Sales Coordinator – Meetings, Events & Groups (HFX)

Le/la Sales Coordinator  Meetings Events & Groups est responsable du traitement commercial et administratif des demandes liées aux séminaires événements banquets réceptions et groupes. 

Il/elle assure le suivi des dossiers depuis la demande initiale jusquà la confirmation en veillant à fournir une réponse professionnelle à assurer le suivi des options à préparer les offres et contrats ainsi quà sécuriser les dossiers confirmés. 

Dans lorganisation actuelle les dossiers événements confirmés sont transmis au/à la Meeting Planner pour la préparation et le suivi opérationnel. Le périmètre du poste pourra toutefois évoluer en fonction des besoins de lhôtel et de son organisation interne. 

Pour les dossiers groupes hébergement seuls / rooms only le/la Sales Coordinator assure le suivi complet du dossier de loffre initiale jusquà la facturation finale. 

Principales responsabilités 

1. Gestion commerciale des demandes 

• Réceptionner qualifier et traiter les demandes de séminaires événements banquets réceptions et groupes. 

• Analyser les besoins du client et proposer une offre adaptée. 

• Préparer et envoyer les offres commerciales en fonction des disponibilités de la stratégie tarifaire et des standards de lhôtel. 

• Assurer le suivi des options les relances clients et les confirmations. 

• Négocier les conditions commerciales dans le respect des directives internes. 

• Préparer et envoyer les contrats proformas et documents nécessaires à la confirmation du dossier. 

• Participer activement à latteinte des objectifs de chiffre daffaires Meetings Events & Groups. 

• Respect and implementation of the company Brand standards. 

1. Sécurisation des dossiers confirmés 

• Vérifier que les dossiers confirmés sont complets et sécurisés avant transmission. 

• Sassurer que les éléments nécessaires sont bien repris dans le dossier : contrat signé acompte ou garantie de paiement coordonnées client informations administratives informations de facturation. 

• Sassurer que toutes les informations commerciales et administratives sont correctement encodées dans les systèmes internes. 

• Maintenir les dossiers complets organisés et conformes aux procédures internes. 

• Préparer une transmission claire complète et structurée du dossier confirmé au/à la Meeting Planner. 

1. Transmission au/à la Meeting Planner 

• Transmettre le dossier confirmé au/à la Meeting Planner une fois celui-ci sécurisé. 

• Fournir toutes les informations nécessaires à la reprise du dossier : conditions commerciales éléments contractuels garanties demandes principales du client et particularités éventuelles. 

• Veiller à ce que la transmission permette une reprise efficace et fluide du dossier. 

• Rester disponible pour clarifier les aspects commerciaux ou administratifs du dossier après transmission si nécessaire. 

1. Upselling et optimisation du chiffre daffaires 

• Identifier les opportunités dupselling avant la confirmation du dossier. 

• Proposer des services additionnels adaptés aux besoins du client : restauration pauses hébergement salles équipements transferts activités externes ou autres prestations. 

• Contribuer à loptimisation du revenu Meetings Events & Groups. 

• Mettre à jour les informations clients et historiques commerciaux dans les systèmes internes. 

• Participer au développement dune approche commerciale proactive et orientée revenu. 

Évolution du poste 

Cette description de poste est établie selon lorganisation actuelle de lhôtel. 

Le/la Sales Coordinator pourra être amené(e) ponctuellement ou durablement à soutenir ou prendre en charge certaines missions opérationnelles liées aux événements et groupes notamment en cas dévolution de lorganisation interne dabsences de volume dactivité ou de besoins opérationnels. 

Rattachement hiérarchique 

Le poste est rattaché à : 

• Meetings & Events Assistant Manager 

• Director of Sales & Marketing 

Qualifications :

Profil recherché 

• Expérience en hôtellerie groupes événements ou coordination commerciale. 

• Bonne organisation et rigueur administrative. 

• Aisance relationnelle et sens du service client. 

• Esprit commercial et capacité à identifier les opportunités dupselling. 

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. 

• Communication claire et professionnelle. 

• Maîtrise de Microsoft Office Opera Cloud PMS Opera Cloud S&C ou outils similaires. 

• Maîtrise professionnelle du français et de langlais. 

• La connaissance du néerlandais constitue un atout. 

Qualités personnelles 

• Excellente présentation. 

• Forte orientation client. 

• Sens du détail et rigueur. 

• Excellentes compétences en organisation et gestion du temps. 

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais. 

Informations supplémentaires :

Avantages

• Un cadre de travail agréable
• Une équipe conviviale
• Formations assurées
• Avantages extra-légaux tels que : CCT 90 (primes sur objectifs collectifs) assurances hospitalisation assurance groupe etc.
• Notoriété dun groupe international

Remote Work :

No

Employment Type :

Full-time