en matière de prescription et dautres étapes clés en coordination avec les processus en place au sein du service afin de garantir une gestion efficace des dossiers.
• Apporter un soutien lors des interrogatoires des médiations des audiences des procès et des appels en coordonnant les aspects logistiques en préparant les documents nécessaires et en veillant à ce que les formalités administratives soient remplies conformément aux procédures et aux délais applicables.

Qualifications

• Diplôme détudes postsecondaires en administration de bureau administration juridique ou administration de la haute direction ou dans dautres domaines connexes.
  
• De 5 à 7 ans dexpérience connexe de préférence dans un cabinet davocats ou un cabinet de services professionnels juridiques.
  
• Solide connaissance des procédures de litige québécoises des exigences des tribunaux des procédures de dépôt de documents et des technologies juridiques et capacité à maintenir ses connaissances à jour à mesure que les pratiques les règles et les technologies évoluent.
  
• Solide connaissance des termes des documents et des procédures juridiques.
  
• Expérience dans lutilisation de logiciels juridiques et administratifs notamment les systèmes de gestion documentaire les plateformes de saisie des heures et de facturation ainsi que les outils de gestion de la relation client.
  
• Solide connaissance du fonctionnement dun groupe de pratique davocats notamment des processus de facturation des modalités de tarification alternatives de la gestion des dossiers et des attentes des clients en matière de service.
  
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office.
  
• Bilinguisme complet en français et en anglais.

Compétences principales

• Fait preuve dun fort engagement envers le service client en gérant efficacement les priorités concurrentes et en répondant aux besoins des clients.
• Communique clairement et efficacement tant à loral quà lécrit et collabore efficacement avec les autres.
• Fait preuve dinitiative et de créativité pour trouver des solutions et exploiter les informations et les ressources disponibles afin de résoudre les problèmes.
• Sadapte aux nouvelles technologies notamment lintelligence artificielle et les outils émergents et les utilise efficacement pour faciliter son travail.
  
• Travaille de manière organisée proactive et efficace en accordant une grande attention aux détails.
  
• Assume la responsabilité de son travail et fait preuve dun bon jugement.
  
• Travaille efficacement de façon autonome et au sein dune équipe.
  
• Fait preuve de réactivité et defficacité lorsquil sagit de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
  
• Traite les informations sensibles relatives aux clients et au cabinet en respectant les règles de confidentialité et de discrétion qui simposent.
• Établit et entretient des relations de travail efficaces au sein des services de soutien afin de favoriser la collaboration.
• Fait preuve de souplesse et de réactivité face aux besoins du cabinet notamment en effectuant des heures supplémentaires et en assurant une présence au bureau lorsque cela est nécessaire.

Il sagit dun poste en mode hybride soit quatre jours en présentiel et un jour en télétravail. Dans le cadre du processus daccueil et dintégration une présence au bureau plus fréquente est requise aux fins de formation.

Cette offre demploi concerne un poste vacant existant.

Le salaire sera déterminé en fonction des compétences de lexpérience et des qualifications du candidat.

Nous cherchons à utiliser des outils novateurs pour améliorer le processus de recrutement. Nous utilisons donc des outils alimentés par lIA pour faciliter les étapes initiales de sélection des candidatures. Ces outils nous aident à évaluer les candidatures de manière plus efficace et uniforme en nous concentrant sur les qualifications lexpérience et les compétences correspondant aux postes. Même si nous utilisons cette technologie léquipe des ressources humaines examine toutes les candidatures et prend des décisions de manière équitable et conformément à nos politiques. Pour toute question nhésitez pas à communiquer avec nous à ladresse .

Chez Torys nous prônons la diversité dans le cadre de nos pratiques de recrutement de fidélisation et davancement. Nous croyons que la diversité des parcours des expériences et des points de vue améliore la qualité du travail et enrichit la vie professionnelle. Nous favorisons un milieu de travail inclusif et accessible et offrons des mesures dadaptation aux candidats en situation de handicap. Si vous avez besoin de mesures dadaptation à toute étape du processus de recrutement veuillez communiquer avec Jenny Tavares directrice générale - Ressources humaines à ladresse .

Toute offre demploi est conditionnelle à la vérification des antécédents. Ce processus comprend notamment la vérification du casier judiciaire la vérification des médias sociaux ainsi que la vérification des antécédents professionnels et des diplômes.